Podľa týchto pokynov môžete ľahko vytvárať tlačivá
Predtým, ako textový dokument splní dané požiadavky alebo vaše individuálne priania, je potrebné urobiť niekoľko krokov. To môže chvíľu trvať. Ale práca stojí za to, ak hotový súbor nakoniec vyzerá príťažlivo a je presvedčivý aj po obsahovej stránke. Zvlášť, ak chcete odoslať dokument rôznym príjemcom alebo ho potrebujete pri rôznych príležitostiach, máte úžitok z funkcie „formuláre“ v programe Microsoft Word. Ako však možno tieto zlúčenia pošty vytvoriť?
Vytvárajte formuláre v programe Word: Praktický asistent v programe Office
Predpokladajme, že ste navrhli text úplne podľa svojich predstáv - nastavenia formátu a jazyka, ako aj grafika, hlavičky, päty a hypertextové odkazy zodpovedajú príslušným špecifikáciám. Tiež ste zahrnuli dôležité citáty a už ste pripravili obsah a zoznam zdrojov a pridali ste ich do textu. Súbor je pripravený a mal by byť odoslaný dlhému zoznamu ľudí.
Ak by ste chceli znova prispôsobiť text každému príjemcovi, dôležité nastavenia, ako sú čísla strán alebo dátum, sa môžu automaticky zmeniť alebo zmeniť. Našťastie má Microsoft Word v tomto mieste aj praktické funkcie na vytváranie formulárových listov.
Takouto funkciou sa rozumie funkcia, ktorá je integrovaná v programe Office a je používateľovi k dispozícii na úpravu textu. Okrem funkcie písmena formulára môžete napríklad použiť aj makrá. S určitou kombináciou klávesov môžete rýchlejšie vykonávať pravidelne používané príkazy. Obľúbenou funkciou je aj funkcia „Nájsť a nahradiť“: Túto funkciu môžete použiť na opravu bežných chýb v jednom kroku.
Krok za krokom k hromadnej korešpondencii: Pokyny a tipy
Program Microsoft Word vám uľahčuje prácu s textovými dokumentmi niekoľkými spôsobmi. K tomu patrí aj funkcia sériového písmena. Aby ste mohli používať túto aplikáciu, najskôr kliknite na kartu „Programy“ na páse s ponukami programu Office. Môžete si vybrať z rôznych možností: Okrem listov je možné sériovo vyrábať aj ďalšie typy dokumentov, napríklad e-mailové správy alebo štítky. Dokonca aj adresár môže byť použitý ako dokument hromadnej korešpondencie. Ako postupovať, ak chcete vytvoriť formulárový list:
V dokumente hromadnej korešpondencie otvorte kartu „korešpondencia“.
Prejdite na „Spustiť hromadnú korešpondenciu“ a vyberte napríklad „List“.
Keď program Word vykoná automatické predvoľby, kliknite na pole „Vybrať príjemcu“.
Vytvorte nový zoznam alebo použite existujúci zoznam alebo kontakty v programe Outlook - Word automaticky vygeneruje pre každého adresáta individualizované hlavičkové papiere atď.
V ukážke si všetko skontrolujte a písmená vytlačte spoločne.
Toto je veľmi časovo úsporný spôsob vytvárania a tlače formulárových listov. Uložením kontaktov môžete očakávať individualizované používateľské rozhranie s ďalším písmenom. V krátkom čase rozošlite správy kolegom, zákazníkom, priateľom a rodine.
tip: Prístup k sprievodcovi hromadnou korešpondenciou. To vás prevedie vytvorením dokumentu hromadnej korešpondencie v šiestich krokoch. Toto automaticky obchádza potenciálne problémy pri odosielaní sériových e -mailov. Môžete sa tiež vyhnúť chybovým hláseniam súvisiacim so systémom definovaním určitých nastavení.
