Práca s programami balíka Microsoft Office je praktická a efektívna. Ale najmä v programe Microsoft Excel môžu byť opakované pracovné kroky únavné. V programe Microsoft Excel a iných programoch balíka Office môžete nahrávať a vytvárať takzvané „makrá“, aby ste mohli tieto úlohy vykonávať rýchlejšie a dokonca ich vykonávať automaticky. Ale čo sú vlastne makrá? A ako sa vám darí vytvárať makrá v rôznych programoch balíka Office?
Čo sú makrá v spoločnosti Microsoft?
Zjednodušene povedané, makrá sú malé softvérové programy, ktoré existujú vo vesmíre balíka Microsoft Office.Pomocou týchto makier je možné automatizovať takzvané „rutinné úlohy“. To okrem iného znamená, že časovo náročné, opakujúce sa úlohy, ktoré vykonávate v programe Microsoft Excel, možno zjednodušiť pomocou makier.
Výraz „makro“ pochádza z gréčtiny a znamená „veľký“. Makrá v spoločnosti Microsoft sa tak nazývajú, pretože sa považujú za veľké príkazy. Tie zase kombinujú niekoľko malých príkazov zo softvérových programov a vykonávajú ich súčasne, len čo je daný pokyn. Prvým krokom je nájsť špecifický proces pre vaše makro, ktorý chcete automatizovať v Exceli, Worde alebo inom programe Microsoftu.
Zoskupovanie a prehrávanie pracovných krokov: Takto fungujú makrá
Základom makier je, že existuje určitá postupnosť pracovných krokov, ktoré sa vykonávajú stále rovnakým spôsobom. S makrom už nemusíte tieto pracovné kroky robiť jednotlivo sami, ale môžete ich namiesto toho zaznamenať ako film.Toto pevne stanovené naprogramovanie je potom možné prehrať pomocou špecifickej kombinácie klávesov, takže vaše pracovné kroky sa vykonajú automaticky a s minimom času.
Makro je založené na nasledujúcej funkcii:
- Identifikujete špecifický pracovný postup, ktorý sa často vyskytuje a mal by byť automatizovaný. Makro je užitočné napríklad vtedy, ak potrebujete neustále vkladať údaje o zamestnancovi, členovi alebo priateľovi do tabuliek.
- Teraz vytvorte makro. Zaznamenávate pritom pracovné kroky, ktoré by ste za normálnych okolností museli znova a znova vykonávať ručne. Týmto spôsobom môže program balíka Office neskôr získať prístup k tejto príručke a potom ju automaticky prehrať.
- Vytvorené makro potom máte možnosť spustiť priamo jedným kliknutím myši alebo špecifickou klávesovou skratkou. To vám ušetrí množstvo malých pracovných krokov.
| Tip: Aj keď ste dlho nepracovali s programami balíka Microsoft Office, makrá vám môžu prácu uľahčiť. Pretože aj tie najbežnejšie funkcie sa dajú zjednodušiť pomocou veľkých príkazov. |
Na čo sa dajú použiť makrá v Exceli?
Na prvý pohľad sa téma makier zdá dosť abstraktná. Ale pri bližšom skúmaní a na niekoľkých príkladoch je rýchlo jasné, že malé softvérové programy môžu byť užitočné v mnohých oblastiach. V programe Microsoft Excel môžete napríklad vytvárať makrá pre nasledujúce funkcie:
- Dopytovanie údajov z databáz
- Prenos zošitov alebo hárkov
- Formátovať text, bunky alebo grafy
- Prispôsobenie obsahu buniek, odkazov alebo vzorcov
- Triedenie a filtrovanie údajov
- Tvorba tabuliek, súborov PDF alebo grafiky
- Konverzia údajov
Rozmanitosť veľkých príkazov ukazuje: Takmer všetky akcie, ktoré sú možné v programe Microsoft Excel, možno automaticky prehrať aj ako makro. Ale aj v programe Microsoft Word ponúkajú špeciálne priradené makro klávesy široké možnosti.
