Softvér v každodennom kancelárskom živote: Microsoft Office a alternatívy

Tu si môžete prečítať všetko, čo potrebujete vedieť o rôznych programoch balíka Office

V dôsledku digitalizácie sa pracovný život výslovne zmenil. Ľudia pred rokmi čoraz častejšie používali telefón na diskusiu o obchodných záležitostiach, dnes sa však spoliehajú na e-mail alebo komunikáciu so službami správ, ako sú WhatsApp alebo Facebook. Zvlášť po vypuknutí korónovej krízy sa pracovný svet rozhodne reformoval. Osobné schôdze a služobné cesty ustupujú digitálnej komunikácii so systémami videokonferencií, ako sú Zoom alebo Skype. Tento vývoj má vplyv aj na súkromný sektor.

S postupujúcou digitalizáciou je sieťový softvér pre kancelársku komunikáciu stále dôležitejší a obľúbenejší. Z tohto dôvodu zohrávajú v kancelárii rozhodujúcejšiu úlohu programy, ktoré je možné použiť v každodennom živote súkromnej alebo obchodnej kancelárie. Microsoft Office ako najznámejší zástupca programov pre kanceláriu, ako aj bezplatného softvéru ako LibreOffice, Open Office alebo Ashampoo Office používajú každý deň milióny ľudí v Nemecku a miliardy ľudí na celom svete.

Preto je softvér pre profesionálnu kancelársku komunikáciu dôležitý

Ak sa pozriete na výzvy, s ktorými sa spoločnosti alebo jednotlivci stretávajú v dôsledku globalizácie, pochopíte, prečo je moderný kancelársky komunikačný softvér zásadný. Spoločnosti svojimi výrobkami konkurujú mnohým ďalším národným a medzinárodným spoločnostiam. Vzhľadom na rôzne rámcové podmienky môžu byť výrobky v niektorých krajinách vyrábané a uvádzané na trh lacnejšie. Na tomto pozadí je o to dôležitejšie nastaviť profesionálny marketing pre vlastné portfólio produktov, ktorý prináša pridanú hodnotu a výhody. Zároveň je nevyhnutné vedieť rýchlo a efektívne reagovať na otázky zákazníkov.

Príklad:

Stredná spoločnosť predáva chladničku ako inováciu technického produktu na svetovom trhu. Záujemcovia a existujúci zákazníci dostávajú počiatočné informácie v regionálnych a národných prezentáciách. Podobná situácia je aj pri online prezentáciách, ktoré sú streamované na internete. Na tieto a ďalšie marketingové opatrenia spoločnosť používa moderný prezentačný softvér, ako je napríklad Microsoft PowerPoint.

Zainteresovaní zákazníci žiadajú ponuku na nový typ chladničky. Kalkulácia globálnej ceny, ktorá zahŕňa všetky náklady na materiál a výrobu, bola stanovená v rozsiahlych výpočtoch v programe Microsoft Excel. Nespočetné množstvo tabuliek bolo prepojených, aby sa vytvorila férová a adekvátna ponuka pre každého zákazníka. Program Microsoft Excel sa vo firme okrem výpočtu nákladov používa aj na výpočet interných osobných nákladov a evidenciu mnohých ďalších procesov.

Po vypracovaní ponukovej ceny v programe Microsoft Excel spoločnosť pomocou programu Microsoft Word vytvorí motivačný a motivačný list bohatý na obsah. Je to jasne štruktúrované a vyjadruje to výhody a pridanú hodnotu produktu a ponuky. Programy Microsoft Word a Microsoft Excel boli na tento účel prepojené s programom CRM. Do listu sa automaticky vložia kontaktné údaje potenciálneho zákazníka a ponuka sa uloží na interný server. V poslednom kroku je sortiment produktov odoslaný jednotlivo e -mailom pomocou programu Microsoft Outlook.

Príklad jasne ukazuje, aký dôležitý je moderný softvér v kancelárii. Úlohy modernej kancelárskej komunikácie alebo kalkulácia ponúk by boli bez sieťových softvérových aplikácií náročnejšie a náchylnejšie na chyby. Okrem programov Microsoft Office, ktoré mnohé spoločnosti používajú ako vedúce postavenie na trhu, je možné požiadavky vo vyššie uvedenom príklade vykonať aj pomocou bezplatného softvéru, akým je napríklad Libre Office.

Je nevyhnutné, aby boli jednotlivé funkcie programov v kancelárii navzájom zmysluplne prepojené. Vďaka modernému kancelárskemu softvéru je možné vytvárať vysokokvalitné prezentácie, profesionálne spracovanie textu, správne tabuľky a ďalšie aplikácie. V mnohých prípadoch je možné výsledky zobraziť už po niekoľkých kliknutiach.

