Napríklad v zdroji údajov programu Excel môže existovať pole pre cenu produktu. V programe Excel ste priradili formát meny k zodpovedajúcim bunkám
Nie je neobvyklé, že tabuľka programu Excel slúži ako zdroj údajov pre formulárový list. Funguje to perfektne, pokiaľ sú polia hromadnej korešpondencie naplnené textom. Problémy však nastanú, keď polia hromadnej korešpondencie predstavujú číselné hodnoty.
Napríklad v zdroji údajov programu Excel môže existovať pole pre cenu produktu. V Exceli ste priradili formát meny k zodpovedajúcim bunkám tak, aby v tabuľke boli viditeľné hodnoty ako „0,85 EUR“ alebo „1 937,00 EUR“. V sériovom liste by mali byť uvedené aj sumy v eurách. Všimnite si však, že vo formáte Word sa zobrazujú iba čisté číselné hodnoty - napríklad „0,85“ alebo „1937“.
A ako získate informácie o mene vo formulári? Odpoveď je: pridať do polí hromadnej korešpondencie vhodné prepínače formátu. Funguje to takto:
Najprv vytvorte list formulára obvyklým spôsobom. Keď sa pripojíte k zdroju údajov, môžete napríklad vložiť pole hromadnej korešpondencie pre informácie o cene. V texte potom uvidíte zástupný symbol takto:
"Cena"
Ak chcete do tohto poľa hromadnej korešpondencie pridať prepínač formátu, musíte aktivovať zobrazenie kódu poľa. Ak to chcete urobiť, stlačte kombináciu klávesov ALT + F9. Namiesto poľa hromadnej korešpondencie sa teraz zobrazí kód poľa ako
{Cena MERGEFIELD}
Prepínač formátu zadáte za názvom poľa (tu: „Cena“), pričom prepínač pre číselné hodnoty vždy spustíte pomocou „\ #“. Potom nasleduje požadované formátovanie v úvodzovkách. Pri typickom formáte meny euro rozbaľte kód poľa poľa hromadnej korešpondencie nasledujúcim spôsobom:
{MERGEFIELD cena \ # " #. ## 0,00 EUR"}
V úvodzovkách znak hash (#) znamená voliteľné miesto pred čiarkou a nula (0) pre vynútenú špecifikáciu polohy - s jedným miestom pred a dvoma miestami za čiarkou. Na konci nasleduje symbol meny euro.
Po úprave kódu poľa poľa hromadnej korešpondencie sa môžete prepnúť späť do normálneho zobrazenia dokumentov opätovným stlačením kombinácie klávesov ALT + F9.
Kompletné sumy v eurách sa teraz zobrazujú v sériovom liste podľa želania, čo si môžete kedykoľvek skontrolovať v ukážke sériového listu.
