Ako nájsť telefónne čísla a vytlačiť telefónne zoznamy
Ako konkrétne vyhľadávať telefónne čísla v programe Outlook
Ak vidíte na displeji telefónu číslo volajúceho a ak chcete pomocou vyhľadávania v Outlooku zistiť, o ktorý kontakt sa jedná, môžu nastať problémy, najmä v starších verziách Outlooku. Používatelia napríklad opisujú, že v programe Outlook 2003 sa názov pri vyhľadávaní nezobrazuje, aj keď je v adresári s presným číslom. Program Outlook 2003 nemôže vyhľadávať telefónne čísla v štandardnom vyhľadávaní. Aby ste mohli kontakt vystopovať, musíte prejsť na rozšírené vyhľadávanie.
Vyhľadajte telefónne čísla v programe Outlook - krok za krokom
Prepnite do priečinka s kontaktmi - najrýchlejšie je to pomocou klávesovej skratky CTRL + 3.
Potom stlačením klávesov CTRL + SHIFT + F otvorte Rozšírené hľadanie. Alebo zavolajte príkaz „Nástroje, Hľadať, Rozšírené hľadanie“.
V poli V vyberte iba V poliach telefónnych čísel.
Buď zadajte začiatok telefónneho čísla, alebo sa obmedzte na posledné tri až štyri číslice (v správnom poradí).
Kliknite na „Spustiť vyhľadávanie“.
Outlook potom zobrazí všetky kontakty, ktoré obsahujú zadanú postupnosť čísel.
Ak často hľadáte telefónne čísla, odporúča sa uložiť rozšírenú masku vyhľadávania s výberom: „V: Iba v poliach telefónnych čísel“ na pracovnej ploche systému Windows. V takom prípade môžete začať vyhľadávanie dvojitým kliknutím na ikonu na pracovnej ploche. Funguje to spoľahlivo aj vtedy, keď nie je spustený Outlook. Takto môžete rýchlo identifikovať volajúcich. Vstup pre vyhľadávanie uložíte pomocou príkazu „Súbor, Uložiť ako“ v dialógovom okne „Rozšírené vyhľadávanie“.
Počnúc programom Outlook 2007 môžete na vyhľadanie telefónnych čísel používať normálnu funkciu vyhľadávania s názvom Rýchle hľadanie. V praxi to znamená, že si môžete ušetriť potrebu prepnúť na rozšírené vyhľadávanie.
Identifikujte telefónne čísla v rýchlom vyhľadávaní
V prvom kroku otvorte priečinok s kontaktmi.
Potom zadajte číslo do vyhľadávacieho poľa („Hľadať kontakty“). Počas písania program Outlook zobrazuje všetky kontakty, ktoré obsahujú číslo, ktoré ste práve zadali (či už ako telefónne číslo alebo do iného poľa).
Ako vytlačiť telefónny zoznam všetkých alebo vybraných kontaktov
Vzhľadom na postupujúcu digitalizáciu je väčšina ľudí zvyknutá mať kedykoľvek prístup k svojim e-mailom a zoznamom kontaktov prostredníctvom mobilného zariadenia. Napriek rozsiahlemu pokrytiu sieťou a moderným koncovým zariadeniam môže mať zmysel nespoliehať sa úplne na svoj mobilný telefón alebo počítač. Prax ukázala, že počas dôležitých pracovných stretnutí alebo služobných ciest je výhodné mať okrem digitálnych kontaktov poruke aj tlačenú verziu telefónneho zoznamu.
Na tento účel je možné použiť adresár zo systému Windows Vista, Windows 7 alebo Windows 10 a adresár programu Outlook. Vo všetkých programoch nájdete preddefinované formáty, v ktorých sú konkrétne vytlačené iba telefónne čísla všetkých alebo vybraných kontaktov.
Vytlačte si telefónny zoznam v systéme Windows Vista
-
Podržaním klávesu CTRL alebo SHIFT myšou vyberte požadované kontakty, ktorých telefónne čísla sa majú v zozname vytlačiť. Ak chcete vytlačiť telefónny zoznam so všetkými kontaktmi, označte ho CTRL + A.
-
Kliknite pravým tlačidlom myši na jeden z označených kontaktov a vyvolajte príkaz „Tlačiť“.
-
Uistite sa, že je zapnutá možnosť „Print Area: Selection“.
-
Ako formát tlače zvoľte „Telefónny zoznam“.
-
Vyberte tlačiareň a vykonajte nastavenia tlače.
-
Kliknutím na „Tlačiť“ spustíte tlač.
Ako vytlačiť kompaktný telefónny zoznam v programe Outlook
Formát tabuľky uvedený v programe Outlook na tlač kontaktov nie je vždy efektívny a užitočný. Okrem názvu kontaktu (v duplikáte) obsahuje aj názov jeho spoločnosti, jeho pozíciu a oddelenie. Z tohto dôvodu sú potrebné ďalšie riešenia.
Ak chcete vytlačiť iba telefónny zoznam, musíte definovať svoje vlastné zobrazenie. Ak chcete tlačiť tabuľky s inými poľami, postupujte rovnako. Jednotlivé nastavenia vedľa vás v oblasti kontaktov v časti „Zobraziť> Zobraziť nastavenia“.
Potom sa otvorí prehľadné menu, pomocou ktorého môžete individuálne ovládať, ktoré údaje, stĺpce a kontaktné informácie chcete vytlačiť. V oblasti „Stĺpce“ môžete z telefónneho zoznamu odstrániť všetky irelevantné stĺpce.
Ak napríklad chcete triediť iba telefónne čísla, definujte najskôr stĺpce, ktoré sú pre vás relevantné, a potom v nasledujúcom kroku zoraďte telefónne čísla.
Môžete definovať ďalšie nastavenia, napríklad špeciálne písma alebo formát tabuľky, a potvrdiť nový telefónny zoznam pomocou „OK“. Podobne ako v programe Microsoft Excel, môžete použiť pokročilé nastavenie zobrazenia na triedenie a prehľadné usporiadanie všetkých kontaktných údajov profesionálnym a efektívnym spôsobom.
V poslednom kroku môžete zobrazenie uložiť ako konkrétny zoznam a použiť ho znova neskôr.
Na konci procesu si môžete nechať zoznam vytlačiť. Uistite sa, že používate formát tabuľky, aby novo navrhnutý zoznam správne vytlačila vaša tlačiareň. Ak chcete upraviť nastavenia stránky, kliknite na „Možnosť tlače“. Zadajte hlavičky a päty a zadajte veľkosť, orientáciu a okraje papiera. Vráťte sa do dialógového okna tlače.