Softvér, ako je Microsoft Office, je zároveň málo účinný, ak ho nemožno profesionálne ovládať. Z tohto dôvodu je dôležité, aby zamestnanci v kancelárii alebo súkromní používatelia poznali a využívali možnosti softvérových aplikácií. V tomto prípade moderný kancelársky softvér ako Microsoft Office alebo Libre Office plní svoj účel a pomáha používateľom efektívne a individuálne komunikovať.

Microsoft Office - vlajková loď kancelárskeho softvéru

Microsoft Office je k dispozícii ako kancelársky softvér od roku 1989. Pôvodne určené výlučne pre počítače Macintosh, ďalšie verzie systému Microsoft Office pre Windows boli rýchlo vydané. V prvej verzii boli dnes najznámejšie aplikácie:

• Microsoft Word
• Microsoft Excel
• Microsoft PowerPoint tiež
• Microsoft Mail

obsahovať.

V priebehu času sa Microsoft Office neustále vyvíjal. Aktuálne je možné v obchodoch kúpiť rôzne edície pre rôzne oblasti zodpovednosti. Aktuálna maloobchodná verzia balíka Microsoft Office nesie názov Office Home & Business 2022-2023 a stojí jednorazový poplatok 299 eur. Dá sa získať pre najbežnejšie operačné systémy ako Windows, MacOS, iOS alebo Linux. Cena zahŕňa plne nainštalované verzie aplikácií Outlook, Word, Excel a PowerPoint pre Windows alebo Mac pre PC. Študenti s imatrikulačnou kartou dostanú Microsoft Domov a študent 2022-2023 za jednorazový poplatok 149 eur. Študentská verzia obsahuje iba programy Microsoft Word, Excel a PowerPoint, Outlook nie je k dispozícii.

Používatelia starších verzií MS Office ich môžu stále používať a otvárať súbory v nových formátoch súborov docx, xlsx alebo pptx. V takom prípade je užitočné nainštalovať a používať balík kompatibility, ktorý spoločnosť Microsoft poskytuje bezplatne.

Tip:

Microsoft Outlook je bezplatný v mobilnej verzii pre tablety a smartphony a dá sa stiahnuť zadarmo z príslušného obchodu s aplikáciami pre zariadenia Apple alebo Android. Navyše, staršie verzie balíka Office, napríklad Office 2007 alebo 2010, môžu stále fungovať pod systémom Windows 10.

Okrem možnosti kúpiť si Microsoft Office ponúka výrobca Microsoft od roku 2011 aj licencovanie balíka Office pod obchodným názvom na základe predplatného. Office 365 o. V závislosti od požadovaného rozsahu dodávky sú ceny pre súkromných zákazníkov 10 eur mesačne (ročné predplatné 99 eur) za Microsoft Office Family. Spoločnosť Microsoft ponúka rôzne verzie predplatného, ktoré stoja od 10,50 eura mesačne do 16,90 eura mesačne. Spoločnosti ťažia z nasledujúcich doplnkových softvérových aplikácií:

• Microsoft Publisher (kancelársky a návrhový softvér).
• Microsoft Access (databáza).
• Microsoft Exchange (e -mailový server).
• Microsoft OneDrive Business (cloud).
• Microsoft SharePoint (webová aplikácia na spoluprácu).
• Microsoft Teams (platforma, ktorá kombinuje chat, schôdze, poznámky a prílohy).

Presné cenové plány a informácie o programoch a cloudových službách zahrnutých v balíku Microsoft Office nájdete na stránke www.microsoft.com. Spoločnosť Microsoft okrem toho ponúka bezplatné pokyny pre svoje produkty na špeciálnej webovej stránke.

Programy Microsoft PowerPoint, Microsoft Excel a Microsoft Word sú obzvlášť obľúbené ako kancelársky softvér a hrajú hlavnú úlohu v modernom Office. Každý používateľ musí vedieť, aké základné funkcie a možnosti aplikácie obsahujú.

Info:

Zabezpečenie pred vírusmi a trójskymi koňmi je nevyhnutné pre každého používateľa balíka Microsoft Office. V zásade spoločnosť Microsoft dodáva programy balíka Office Word alebo Excel s deaktivovanými makrami. To je dôležité, aby sa trójske kone alebo iný škodlivý softvér nedostali do vášho počítača prostredníctvom makra.

Microsoft PowerPoint: profesionálny prezentačný softvér pre súkromných a firemných používateľov

Odhaduje sa, že 500 miliónov ľudí na celom svete používa ako prezentačný softvér Microsoft PowerPoint. Obchodné stretnutie bez snímok a prezentácie v programe PowerPoint sa stalo zriedkavým. Spoločnosti, nezávislí pracovníci a súkromní používatelia sa spoliehajú predovšetkým na to, že publikum môže byť nadšené a aktivované kompetentnou vizualizáciou faktov.

Program PowerPoint bol pôvodne vyvinutý v roku 1987 Američanom Robertom Gaskinsom a predaný spoločnosti Microsoft pod názvom „Presenter“. V aktuálnej verzii má PowerPoint množstvo užitočných funkcií na prípravu a uskutočňovanie prezentácií živým a vysoko kompetentným spôsobom.

