Chráňte súbor programu Excel heslom - pokyny pomocou videa

Mali by ste si to uvedomiť

Obvykle existujú dokumenty vo vašom vlastnom počítači alebo prenosnom počítači, ktoré obsahujú citlivé a dôverné údaje. Často sem patria súbory z programu Excel, ktoré sa používajú na súkromné alebo profesionálne účely. Excel preto ponúka svojim používateľom niekoľko možností na ochranu celého súboru, zošita alebo jednotlivého pracovného hárka. To bráni komukoľvek v zobrazení dôverného dokumentu programu Excel.

Ako môžete zabrániť neúmyselnému upravovaniu zošita programu Excel?

Hneď ako niekoľko používateľov pristupuje k súboru programu Excel a pracuje s ním, má zmysel chrániť vzorce pred náhodným odstránením. Dokumenty programu Excel je možné chrániť aj heslom. To znamená, že ľudia, ktorí nepoznajú heslo, už nemôžu dokument otvoriť. Užívateľ programu Excel môže tiež otvoriť zošit ako chránený proti zápisu, aby sa predišiel nechceným zmenám. Existujúci priečinok môže byť tiež vybavený ochranou proti zápisu.

Úroveň súborov, úroveň zošita a úroveň pracovného listu: Aké sú rozdiely?

• Možnosti ochrany na úrovni súborov: Tu máte možnosť priradiť heslo súboru Excel. Akonáhle je súbor uzamknutý, už ho nemôže otvárať ani upravovať iný používateľ. Na tejto úrovni je možné nastaviť aj heslo na otvorenie a zmenu súboru programu Excel. Hotovú verziu súboru je možné identifikovať označením „konečná verzia“. Potom môže používateľ programu Excel otvoriť súbor iba ako chránený proti zápisu.
• Možnosti ochrany na úrovni zošita: Tu je možné štruktúru zošita chrániť pomocou hesla. Výsledkom je, že pracovné hárky v zošite už nemožno odstrániť, skryť, pridať ani premenovať inými používateľmi.
• Možnosti ochrany na úrovni pracovného hárka: Ochrana pracovného hárka vám umožňuje obmedziť prístup a možnosti úprav bez šifrovania celého súboru heslom. Tu môžete definovať, ako môže používateľ pracovať v príslušnom pracovnom hárku programu Excel. Vy určujete, či používateľ môže iba pridávať alebo upravovať riadky.

Na čo si dať pozor pri výbere hesla?

Zložité heslá sťažujú prístup k chráneným súborom. Zabezpečené heslo vyplýva z jeho štruktúry a dĺžky. V zásade by mal pozostávať najmenej z osem až desiatich znakov. Ideálne je použiť kombináciu veľkých a malých písmen, číslic a špeciálnych znakov. Vyhnite sa prehláskam a regionálnym špecifikám.

Inštruktážne video: Ochrana súborov programu Excel heslom - takto chránite svoje údaje!

Krok za krokom: Chráňte súbor programu Excel heslom

Chcete zneprístupniť súbor programu Excel iným používateľom pomocou hesla? Potom použite nasledujúceho podrobného sprievodcu:

1. Najprv otvorte súbor programu Excel, ktorý má byť chránený.

2. Prejdite na tlačidlo "Súbor".

3. Kliknite na „Uložiť ako“ a vyberte umiestnenie úložiska.

4. V novom dialógovom okne zadajte názov súboru, pod ktorým sa má následne uložiť.

   

5. Po uložení choďte vľavo na „Informácie“, potom kliknite na „Chrániť zošit“.

   

6. V novom okne môžete do zobrazeného poľa zadať heslo na otvorenie a heslo na zmenu súboru.

   

7. Zadanie hesiel potvrďte „OK“.

8. Zadávanie hesiel zopakujte znova. Potom znova potvrďte zadanie pomocou „OK“.

9. Teraz stlačte tlačidlo „Uložiť“, aby sa súbor programu Excel uložil na vybraté miesto v úložisku.

Aká úroveň ochrany je vhodná pre akú situáciu?

• Ochrana na úrovni súborov je užitočná na ovládanie úrovne prístupu pre používateľov dokumentu programu Excel. Súbor programu Excel môžete zašifrovať bez toho, aby ho ktokoľvek iný otvoril. Zadaním a odovzdaním hesla na zmenu môžete tiež povoliť ostatným používateľom upravovať súbor.
• Ak používate ochranu na úrovni zošita, môžete ovládať, ako môžu ostatní používatelia pracovať s pracovnými listami v tejto štruktúre. Predstavte si, že jeden z vašich pracovných zošitov obsahuje množstvo pracovných listov. Každý z vašich členov tímu je zodpovedný za údaje vo svojom vlastnom pracovnom hárku. Každý v tíme by teraz mal mať možnosť pridávať údaje do vlastného pracovného hárka. Nemalo by však byť možné, aby ste menili, presúvali alebo pridávali ďalšie alebo nové pracovné hárky.
• Ochrana na úrovni pracovného hárka vám dáva kontrolu nad tým, čo môže používateľ programu Excel vykonávať na konkrétnom pracovnom hárku. Kolegovi môžete dať možnosť zapísať údaje do pracovného hárka a uložiť ich. Nemôže však odstraňovať riadky a stĺpce.

Záver: Chrániť súbory programu Excel heslom sa oplatí

Excel vám ponúka veľmi odlišné možnosti ochrany súboru. Používatelia programu Excel môžu chrániť súbor programu Excel, celý zošit alebo pracovný hárok pred zmenami alebo kontrolou a obmedziť prístupové práva tretích strán. Súbor programu Excel je možné ľahko chrániť heslom, ktoré je možné nastaviť v možnostiach programu Excel.

FAQ

Ako môžem zobraziť odomknuté bunky v tabuľke programu Excel?

Použitím vzorca = Nie (CELL („Ochrana“; A1)) prostredníctvom podmieneného formátovania môžete odomknuté bunky vyvolať vo označenej oblasti tabuľky.

Ako chránim dokument programu Excel proti zápisu?

Najprv otvorte súbor a zvoľte Súbor> Získať informácie. Prejdite na „Chrániť dokument“ a vyberte „Označiť ako dokončené“. Potom potvrďte zadanie pomocou „OK“.

Ako môžem odstrániť ochranu heslom, ktorú som vytvoril?

Otvorte súbor programu Excel, pre ktorý ste uložili heslo. Teraz vyberte „Súbor“> „Informácie“. Potom prejdite na položku Chrániť dokument> Šifrovať pomocou hesla. Odstráňte heslo, ktoré ste nastavili, a potvrďte zadanie pomocou „OK“.