Praktické v každodennom živote: príklady možností makier v programe Microsoft Word
V Microsoft Word, populárnom programe na spracovanie textu, existuje aj možnosť zaznamenávať akcie a definovať ich ako makro so špecifickým príkazom. Príklady aplikácií ukazujú, že veľké príkazy môžu byť užitočné v každodennom živote, napríklad pre:
- automatická úprava dátumu alebo názvu súboru
- Skryť jednotlivé prvky, napríklad všetky obrázky v dokumente
- Prilepte mená, adresy alebo telefónne čísla do príslušných polí
- vypočítať priemernú dĺžku viet
- Opravte často skrútené písmená
Bez ohľadu na to, či používate programy balíka Office v profesionálnom alebo súkromnom kontexte: makrá vám môžu ubrať prácu. Kedykoľvek si môžete vytvoriť individuálne príkazy, ktoré slúžia vašim osobným potrebám.
Ako vytvoríte makro v Exceli?
Vytvorenie makra funguje rôznymi spôsobmi. Ľudia, ktorí poznajú programovací jazyk, môžu v spoločnosti Microsoft vytvárať makrá v takzvaných vývojárskych nástrojoch s VBA („Visual Basic for Applications“).
VBA je programovací jazyk používaný špeciálne pre Microsoft. Ale aj používatelia, ktorí nie sú oboznámení s programovaním, môžu jednoducho vytvárať makrá v programe Microsoft Excel alebo Word.Pretože nahrávanie prebieha len v niekoľkých krokoch – a vďaka dobre navrhnutým makro klávesám na klávesnici vám ušetrí veľa práce.
Vytvorenie makra: Ako postupovať
Aj bez VBA môžete jednoducho zaznamenať makro v programoch Microsoftu, ako je Excel. Ak to chcete urobiť, na karte "Zobraziť" na páse s nástrojmi nájdete položku "Nástroje pre vývojárov" . V iných verziách môže karta obsahovať aj vlastnú položku „Makrá“. Keď budete mať predstavu o tom, akú funkciu chcete, aby vaše makro vykonávalo, postupujte takto:
- Na karte Zobraziť v časti Makrá kliknite na položku Zaznamenať makro.
- Otvorí sa okno, v ktorom môžete zadať názov makra. To vám neskôr poskytne lepší prehľad a môže napríklad poukázať na to, čo makro robí. Ak makro nepomenujete, názov makra bude automaticky očíslovaný.
- V okne tiež určíte, akú kombináciu kláves má mať makro. V príslušnom poli nájdete preddefinované klávesy s označením „tlačidlo voľby“ a „kláves príkazu“ (napr. CTRL), ako aj vstupné pole pre iný kľúč podľa vášho výberu. Neskôr stlačte súčasne všetky zobrazené klávesy makra, čím dáte príkaz na použitie makra.
- Môžete si tiež vybrať, v ktorej oblasti Excelu má byť vaše makro dostupné. Ak ho potrebujete iba v zošite, do ktorého ho zaznamenávate, kliknite na Tento zošit. Ak k nemu chcete mať prístup vždy, keď používate Excel, vyberte „Osobný zošit makier“.
- V bielom poli máte tiež možnosť zadať krátky popis makra. To môže byť užitočné, ak nepoužívate Excel príliš často a chcete vidieť, aké makrá ste už vytvorili a na čo sa používajú.
- Teraz kliknite na „OK“. Vaše makro sa potom začne nahrávať.
- Teraz vykonajte presne tie pracovné kroky, ktoré by malo makro neskôr prevziať za vás.
- Po dokončení všetkých pracovných krokov jednoducho kliknite na funkciu „Zastaviť nahrávanie“ na karte Makrá.
Po vykonaní všetkých týchto krokov bude makro, ktoré ste naprogramovali, dostupné v Exceli. Teraz môžete príkaz použiť kedykoľvek stlačením makro kláves a optimalizovať svoje pracovné kroky. Na to potrebujete iba makro klávesy, ktoré ste definovali.
Pre pokročilých: karta Vývojár
Ak často zaznamenávate makrá, je vhodné integrovať kartu „Nástroje pre vývojárov“ na páse s nástrojmi. Už nemusíte prechádzať cez kartu "Zobraziť" , ale môžete pristupovať priamo k vytváraniu makra. V Office 365 postupujte takto:
- V Exceli venujte pozornosť zelenému pruhu úplne hore nad vašimi kartami. Okrem symbolov na uloženie alebo odoslanie súboru e-mailom uvidíte aj tri bodky. (V iných verziách balíka Office môže ikona vyzerať aj ako pomlčka so šípkou nadol). Kliknite na to malé tlačidlo.