Vlastnosti programu PowerPoint - to sú vaše možnosti pre živé prezentácie

Kliknutím na prázdnu prezentáciu v programe PowerPoint sa otvorí štandardné zobrazenie programu PowerPoint.

Na pravej strane v štandardnom zobrazení sú všetky doteraz vytvorené snímky vašej prezentácie v malom formáte. V strede je stavebná alebo prezentačná plocha. V tejto oblasti softvéru máte možnosť navrhnúť každý snímok jednotlivo. Môžete napríklad vkladať text, grafiku, videá a zvuky alebo iné štylistické zariadenia konkrétne a na vhodné miesta. V najnovšej verzii programu PowerPoint nájdete nápady na dizajn aj na pravej strane v štandardnom zobrazení. Ak začnete s koncepciou snímky, automaticky dostanete návrhy na návrh z programu, ktoré je možné prijať jediným kliknutím.

Hlavné body pre každú prezentáciu - ako profesionálne používať PowerPoint

Nič nie je nudnejšie ako prezentácia s príliš veľkým počtom textu. Textové snímky bez vizuálnych štylistických zariadení viažu publikum k monitoru alebo obrazovke. Namiesto počúvania rečníka sa text číta a interpretuje. V tomto prípade sa stratia hlavné body reproduktora. Poslucháči blúdia a vstupujú do duševnej neprítomnosti. Namiesto toho, aby ste boli účastníkom prednášky, nechajte sa zasypať informáciami.

Aby sa tak nestalo a prezentácia v programe PowerPoint vzbudila v publiku neustále záujem a kompetentne predstavila tému a fakty, v programe PowerPoint nájdete nespočetné množstvo možností profesionalizácie vašich snímok. Ak chcete uviesť všetky príklady, tipy a triky na profesionálne používanie programu PowerPoint by presahovali rámec. Nasledujúce 3 praktické príklady objasňujú, ako užitočný môže byť PowerPoint ako kancelársky softvér. Môžete vidieť, aký úžitok majú užívatelia z prípravy a akým spôsobom z publika počas prezentácie:

Praktický príklad 1: Vložením prechodov urobíte prezentáciu zaujímavou

Prezentácia v programe PowerPoint môže byť štruktúrovaná ako prezentácia alebo ako vzrušujúci film. Prezentácia obvykle vyzerá nudne, pretože okrem zobrazených obrázkov neexistujú žiadne efekty ani jednotlivé prechody. Prezentácia v programe PowerPoint, ktorá je prezentovaná v štýle prezentácie, je pre divákov monotónna.

Základným cieľom prezentácie je informovať, inšpirovať a rozhýbať publikum k akcii. Aby sa to dosiahlo, je účelné konkrétne aktualizovať prechody medzi jednotlivými fóliami. V tomto prípade sú na jednej strane zaujímavé variabilne navrhnuté fólie. Okrem toho sú pôsobivé aj prechody medzi fóliami.

V programe PowerPoint je možné vložiť animované prechody medzi snímky iba niekoľkými kliknutiami. Tie vytvárajú napätie a udržujú vysokú pozornosť publika. Funkciu „Prechody“ nájdete na rovnomennej karte „Prechody“.

Stojíš:

• Dynamický,
• Rovnako veľkolepé
• Jemné prechody fólie

ktorý by mal v každom prípade zodpovedať téme a základnému návrhu prezentácie. Veľmi vedecká prednáška s veľkolepým prechodom, akým je napríklad animácia “voštinový„Poskytovanie je kontraproduktívne. Naopak, dynamický obsah, napríklad prechod „preletom“, je možné použiť v vzrušujúcej prednáške, ktorá má inšpirovať a oživiť publikum.

Ako vo väčšine prípadov, aj tu platí, že na prechody v programe PowerPoint platí: „Menej je viac.“ Prezentácia by nemala byť preplnená príliš veľkým počtom rôznych prechodov na snímky. Je to dôležité, pretože inak diváci napriek prechodom stratia záujem. Nadbytočné opakovania sa opotrebúvajú a preťažujú prezentáciu. Naopak, ak do svojej prezentácie šikovne zakomponujete vhodné prechody, získate si svoje publikum a zvýšite pozornosť a záujem publika.

Praktický príklad 2: Pomocou návrhových nápadov vytvorte v čo najkratšom čase vysokokvalitné filmy

Používatelia programu PowerPoint vedia, že vytvorenie informačných, pútavých a pútavých prezentácií v programe PowerPoint môže trvať veľa času. Okrem témy a kľúčových bodov je potrebné vhodne a účelne vybrať aj obrázky, tabuľky, videá a ďalšie štylistické zariadenia.

