Excel: Preneste schôdzky do kalendára Outlooku

Automaticky prenášajte informácie z tabuliek programu Excel ako položky kalendára pre aplikáciu Outlook

V našom digitalizovanom svete patria mobilné zariadenia, ako sú smartfóny, tablety alebo inteligentné hodinky, k najdôležitejším spoločníkom na každý deň. Sú užitočné v mnohých ohľadoch a pomáhajú ľuďom efektívne organizovať a štruktúrovať ich každodennú rutinu. To platí predovšetkým pre digitálny kalendár, ktorého schôdzky sa pri použití programu Microsoft Outlook prenášajú v reálnom čase do všetkých mobilných zariadení.

• Zároveň nie je nepravdepodobné, že budete vo svojom profesionálnom alebo súkromnom prostredí dostávať schôdzky do zoznamu programu Excel. Tieto môžu byť napríklad odoslané ako súbor programu Excel zákazníkom alebo dodávateľom ako súčasť projektu. Namiesto ručného prenosu alebo tlačenia údajov a informácií v programe Outlook je možné schôdzky v programe Excel pripraviť v niekoľkých krokoch tak, aby sa automaticky preniesli do vášho kalendára programu Outlook. Pred importom máte možnosť buď:
• v osobnom kalendári resp
• uložiť do skupinového kalendára, ktorý používa niekoľko členov tímu.

Preneste schôdze Excelu do kalendára Outlooku - 3 jednoduché kroky v Exceli

V starších verziách programov Microsoft Excel a Microsoft Outlook bolo možné čítať súbor programu Excel priamo do programu Outlook. Aktuálne verzie, ako napríklad Outlook 365 alebo Outlook 2022-2023, nemôžu importovať súbory programu Excel. Z tohto dôvodu je potrebné súbor v programe Excel vopred previesť do formátu CSV.

Ak chcete importovať schôdzky z Excelu do kalendára Outlooku, postupujte nasledovne:

1. V prvom kroku zadajte zoznam schôdzok, ak je to možné, názvy stĺpcov, ktoré sú uvedené pre schôdzky v programe Excel. Okrem iného sú vhodné nasledujúce:

   Predmet, začiatok, začiatok, koniec, koniec, celodenná udalosť, zapnutie / vypnutie pripomenutia, pripomenutie o, pripomenutie o, poloha a ďalšie názvy polí.

   Názvy nových schôdzok v programe Microsoft Outlook môžete použiť ako sprievodcu pre nadpisy stĺpcov.

   

2. V ďalšom kroku uložte zošit programu Excel ako súbor CSV (oddelený oddeľovačom) a zatvorte ho.

3. Po uložení je súbor CSV oddelený bodkočiarkou. Na import však Outlook vyžaduje súbor oddelený čiarkami. Ak chcete vymeniť znaky, otvorte vytvorený súbor CSV v editore Windows 10 a nahraďte každú bodkočiarku čiarkami v časti UPRAVIŤ - VYMENIŤ.

   

4. Potom súbor uložte pod rovnakým názvom a prepnite na Microsoft Outlook.

Import údajov programu Excel do programu Microsoft Outlook - čo by ste mali vedieť

Po otvorení programu Microsoft Outlook importujte údaje z programu Excel podľa nižšie uvedených pokynov.

1. Aktivujte kalendár podľa vlastného výberu.

2. Zavolajte príkaz IMPORT / EXPORT v ponuke SÚBOR.

3. V sprievodcovi importom / exportom vyberte položku DOVOZ Z INÝCH PROGRAMOV ALEBO SÚBOROV a kliknite na tlačidlo ĎALŠIE.

   

4. V nasledujúcom okne vyberte položku „Hodnoty oddelené čiarkami“ a kliknite na ĎALEJ.

   

5. V okne SÚBOR NA IMPORT kliknite na PREHĽADAŤ a vyberte súbor schôdzky.

   

6. V možnostiach, ktoré musíte rozhodnúť:

   • Či majú byť existujúce záznamy nahradené importovanými položkami kalendára,
   • Či už sa stretávacie dátumy zadávajú dvakrát alebo
   • Či sa duplikáty nemajú importovať kedykoľvek.

   Po kliknutí na NEXT môžete ako cieľový priečinok vybrať požadovaný kalendár.

7. V nasledujúcom kroku sa vás opýta, či sa majú importovať schôdzky určené ako rozsah. Po kliknutí na DOKONČIŤ sa schôdzky automaticky pridajú do kalendára.

   

8. Po importovaní nájdete schôdzky vo svojom kalendári Outlooku.

   

Dôležité: Aby import údajov z kalendára z programu Microsoft Excel fungoval bez problémov, je dôležité, aby boli informácie o poli zadané správne. V prípade údajov to znamená, že je potrebné vybrať formát DD.MM.RRRR. Minimálne musia byť časy zadané vo formáte HH: MM, aby ich bolo možné prečítať v programe Microsoft Outlook. Máte tiež možnosť zadávať kategórie. Upozorňujeme, že na jedno stretnutie sa prenáša iba jedna kategória.

