Čo potrebujete vedieť o XLOOKUP
So systémom XVERWEIS ponúka Microsoft svojim používateľom Excelu novú možnosť rýchleho a jednoduchého prehľadávania tabuliek a vyhodnocovania údajov. Táto funkcia bola pôvodne k dispozícii iba účastníkom vo fáze testovania, ale od začiatku roka je k dispozícii aj pre verzie Microsoft 365 pre Windows a Mac.
Vo svojom jadre je XLOOKUP pohodlnejšou verziou VLOOKUP a HLOOKUP, ktorá bola doplnená o ďalšie praktické aplikácie. Jeho úlohou je teda aj prehľadávať tabuľky, ale to sa už líši od predchádzajúcich referencií. Filtrovanie obsahu už nie je viazané na predpísaný kurz, ale teraz ho možno začať aj sprava doľava, zhora nadol a naopak. Táto inovácia ponúka veľkú výhodu v tom, že tabuľky programu Excel je teraz možné navrhovať podľa vlastného uváženia a už nie sú viazané na technické špecifikácie. Vďaka novým parametrom sú k dispozícii ďalšie možnosti, ktoré predtým neboli k dispozícii. Užitočnosť siaha od malých detailov po pozoruhodné zjednodušenia používania. Konečný účinok XLOOKUP úplne závisí od použitých parametrov.
Jednoduché parametre XLOOKUP
Jednoduché použitie XLOOKUP vyžaduje iba tri parametre. Sú to tieto:
- Kritérium vyhľadávania
- Vyhľadávacia matica
- Návratová matica
Novozískaná sloboda je predovšetkým dôsledkom oddelenia matice vyhľadávania a návratu. Kým VLOOKUP a HLOOKUP stále vyžadovali, aby užívateľ vybral celú maticu pre proces vyhľadávania, XLOOKUP mu umožňuje oddeliť známu a hľadanú hodnotu. To znamená, že jeden vyhľadávací stĺpec alebo teraz tiež vyhľadávací riadok je definovaný ako požadovaná matica, v ktorej sa nachádza vybrané vyhľadávacie kritérium, zatiaľ čo iný sa stane oblasťou návratu požadovaného výsledku. Nový vzorec je nasledujúci:
= XLOOKUP (vyhľadávacie kritérium; vyhľadávacia matica; návratová matica)
Ak je napríklad mesačný plat pána Wagnera možné vziať z excelovej tabuľky pre zamestnancov, potom sú dôležité dva stĺpce: prvý, v ktorom sú uvedení všetci zamestnanci podľa mena, a druhý, do ktorého je zapísaný plat zamestnancov. Pretože kritériom vyhľadávania je názov, pridružený vyhľadávací stĺpec je vybratý ako matica. Výsledok, ktorý sa má vrátiť, je na druhej strane plat, a preto je tu zodpovedajúci stĺpec vytvorený ako návratová matica.
Tento príklad ukazuje, že nový vzorec robí predchádzajúce označenie špecifického stĺpcového indexu v rámci jednej veľkej matice nadbytočným. To ušetrí ďalšiu podrobnú prácu a zabráni zbytočným chybám.
Ak však nie je známe, či sa hľadaný zamestnanec nazýva „Wagner“ alebo „Wegner“, môže vám pomôcť nový prírastok do kritéria vyhľadávania. Vložením hviezdičky (*) môžete vynechať ľubovoľný počet neznámych znakov. V takom prípade má zmysel rýchlo zmeniť kritérium vyhľadávania na „* gner“, aby ste sa dostali na požadované miesto určenia. Ak je však tabuľka naplnená mnohými podobnými menami, takže kolegyňa pani Stegnerová neúmyselne vystupuje, pretože jej meno obsahuje aj kombináciu písmen, ktoré hľadáte, potom je možné vyhľadávanie ešte upresniť. Tu vstupuje do hry otáznik (?), Pretože umožňuje používateľovi nahradiť iba jednu postavu. Kritérium vyhľadávania je preto vyplnené „W? Gner“.
Čo sa však stane, keď musíte hľadať hviezdičku alebo otáznik? V tomto prípade má XLOOKUP ďalšiu vlnovku (~), pomocou ktorej je zrejmé, že nie je myslená funkcia kritéria vyhľadávania, ale obsah matice vyhľadávania. V dôsledku toho dvojitá vlnovka ako kritérium vyhľadávania (~~) tiež umožňuje vyhľadanie jednej vlnovky vo vyhľadávacej matici (~).
Kompletné parametre
XVERWEIS navyše ponúka ďalšie funkcie, ktoré vstupujú do hry hneď, ako sa podľa potreby použijú tieto tri ďalšie parametre:
- If_not_ found
- Porovnávací režim
- Režim vyhľadávania
"Ak_ nenájdené"
Okrem kritérií vyhľadávania troch parametrov, vyhľadávacej matice a návratovej matice má nový XVERWEIS ďalšie tri parametre, ktoré ponúkajú užívateľovi mnoho výhod. Jedným z nich je „If_not_ found“, ktorý funguje ako integrovaná funkcia if-error.