Reprezentatívny prieskum, ktorý uskutočnila GfK v mene Made in Office GmbH a v ktorom sa zúčastnilo viac ako 1 000 používateľov kancelárií v nemeckých spoločnostiach, ukazuje, aké náročné môže byť vytváranie prezentácií. Prieskumní zamestnanci odpracovali v priemere 20 hodín mesačne s programom PowerPoint. Z týchto 20 hodín bolo 8 hodín venovaných výlučne formátovaniu snímok. Štúdia objasňuje, koľko úsilia je potrebné na vytvorenie pútavej prezentácie.

Používatelia najnovšej verzie programu PowerPoint môžu skrátiť čas potrebný na navrhnutie snímok. Máte možnosť čiastočne ponechať formátovanie vašich snímok na programe. Vďaka integrovanej funkcii „Nápady na dizajn“, ktorá je v predvolenom nastavení zobrazená na pravej strane hlavnej obrazovky, dostávajú zamestnanci v kancelárii alebo domáci používatelia štýlové a atraktívne nápady na navrhovanie snímok. Ak je položka ponuky skrytá, dá sa zobraziť na karte „Štart“. Položka ponuky „Nápady na dizajn“ sa nachádza na konci karty.

V mnohých prípadoch môžu nápady na dizajn okrem iného pomôcť pri správnom usporiadaní obrázkov a textov na snímke alebo optimalizovať dizajn. Okrem zobrazených návrhov môžete na získanie ďalších návrhov použiť aj tlačidlo „Zobraziť ďalšie nápady na dizajn“.

Používaním funkcie „Návrhy nápadov“ majú používatelia programu PowerPoint možnosť sústrediť sa viac na obsah a prezentáciu základných správ, namiesto toho, aby trávili príliš veľa času vylepšovaním dizajnu.

Tip odborníka na úpravu obrázkov:

Aby sa dôverné časti súborov balíka Office stali nerozpoznateľnými, nestačí ich formátovať čiernobielo. Aby ste sa uistili, že nerozpoznateľné pasáže nie je možné čítať, musia byť vždy odstránené z obrázku.

Praktický príklad 3: Vložením média vytvorte interaktívnu prezentáciu

S postupujúcou digitalizáciou je normálne mať kedykoľvek možnosť prezerať videá, hudbu a pohyblivé obrázky v najvyššom rozlíšení. Displeje prenosných počítačov alebo televízorov zobrazujú videá v rozlíšení HD, Ultra HD a 4K. To isté platí pre hudbu a zvuky, ktoré sú v systéme Dolby Surround prenášané krištáľovo čisto. Pretože pohyblivé obrázky, ako aj hudba a zvuky sú v našej spoločnosti veľmi rozšírené, má zmysel integrovať ich aj do prezentácie v programe PowerPoint. Funguje to iba niekoľkými kliknutiami na kartu „Vložiť“ v položke ponuky „Médiá“.

V tejto oblasti ponuky máte okrem iného možnosť:

• Vložte video z pevného disku alebo cloudového disku.
• Integrujte video z online platformy, ako je napríklad YouTube.
• Do prezentácie vložte zvukové súbory z počítača.
• Spustite záznam a integrujte ho do prezentácie.
• Vložte záznam na obrazovku.

To, či je použitie médií úspešné, závisí od výberu videí alebo hudby a použitého hardvéru. V každom prípade zábavná a zábavná prezentácia, v ktorej sa striedajú texty a frontálna prezentácia s videami a fotosériami, divákov inšpiruje. Okrem záujmu sa zvyšuje aj výkonnosť retencie, pretože vizuálny obsah je v mozgu uložený oveľa hlbšie ako hovorené slová alebo texty. Existujú teda objektívne dôvody na integráciu médií do prezentácie a na získanie a potešenie publika hudbou a pohyblivými obrázkami.

Stručne povedané, Microsoft PowerPoint ponúka každému používateľovi širokú škálu možností a funkcií na navrhovanie prezentácií, ktoré sú profesionálne a zamerané na publikum.Každý, kto používa PowerPoint ako kancelársky softvér a pozná možnosti a jemnosti programu, vytvára s aplikáciou vysokokvalitné prezentácie. Majú potenciál inšpirovať sa udržateľným spôsobom a sprostredkovať obsah a hodnoty moderným a hlbokým spôsobom. Z tohto dôvodu je PowerPoint v kancelárii cenený a používa sa každý deň na vytváranie prezentácií.

Microsoft Excel - Vytvárajte tabuľky ako profesionáli

Program Microsoft Excel bol publikovaný v roku 1985 vo svojej prvej verzii pre počítače Macintosh. Cieľom ako nástupcu programu Microsoft Multiplan bolo ponúknuť softvér pre komplexné tabuľky, ktoré sú vizuálne orientované. V roku 1989 bola predstavená prvá verzia programu Excel pre Windows. V priebehu času bol softvér neustále vyvíjaný. V súčasnosti ho používajú milióny používateľov na celom svete na obchodné a súkromné účely. V programe Excel existuje viac ako 400 funkcií, pomocou ktorých je možné navrhovať a zobrazovať výpočty takmer na akýkoľvek účel. Je tiež nevyhnutné, aby bolo možné výsledky a výpočty zobrazovať vizuálne v diagramoch alebo ich individualizovať pomocou tvarov, farieb a písiem.