Ak používate názvy vlastných polí, program Microsoft Outlook vás pred ich importom požiada o manuálne priradenie polí.

Prenos schôdzí Excelu do kalendára Outlooku - postup do Office 2010

Ak chcete importovať položky kalendára do Outlooku zo súborov Excelu, do Office 2010 alebo starších verzií postupujte nasledovne:

1. Dajte svojmu zoznamu schôdzok nasledujúce nadpisy stĺpcov (bez úvodzoviek): "Začína dátumom, predmetom, začína dátumom, koncovým dátumom, kategóriou, umiestnením a celodennou udalosťou.

2. V každom prípade dbajte na to, aby boli mená napísané bez medzier. To je dôležité, aby program Outlook mohol neskôr správne prečítať údaje.

3. Do riadkov pod týmito nadpismi zadajte konkrétne údaje o schôdzkach alebo ich skopírujte z inej tabuľky.

4. Zvýraznite svoj zoznam schôdzok od prvej bunky po poslednú použitú.

5. Do poľa Názov zadajte ľubovoľný názov, napríklad „Schôdzky“ (opäť bez úvodzoviek). Pole s názvom nájdete vľavo od riadka úprav, ako ukazuje nasledujúci obrázok:

   

6. Zadanie mena potvrďte klávesom Enter.

7. V poslednom kroku uložte zošit a zatvorte program Microsoft Excel. Potom otvorte Microsoft Outlook.

Import záznamov z kalendára do programu Microsoft Outlook

Import záznamov kalendára z programu Microsoft Excel je podobný aktuálnej verzii programu Microsoft Outlook. Na rozdiel od Outlooku 365 majú staršie verzie Outlooku možnosť čítania priamo v súbore Excel. Medzikrok cez súbor CSV nie je potrebný. Údaje je možné načítať nasledovne:

1. V prvom kroku si aktivujte kalendár podľa vlastného výberu.

2. Zavolajte príkaz IMPORT / EXPORT v ponuke SÚBOR. V sprievodcovi importom / exportom vyberte položku IMPORT ZO ZMENY PROGRAMOV ALEBO SÚBOROV a kliknite na tlačidlo ĎALŠIE.

3. V nasledujúcom okne zvoľte MICROSOFT-EXCEL a kliknite na NEXT.

4. V okne SÚBOR NA IMPORT kliknite na PREHĽADAŤ a vyberte súbor schôdzky.

5. V možnostiach rozhodujete, či sa majú existujúce položky nahradiť importovanými prvkami, či sa majú zadať duplicitné schôdzky alebo či sa nemajú importovať duplikáty.

6. Po kliknutí na NEXT si môžete ako cieľový priečinok vybrať svoj kalendár. V ďalšom a poslednom kroku sa vás opýta, či sa majú importovať schôdzky určené ako rozsah. Po kliknutí na DOKONČIŤ sa termíny pridajú do kalendára.

Záver: Import údajov z Excelu do Outlooku je jednoduché

Namiesto ručného zadávania schôdzok z Excelu do programu Microsoft Outlook je možné položky kalendára exportovať a importovať automaticky v niekoľkých krokoch.

V starších verziách balíka Office je možné importovať súbory programu Excel priamo do programu Outlook. V súčasných verziách je import možný iba prostredníctvom súboru CSV oddeleného čiarkami. Sprievodca importom z programu Microsoft Outlook sprevádza používateľov procesom importu. Takýmto spôsobom môžete automaticky integrovať jednu alebo viac schôdzok do svojho kalendára v programe Microsoft Outlook v priebehu niekoľkých minút alebo môžete použiť skupinový kalendár.

FAQ

Aký je rozdiel medzi súborom CSV a súborom programu Excel?

Súbory programu Excel predstavujú konkrétny formát programu Excel a je ich možné čítať v programe Microsoft Excel a ďalších kompatibilných programoch. CSV znamená hodnoty oddelené čiarkou a tiež označuje formát súboru, v ktorom sú údaje oddelené čiarkami alebo bodkočiarkami. Prípona názvu súboru je .csv. Súbory CSV sa vyznačujú vysokou mierou kompatibility, a preto ich možno používať medzi rôznymi počítačovými programami a operačnými systémami.

Aké funkcie má sprievodca importom v programe Microsoft Outlook?

Program Microsoft Outlook je navrhnutý na spracovanie a import rôznych formátov súborov. Program Outlook má pre túto funkciu asistenta importu / exportu. Okrem iného sa tým zjednodušuje import súborov CSV alebo VCF z iných programov alebo operačných systémov. Sprievodca automaticky prevedie používateľov dotazom a potom importuje alebo exportuje požadované informácie.