Stručný prehľad podrobností: Takto si veci strážite
Na opravu chýb je dôležité dokument podrobne preskúmať. Pretože pripravujete súbor, ktorý má byť odoslaný ako list mnohým rôznym príjemcom, nielen obsah, pozdrav a pozdrav by mali byť správne. Pri automatickom vytváraní textových prvkov použije sprievodca váš zdroj údajov, ktorý obsahuje údaje príjemcu. Preto musia byť mená a adresy zadané správne, aby žiadny blok adries nebol na konci nesprávny.
Aby sa zabránilo chybám na konci dokumentu, je tiež užitočné zvážiť formát zdroja údajov. Ak ide napríklad o súbor programu Excel, mali by ste čísla naformátovať v poliach hromadnej korešpondencie. Tu je potrebná vaša pozornosť. To znamená, že nie sú žiadne problémy s informáciami o mene vo forme listov. Podrobná podpora sprievodcu vás podporuje pri nastavovaní príslušnej stránky.
Jednoduchý proces: uložte si jednotlivé nápady a kedykoľvek ich zavolajte
V každej spoločnosti a podľa osobných želaní je možné na rôznych miestach dokumentu umiestniť pozdrav, údaje o príjemcovi, uvítací riadok, ale aj blok adries. Ak používate vždy rovnakú štruktúru, môžete napríklad pozíciu čiary pozdravu pevne ukotviť vo formulári.
Okrem toho môžete číslovať sériové písmena, ktoré boli vytvorené za sebou, a tým zaistíte väčšiu prehľadnosť. Požiadavky a individuálne priania je možné uložiť do šablóny. Táto možnosť je jednou z mnohých funkcií programu Word, ktoré je možné použiť na zjednodušenie a urýchlenie procesov zápisu.
Okrem možnosti výberu polí hromadnej korešpondencie z vašich zdrojov osobných údajov a ich integrácie do textu v niekoľkých krokoch môžete tiež použiť Microsoft Word na vkladanie prekladov alebo ukladanie súborov vo formáte PDF.
Úpravy a opravy - je to také jednoduché
Pred uložením dokumentu programu Word ako PDF dvakrát skontrolujte, či chcete vykonať akékoľvek zmeny. To vám pomôže konkrétnejšie nájsť polia hromadnej korešpondencie ich zvýraznením. Na vkladanie prvkov z rôznych zdrojov údajov je možné použiť rôzne funkcie poľa programu Office: tabuľky z programu Excel, textové polia z iných údajov a grafiku je možné ľahko integrovať do hromadnej korešpondencie.
V ukážke môžete vidieť, ako sa nové moduly zmestia do úvodného dokumentu. V prípade potreby je možné zodpovedajúce adresy alebo mená zrevidovať.
Dobre vedieť: Aj keď môžete vytvoriť listový dokument z normálneho dokumentu, tento proces je možné implementovať aj spätne. Naopak, dokument hromadnej korešpondencie je možné tiež previesť na normálny dokument.
Sériové listy: najrýchlejší spôsob pre mnoho poštových položiek
Formulárové listy ponúkajú možnosť generovania poštových zásielok pre rôznych príjemcov rýchlo a efektívne. Vďaka nastaveniam špecifickým pre program máte prospech z jednotného rozloženia - bez ohľadu na to, či píšete listy, štítky alebo robíte inú hromadnú korešpondenciu.
FAQ
Prečo potrebujete formulárový list?
Ak sa majú dokumenty odosielať rôznym príjemcom a používajú sa podobné textové prvky, použitie funkcie sériového listu sa oplatí. Tu môžete vkladať jednotlivé bloky priamo do textu a získať prístup k zdroju údajov, ktorý obsahuje adresy a mená príjemcov. To vám ušetrí čas pri vytváraní individualizovaných správ.
Ako môžem skontrolovať, či vyplnený list vo formulári vyhovuje?
Vďaka funkcii náhľadu je možné v konečnej verzii obsah a formát sériového listu jasne zobrazovať a kontrolovať.