Logická štruktúra programu Excel

Po otvorení nového, prázdneho zošita v programe Microsoft Excel nájdete všetky funkcie programu Excel v režime výpočtu rozdelené na rôzne karty.

Rovnako ako vo všetkých ostatných programoch balíka Microsoft Office sú hlavné funkcie programu Excel uvedené na karte „Štart“. Jednotná štruktúra všetkých softvérových aplikácií balíka Office uľahčuje neskúseným používateľom Excelu zorientovať sa v programe.

Všetky základné funkcie, napríklad:

• Prispôsobenie písma,
• Zarovnanie textu alebo čísel tiež
• Špecifické formátovanie číslic

sú jasne uvedené na karte „Štart“. Funkcia je obzvlášť dôležitá pre veľké tabuľky, v ktorých sa vyhodnocuje veľa údajov. Ide o funkciu „Zoradiť a filtrovať“ v položke ponuky „Upraviť“.

Používatelia Excelu, ktorí pracujú so vzorcami menej často a hlavne používajú Excel na interpretáciu údajov, zoznamov a výsledkov, potrebujú položku ponuky „Zoradiť a filtrovať“ pravidelne.

Rovnako ako vo všetkých ostatných programoch balíka Office máte možnosť vkladať obrázky, diagramy, textové polia alebo trojrozmerné objekty. Možnosti správneho vkladania ilustrácií a diagramov nájdete na karte „Vložiť“. Praktické je aj vkladanie odkazov do tabuľky programu Excel, napríklad na odkaz na interný web spoločnosti alebo externý projekt.

Rovnako ako všetky ostatné programy balíka Office, aj Microsoft Excel zaujme možnosťou vizualizácie tabuliek jednotlivo. Každý, kto používa Excel v profesionálnom prostredí, je odkázaný na to, aby údaje a imputované informácie prezentoval vecne a zároveň vizuálne príťažlivo. Excel na to ponúka všetky funkcie a možnosti. Okrem iného môžete:

• Vyberať môžete z rôznych hotových prevedení stolov,
• Upravte tiež okraje a oblasť tlače
• Zmeňte konkrétne farby a písma.

Pomocou funkcií na karte „Rozloženie stránky“ je možné navrhnúť jedinečné, informatívne a atraktívne tabuľky. Tieto predstavujú skutočnosti a súčasne sa zameriavajú na hlavné body a kľúčové tvrdenia pri výpočtoch. Stovky alebo tisíce individuálnych údajov sprevádzané diagrammi slúžia na vytvorenie profesionálneho imputovaného prehľadu, ktorý poskytuje divákovi trvalé informácie.

Používatelia môžu do svojej tabuľky pridať aj matematické funkcie na karte Vzorce.

Excel vám ponúka najdôležitejšie funkcie z najobľúbenejších kategórií v položke ponuky „Knižnica funkcií“. V časti „Vložiť funkciu“ môžete použiť možnosť „Voľný text“ a vlastnými slovami popísať účel funkcie. Program vám potom ponúkne vhodný matematický vzorec.

Pre nových a neskúsených používateľov programu Microsoft Excel, ktorí majú s používaním vzorcov malé skúsenosti, práca s programom Excel znamená dlhodobé cvičenie, aby ste vzorce používali rozumne. Pomáhajú pomocné funkcie obsiahnuté v Exceli a pripravené funkcie a matematické vzorce, v ktorých každý používateľ zvyčajne nájde to, čo hľadá. Špeciálne vzorce sú popísané v mnohých internetových fórach a vo väčšine prípadov ich môžete skopírovať a prilepiť do vlastnej tabuľky.

Je možný prenos údajov z rôznych zdrojov

Najmä v profesionálnom prostredí musia byť na výpočet v programe Excel prevzaté údaje z rôznych zdrojov. Tu je karta Údaje veľmi nápomocná. Zaručuje, že môžete zaznamenávať a integrovať údaje z iných tabuliek programu Excel, databázové informácie a obrázky z externých programov.

V časti „Načítať údaje“ je k dispozícii nespočetné množstvo zdrojov, ktorých údaje môžete prepojiť s tabuľkou. Okrem iného môžete začleniť údaje z databáz programu Microsoft Access. V bezplatných tutoriáloch vám ukážeme, ako vytvoriť prepojenie medzi týmito dvoma programami a ako vo všeobecnosti správne používať Access.

Táto karta tiež obsahuje dve praktické funkcie, ktoré nájdete pod položkou ponuky „Predpoveď“.

Na jednej strane môžete použiť „analýzu what-if“ na reprezentáciu rôznych scenárov. Takýto odhad môže byť obzvlášť dôležitý pri výpočte prognózovaných cieľov, aby bolo možné prijímať kompetentné rozhodnutia. Funkciu „predpovedný list“ je možné použiť na vytváranie trendov a predpovedí z dostupných údajov podobným spôsobom.

