Ako môžete automaticky dostávať správy o stave prenosu úloh prostredníctvom aplikácie Outlook

Aby ste po delegovaní úloh prostredníctvom svojho Outlooku vždy poznali aktuálny stav, môžete zadať, že chcete dostávať správu o stave pre prenesené úlohy. Tiež to môže mať zmysel, najmä pri rozsiahlych úlohách

Ako previesť úlohu na požiadavku úlohy neskôr

Ak už pri zadávaní úlohy viete, že ju chcete delegovať, nevytvárajte úlohu, ale žiadosť o úlohu. Vždy sa však stane, že ste do plánovača úloh zadali úlohu a potom ju budete chcieť neskôr preniesť na niekoho iného. V Outlooku to funguje takto:

1. Pravým tlačidlom myši kliknite na úlohu v plánovači úloh a zavolajte príkaz Priraďte úlohu na. Alebo môžete úlohu otvoriť. V programe Outlook do verzie 2003 potom zavoláte príkaz Akcia - zadanie úlohy na; v programe Outlook 2007 alebo novšom kliknite na tlačidlo Priraďte úlohu[1].
   
2. Potom zadajte e -mailovú adresu osoby, ktorej chcete úlohu delegovať, napíšte krátku správu a upravte dátum splatnosti (aby ste si ešte stihli pozrieť výsledok).
3. Uistite sa, že máte dve možnosti Uložte aktualizovanú kópiu tejto úlohy do môjho zoznamu úloh a Po odoslaní úlohy mi pošlite správu o stave sú zapnuté. V opačnom prípade sa úloha nezobrazí vo vašom plánovači úloh; navyše nebudete automaticky upozornení, keď je úloha dokončená.
4. Odošlite žiadosť o úlohu.

Tieto nastavenia by ste mali vykonať v každom prípade

Odporúčam vám, aby ste si v programe Outlook aktivovali dve nastavenia, aby sa delegované úlohy vždy zobrazovali v plánovači úloh a aby ste boli informovaní o dokončení úlohy. Potom si pri delegovaní nemusíte vždy pamätať na aktiváciu možností z kroku 3 z predchádzajúcej časti:

1. V Outlooku do roku 2007 voláte Nástroje - Možnosti - Možnosti úlohy v programe Outlook 2010 a novších príkaz Súbor - Možnosti - Úlohy.
2. V programe Outlook do roku 2007 vypnite tieto dve možnosti Aktualizujte priradené úlohy v zozname úloh a Po dokončení priradených úloh odošlite správu o stave a.
   V programe Outlook 2010 a novšom povoľte nasledujúce možnosti:
   Aktualizujte svoj zoznam úloh kópiami úloh, ktoré priradím iným ľuďom a Po dokončení priradenej úlohy odošlite správu o stave.
3. Zatvorte dialógové okná.

Takto môžete zobraziť stav dokončenia v plánovači úloh

V zozname aktivít (zobraziť Jednoduchý zoznam) stĺpček chýba % dokončenéže v pohľade Zoznam podrobností zobrazí sa. Ak často delegujete pomerne rozsiahle úlohy a vaši zamestnanci pravidelne dokumentujú v programe Outlook, aké percento z úlohy, ktorú už splnili, odporúčam vám použiť % dokončené aj vo výhľade Jednoduchý zoznam vložiť. Je to lepší spôsob, ako sa informovať. Ak to chcete urobiť, postupujte nasledovne:

1. Vyberte zobrazenie v plánovači úloh Jednoduchý zoznam.
2. Kliknite pravým tlačidlom myši na jeden z nadpisov stĺpcov, napríklad na Predmet úlohya vyvolajte príkaz Výber poľa na.
3. Potiahnite tlačidlo % dokončené z dialógového okna stlačením ľavého tlačidla myši na riadok s hlavičkami stĺpcov. Potiahnite napríklad tlačidlo za nadpis Splatný. Červené šípky označujú, kam bude tlačidlo vložené ako nový nadpis stĺpca. Akonáhle budete mať tlačidlo v požadovanej polohe, tlačidlo myši uvoľnite.
4. Ak už nechcete vkladať ďalšie stĺpce, zatvorte dialógové okno Výber poľa.