Pomocou tejto funkcie XLOOKUP umožňuje vyhnúť sa bežnému problému s predchádzajúcimi referenciami: Ak sa nepodarilo nájsť hľadaný výsledok, bola zatiaľ zobrazená iba kryptická chybová hodnota („#NV“). Vďaka novému parametru je teraz možné pomenovať túto chybu a tak ju ľahšie klasifikovať nahradením parametra držania miesta slovom podľa vlastného výberu a umiestneným v úvodzovkách. Namiesto hodnoty automatickej chyby môže Excel označiť, že výsledok „nebol nájdený“ alebo sa vyskytla „chyba vstupu“. Ak vezmeme do úvahy všetky informácie, vzorec pre XVERWEIS vyzerá takto:
= XLOOKUP (vyhľadávacie kritérium; vyhľadávacia matica; návratová matica; ak_ nenájdený)
Porovnávací režim
Ďalším parametrom je režim porovnávania, ktorý má v prípade potreby zvýšiť rozsah hľadania hodnôt. Pôvodne VLOOKUP a HLOOKUP poznali iba prístupy alebo chyby. XLOOKUP však môže flexibilne reagovať a v prípade neexistujúceho výsledku alternatívne použiť hodnotu, ktorá je čo najbližšia, aby používateľovi jednoducho neuviedol chybu, ale namiesto toho odporučil alternatívu. Ak napríklad hľadáte faktúru za 1 500 EUR, ktorú nebolo možné nájsť, potom je možné v parametri režimu porovnania použiť hodnotu -1 na zobrazenie nasledujúceho nižšieho výsledku. Môže sa ukázať, že účet bol od začiatku iba 1 450 EUR. Tieto informácie bolo možné zistiť iba pomocou predchádzajúcich odkazov pomocou medzistupňov. Naopak, hodnotu 1 je možné použiť na získanie ďalšieho väčšieho výsledku.
Táto funkcia je obzvlášť užitočná, keď je hodnota známa iba zhruba. Týmto spôsobom je možné zúžiť rám, aby bolo napriek všetkému jednoduchšie nájsť požadovaný výsledok. Navyše, obsah tabuľky už nemusí byť zoradený vzostupne ako pri VLOOKUP, pretože XLOOKUP je schopný nájsť ďalšiu zmysluplnú hodnotu aj bez pomoci používateľa. To tiež poskytuje väčšiu voľnosť pri individualizácii tabuliek.
Ak však tieto inovácie nie sú požadované, hodnotu 0 je možné jednoducho použiť, aby sa ako obvykle naďalej dostávali iba presné výsledky. So všeobecným zástupným symbolom sa vzorec rozbalí takto:
= XLOOKUP (kritérium vyhľadávania; vyhľadávacia matica; návratová matica; if_not_ found; porovnávací režim)
Režim vyhľadávania
Posledný parameter opäť ukazuje najjednoduchšie a možno najnápadnejšie vylepšenie oproti VLOOKUP, pretože umožňuje prvýkrát nastaviť smer histórie vyhľadávania. S vloženou hodnotou 1 môžete vyhľadávať prístupy zhora nadol, zatiaľ čo s hodnotou -1 ide všetko naruby. Ďalej je možné inicializovať vzostupné binárne vyhľadávanie s hodnotou 2 a zostupné binárne vyhľadávanie s hodnotou -2.
Aj keď sa tento parameter na prvý pohľad nezdá obzvlášť pôsobivý, v kombinácii s rozšíreným kritériom vyhľadávania môže pravidelne mať pozitívny účinok. Pretože ak vyhľadávacia matica obsahuje hľadané kritérium dvakrát (napríklad dvaja zamestnanci s rovnakým priezviskom), potom sa predvolene vydá návratová hodnota, ktorá je chronologicky na predchádzajúcej pozícii. Ak sa však zmení smer histórie vyhľadávania, dôjde k opačnému efektu a predtým skrytá hodnota sa stane viditeľnou. Tento parameter je však tiež užitočný, ak sa používa na dočasné ovládanie. Pretože ak vyhľadávanie zhora nadol poskytuje iný výsledok ako vyhľadávanie zdola nahor, môže to znamenať, že došlo k chybe aplikácie, ktorú je teraz možné opraviť v počiatočnom štádiu. Ak vezmeme do úvahy túto skutočnosť, konečný vzorec XLOOKUP vyzerá takto:
= XLOOKUP (kritérium vyhľadávania; vyhľadávacia matica; návratová matica; if_not_ found; porovnávací režim; režim vyhľadávania)
Oplatí sa prejsť z VLOOKUP na XLOOKUP?
Na záver zostáva povedať, že s uvedením programu XLOOKUP spoločnosť Microsoft sprístupnila svojim používateľom programu Excel nový spôsob vyhľadávania a analýzy, ktorý môže slúžiť na rôzne účely a ľahko sa používa. Týmto spôsobom je splnené všetko od rýchleho vyhľadávania až po konkrétne požiadavky na výstup. XLOOKUP tak výrazne predbieha ostatné referencie, pretože ponúka jasné výhody aj vo funkciách, ktoré z tohto prevzal. Je to zrejmé z toho, že tu sú dve referenčné funkcie zlúčené a okrem iného doplnené o integrovanú chybu if.
Každý, kto bol doteraz s VLOOKUP alebo HLOOKUP úplne spokojný a taktiež nemá záujem zvyknúť si na nový vzorec, sa môže s pokojným svedomím držať osvedčeného. Pre všetkých ostatných, ktorí chcú svoj prístup urobiť dynamickejším a nekomplikovanejším, je XVERWEIS vítanou inováciou. Nové možnosti je možné určite upravovať a kombinovať tak, aby bolo ďalšie použitie Excelu viditeľne pohodlnejšie.