Na karte „Zobraziť“, ktorá je poslednou možnosťou v oblasti ponuky programu Excel vedľa stránok pomocníka, máte možnosť vybrať si z:

• Vyberte rôzne zobrazenia zošita
• Ak chcete určiť, či majú byť výstupné mriežky a nadpisy alebo
• Nastavte faktor priblíženia pre svoj stôl.

Ako zmraziť okno - dôležitá možnosť v programe Excel

Položka ponuky „Opraviť okno“ je nenápadná a zároveň zásadná funkcia v programe Microsoft Excel. Zvlášť pri tabuľkách, ktoré sa rozprestierajú na niekoľkých stránkach na obrazovke, často dochádza k problému, že nadpisy zmiznú pri posúvaní. Pomocou „Ukotviť okno“ nastavíte, aby sa nadpisy zadávali do horného riadka na každej stránke tabuľky. Alternatívne môžete tiež určiť, že prvý stĺpec je pevný.

Navrhujte profesionálne tabuľky v Exceli - použite funkciu Nápady

Rovnako ako v programe Microsoft PowerPoint, aj Microsoft Excel ponúka funkciu, v rámci ktorej automaticky dostávate nápady na dizajn alebo profesionálnu prezentáciu vášho stola. Len niekoľkými krokmi získate v Exceli tabuľky, ktoré sú presvedčivé a vďaka vizualizáciám robia fakty zrozumiteľnými.

1. Pomocou svojich údajov navrhnite tabuľku v programe Excel, napríklad tabuľkové porovnanie predaja produktov za niekoľko kalendárnych rokov. Zadajte údaje do Excelu bez ďalšieho formátovania.

   

2. Dvakrát kliknite na funkciu „Nápady“ na karte „Štart“.

   

3. Program automaticky zobrazí nápady na dizajn pre váš stôl v pravej časti hlavného okna. Rozhodnite sa o vhodnej a pútavej prezentácii aktiváciou dvojitým kliknutím.

   

Vďaka myšlienkam integrovaným v Exceli môžete tabuľky efektívne profesionalizovať. Pre jednu tabuľku je ukázaných viac ako 20 modelov, aby ste si vybrali to najlepšie. Tento postup vám ušetrí veľa času pri navrhovaní a formátovaní grafov, diagramov a tabuliek. Súčasne môžete najdôležitejšie informácie prezentovať vecne.

Stručne povedané, Microsoft Excel je známy ako profesionálny tabuľkový program. Vkladanie elementárnych tabuliek, zobrazenie informatívnych diagramov a vkladanie komplikovaných matematických funkcií sú tri z mnohých ďalších možností, ktoré Excel ponúka. S dostatočnou praxou a vyskúšaním nových možností používatelia Excelu časom získajú odborné znalosti a môžu profesionálne využívať funkcie softvérovej aplikácie.

Microsoft Word: moderné spracovanie textu pre každú kanceláriu

Okrem programov Microsoft Excel a PowerPoint je Microsoft Word jedným z najznámejších programov zo série Office. V programe Microsoft Word používajú používatelia efektívny a na prax zameraný program na spracovanie textu. Okrem vytvárania textov, ktoré sú najdôležitejšou funkciou Wordu, je možné vytvárať aj tvarové písmená a tabuľky možno integrovať do listov alebo dokumentov.

Program Microsoft Word má podobnú štruktúru ako PowerPoint a Excel, čo novým používateľom uľahčuje začiatok. Na karte „Štart“ používatelia nájdu najdôležitejšie možnosti a funkcie na vytvorenie nového listu alebo textového dokumentu.

Okrem „vkladania“ textu zo schránky sa vo Worde intenzívne používa najmä oblasť ponuky „Písmo“. To je nevyhnutné

• Zmeňte písmo a veľkosť písma,
• Vykonajte označenie textom alebo
• Začleniť textové efekty.

Podobná situácia je aj s položkou ponuky „Odsek“. V tejto ponuke možností je možné nastaviť vkladanie odrážok, používanie zarážok a základné zarovnanie textu.

Na efektívnejšiu prácu s programom Word použite funkciu „Nájsť a nahradiť“ a funkciu diktovania

Funkcie „Hľadať“ a „Nahradiť“ môžu byť užitočné a účinné pri zložitých textoch. Ak by ste napríklad chceli vedieť, ako často sa v texte vyskytuje dôležitý výraz, môžete to zistiť pomocou lupy v položke ponuky „Hľadať“. Vľavo sa otvorí textové pole, v ktorom môžete hľadať slovnú zásobu.

Funkcia „Nahradiť“ vám umožňuje nahradiť výrazy alebo slová nesprávnym pravopisom v jednom kroku. Ak ste napríklad do svojho textu viackrát integrovali výraz „zásadný“ a chceli by ste ho podľa súčasného Dudenovho odporúčania zmeniť na „zásadný“, nemusíte každú pasáž textu hľadať a meniť ručne. Ak zadáte obe hláskovania do funkcie „Nahradiť“, môžete vykonať všetky úpravy bez medzikroku.