- Teraz sa otvorí sivé okno, kde v spodnej časti vyberiete textové pole „Ďalšie príkazy“.
- V okne „Ďalšie príkazy“, ktoré sa teraz zobrazí, máte naľavo možnosť vybrať si medzi „Pása s nástrojmi (prispôsobiť)“ a „Panel nástrojov rýchleho prístupu“. Tu kliknite na stĺpec "Stužka (prispôsobiť)" .
- Na pravej strane teraz uvidíte označenia rôznych kariet. Niektoré z nich sú označené modrým začiarknutím – práve tie sa vám zobrazujú v Exceli. Teraz vyhľadajte "Nástroje pre vývojárov" v spodnej časti zoznamu a umiestnite tam ďalšiu modrú značku.
- Teraz kliknite na tlačidlo "OK" vpravo dole, aby ste uložili zmeny.
Po vykonaní týchto krokov môžete teraz nájsť Vývojárske nástroje pre Excel na svojich hlavných kartách. Proces vo Worde alebo iných programoch balíka Office funguje rovnakým spôsobom. Kliknutím na kartu teraz uvidíte možnosti, ktoré sú potrebné na vytváranie makier: "Nahrať makro" .
Ako vytvoríte makro vo Worde?
Ak chcete naprogramovať makro v iných programoch balíka Office, ako je Microsoft Word, LibreOffice alebo OpenOffice, môžete to urobiť podobným spôsobom ako v programe Microsoft Excel. Toto je jasné na príklade slova:
- Orientujte sa na páse s nástrojmi a vyberte kartu „Zobraziť“.
- Tam nájdete „Makrá“ úplne vpravo. Jedným kliknutím si teraz môžete vybrať medzi "Zobraziť makrá" alebo "Zaznamenať makrá" .
- Kliknutím na "Zaznamenať makrá" sa otvorí okno. Zadajte názov makra, kombináciu klávesov a krátky popis.
- Začnite nahrávať makro kliknutím na „Ok“.
- Výberom možnosti „Zastaviť nahrávanie“ zastavíte programovanie makra a môžete ho teraz použiť v programe Microsoft Word.
V ostatných aplikáciách balíka Microsoft Office sa jednotlivé zobrazenia môžu mierne líšiť, ale postup je väčšinou rovnaký. To vám umožní jednoducho vytvárať makrá bez použitia VBA alebo iného programovacieho jazyka.
Ako upravovať makrá pomocou Visual Basics?
Ak ste si makro nahrali a použili ho niekoľkokrát, možno nebudete úplne spokojní. Možno budete chcieť pridať krok alebo zmeniť niektoré príkazy.V takom prípade je možné makro dodatočne znova upraviť. Je to však o niečo zložitejšie ako vytváranie makra, pretože na to potrebujete programovací jazyk Visual Basics (VB).
V Exceli môžete ochutnať VB kliknutím na Makrá na karte Vývojár (zobrazené vyššie), výberom príslušného názvu makra a následným kliknutím na Upraviť. Teraz sa otvorí „Editor vizuálnych základov“. V ňom vidíte príkazy a pracovné kroky, ktoré ste zaznamenali ako makro v programovacom jazyku, teda ako kód. Ak niekto rozumie anglicky, je celkom rýchlo možné porozumieť textom VB a prípadne ich vymazať alebo vymeniť. Ak tu však nemáte žiadne znalosti, môžete svoje makro jednoducho nahrať známym spôsobom.
Záver: Vytváranie makier – žiadny problém s Microsoft Office
Ak veľa pracujete s programami balíka Microsoft Office, môžete si veľa zjednodušiť pomocou veľkých príkazov. Po zhromaždení všetkých pracovných krokov je možné ich vykonať v krátkom čase po stlačení určitej kombinácie kláves.
Zvlášť praktické: Každý používateľ balíka Microsoft Office si môže makrá zaznamenať sám. To umožňuje individuálne určiť, ktoré pracovné kroky sa majú pre ktorého používateľa spustiť automaticky. To vám ušetrí nielen veľa času, ale aj zbytočnú prácu.