Praktická je aj možnosť diktovania textov priamo vo Worde. Funguje to dobre s funkciou „Diktovať“ v ponuke „Jazyk“. Profesionálny softvér pre diktáty má zároveň väčšie výhody pre používateľov vo firmách, ktorí sa spoliehajú na bezchybné diktovanie. Na súkromné účely alebo príležitostné použitie je rozhodne odporúčané „diktovanie“ v programe Microsoft Word.

Vkladanie tabuliek a grafiky do Wordu

Na karte „Vložiť“ máte k dispozícii všetky možnosti, ekvivalentné s inými programami balíka Office, profesionalizáciu dokumentu pomocou tabuliek, diagramov, záznamov z Wikipédie, online videa, komentárov a záložiek alebo symbolov a vzorcov. Má zmysel používať textové polia, ktoré slúžia ako zástupné symboly pre obrázky alebo tvary v dokumente.

Info:

Ak sa vám po kliknutí na odkaz v programe Word alebo Excel zobrazí nasledujúca chyba: „Tento proces bol zrušený z dôvodu obmedzení tohto počítača“, musíte zmeniť položky v registri. Potom môžete jednoducho vkladať odkazy a klikať na ne v programe Word a ďalších programoch balíka Office.

Prispôsobte vzhľad a rozloženie dokumentu - toto sú vaše možnosti

Na karte „Návrh“ môžete v niekoľkých krokoch prispôsobiť dokument pripravenému návrhu a vybrať šablóny na formátovanie návrhu. Rovnako je možné prispôsobiť farby, písma, medzery medzi odsekmi alebo vodoznaky.

Každý dokument potrebuje špecifické rozloženie. Hoci obchodné listy musia byť navrhnuté podľa špecifikácií DIN, pozvánky alebo letáky môžu byť navrhnuté jednotlivo. Všetky nastavenia týkajúce sa okrajov, základného zarovnania, formátu alebo odsadenia sa vykonávajú na karte „Rozloženie“.

Tip:

Študenti, ktorí pripravujú vedeckú prácu alebo doktorskú prácu, môžu dobre využiť kartu „Referencie“. Dá sa použiť napríklad na vytvorenie obsahu. S cieľom vylúčiť plagiátorstvo je možné do textu jasne vložiť citácie ako externé zdroje a pridať ich do zoznamu právnych základov. Word možno použiť aj na inteligentné vyhľadávanie citátov.

Odosielanie sériových listov ako listu alebo e -mailu - tak to funguje

V každodennom podnikateľskom živote je karta „Zásielky“ veľmi obľúbená v mnohých spoločnostiach. Vďaka tomu je možné navrhnúť písmená formulárov a prepojiť ich so zdrojmi údajov, napríklad so súborom programu Excel. Obálky a štítky je možné vytvárať rovnakým spôsobom a vytlačiť na akejkoľvek tlačiarni. Náhľad v položke ponuky „Náhľad výsledkov“ je zameraný na prax. Namiesto spustenia nákladnej testovacej tlače je možné ukážku odoslať digitálne. Ak sa nájdu chyby, je možné ich opraviť pred skutočným vytlačením listov formulára bez plytvania zdrojmi.

Na karte „Kontrola“ integrovala spoločnosť Microsoft kontrolu pravopisu do programu Word a ďalších aplikácií, ako je napríklad Microsoft Outlook. S integrovaným tezaurom je k Wordu dodávaná rozsiahla databáza synoným. Okrem toho v tejto oblasti výberu môžete:

• Nechajte text prečítať nahlas
• Skontrolujte prístupnosť a
• Chráňte dokument jednotlivo.

Na vytváranie profesionálnych dokumentov použite online šablóny programu Word

Namiesto vytvárania každého dokumentu osobne a usilovne podrobnej práce môže mať zmysel používať online šablóny programu Microsoft Word na vytváranie textových dokumentov, ako napríklad:

• Životopis.
• Obchodný list.
• Brožúra.
• Podpis alebo
• Na vytvorenie certifikátu.

Prostredníctvom karty „Súbor“, v ktorej môžete v programe Word vykonať mnoho základných nastavení, sa prepnite do výberového poľa „Nové“. Okrem vašich osobných šablón obsahuje táto oblasť výberu aj množstvo online dostupných šablón a vyhľadávacie pole, v ktorom môže hľadať ďalšie návrhy môže hľadať.

Pomocou online šablón od spoločnosti Microsoft je možné navrhnúť väčšinu dokumentov na profesionálne a súkromné účely pomocou programu Word. Bezplatné šablóny sú k dispozícii aj pre ďalšie programy balíka Office, takže môžete bezplatne používať stovky šablón Word, PowerPoint a Excel.

Stručne povedané, Microsoft Word ponúka širokú škálu možností profesionálneho vytvárania a odosielania textových dokumentov. Okrem možnosti vložiť okrem textu aj grafiku a ďalšie štylistické zariadenia, používatelia oceňujú funkciu hromadnej korešpondencie alebo schopnosť automaticky opravovať a profesionalizovať texty.

Napriek rozsiahlemu používaniu balíka Microsoft Office a množstvu praktických funkcií nie každý používateľ je ochotný alebo schopný platiť mesačne za rodinu programov alebo nákup komerčnej verzie balíka Office. V tomto prípade je možné zvoliť bezplatné alternatívy k balíku Microsoft Office, ktoré majú funkčný rozsah podobnosti s balíkom Microsoft Office.

Libre Office - bezplatné kancelárske funkcie v softvéri s otvoreným zdrojovým kódom

Jeden softvér, ktorý je možné bezplatne nainštalovať do kancelárie a ktorý má veľkú časť kancelárskych funkcií balíka Microsoft Office, je Libre Office. S LibreOffice získate výkonný kancelársky balík s funkčným rozhraním a základnými funkciami pre každodenný kancelársky život. Rovnako ako Microsoft Office, LibreOffice kombinuje rôzne aplikácie v jednom balíku pre kanceláriu.

LibreOffice je spin-offom známych OpenOffice a aplikácie Star Office, ktorá je tiež zadarmo. S LibreOffice získate niekoľko aplikácií v jednom balíku:

• Spisovateľ (textový procesor),
• Calc (tabuľka),
• Impress (prezentačný program),
• Kresliť (program kreslenia),
• Základňa (správa databázy),
• Matematika (editor vzorcov).

Hlavný rozdiel medzi LibreOffice ako bezplatným a voľne dostupným softvérom a plateným balíkom Microsoft Office je vedľa individuálnej štruktúry ponuky vo formátoch súborov. LibreOffice používa formát otvoreného dokumentu (ODT), otvorený formát súboru, ktorý môže používať a importovať mnoho ďalších bezplatných kancelárskych programov. Microsoft Office môže tiež ukladať dokumenty vo formáte ODT a spracovávať dokumenty ODT.

Rozdiely vo formátoch súborov - to by ste mali vedieť

	Microsoft Office	LibreOffice
Spracovanie textu	*. docx	* .odt
Tabuľka	* .xlsx	* .ods
Súbor s prezentáciou	* .pptx	* .odp

Zoznam: Výrobca bezplatného, nekomerčného a bezplatného kancelárskeho softvéru

S odhadovaným podielom na trhu viac ako 90%je Microsoft Office jasným lídrom na trhu v oblasti kancelárskeho softvéru. Napriek ponuke založenej na poplatkoch užívatelia oceňujú výhody Microsoft Office alebo vždy pracovali s kancelárskym softvérom Microsoft. Ak hľadáte alternatívy, mali by ste sa dozvedieť viac od nasledujúcich poskytovateľov, ktorí ponúkajú kancelársky softvér na stiahnutie zadarmo:

poskytovateľov	Odkaz na ponuku
LibreOffice	de.libreoffice.org
Open Office Apache	www.openoffice.org/de/
Kancelária WPS	www.wps.com/de-DE/
Softmaker Office (Nemecký poskytovateľ)	www.softmaker.de/softmaker-office
Online kancelária Microsoft (menej funkcií ako Office 365)	www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/free-office-online-for-the-web
Google Office a G-Suite	www.google.de/intl/de/docs/about/
Apple iWork (pre iOS)	Zahrnuté v obchode Apple App Store a automaticky s novými zariadeniami Apple

Zhrnutie: Softvér pre kanceláriu robí veľa a šetrí drahocenný čas v každodennom kancelárskom živote

Softvérové programy ako Microsoft Word, Excel alebo PowerPoint a ich bezplatné alternatívy sa stali nepostrádateľnou súčasťou kancelárie. Každodenné úlohy a výzvy v každodennom kancelárskom živote je možné profesionálne vyriešiť pomocou špeciálneho softvéru pre prezentácie, tabuľky, textové spracovanie a databázy.

Funkcie a možnosti kancelárskeho softvéru sa za tie roky neustále menili. Microsoft Office je v súčasnej dobe štandardom na PC s Windows a používajú ho hlavne firmy. Program Microsoft Office alebo vlastný softvér Apple iWork tejto platformy je možné použiť aj na počítačoch Mac a na zariadeniach s operačným systémom iOS.

To, ktorý balík používateľov si nakoniec vyberie, závisí od konkrétnych požiadaviek, ktoré je potrebné v kancelárii profesionálne vyriešiť. V každom prípade kancelársky softvér rozhodujúcim spôsobom prispieva k efektívnej a sieťovej práci v kancelárii a v súkromnom prostredí.

Ďalší článok:

• Čo je nové v Microsoft Office Live Workspace a Office Live Small Business