Prezentácie, ktoré sa používajú iba pre určité cieľové skupiny

Možno vám to je známe: Vytvorili ste rozsiahlu prezentáciu, ale teraz v závislosti od cieľovej skupiny chcete predložiť iba úryvok z nej.

Skupina divákov by sa napríklad mala predovšetkým dozvedieť podrobnosti o oddelení A, pretože sa týkajú iba týchto informácií. Iná skupina divákov by mala byť informovaná iba o sekcii B.

Alebo je prezentácia produktu rozdelená na technické a obchodné informácie a v závislosti od cieľovej skupiny - inžinierov alebo kupujúcich - by sa mali zobrazovať iba určité snímky. Každý by však mal vidieť snímky prezentácie spoločnosti a všeobecné vlastnosti produktu.

Keďže veľa používateľov nevie, ako tento problém vyriešiť, nie je neobvyklé, že vzniká niekoľko súborov, ktoré sú prezentované jednotlivým skupinám ľudí. Nevýhody sú zrejmé: Počet súborov sa zvyšuje. Ešte horšie: Ak sa majú snímky, ktoré sa zobrazujú v každej kópii, neskôr zmeniť, je úsilie pri vyhľadávaní a aktualizácii dosť vysoké.

Preto Powerpoint ponúka riešenie s funkciou prezentácie definovanej používateľom (v predchádzajúcich verziách prezentácia zameraná na cieľovú skupinu)!

Čo znamená pojem „vlastná prezentácia“?

Užívateľom definovaná prezentácia nie je nič iné ako výber snímok z väčšej oblasti snímok alebo celková prezentácia. Užívateľom definované prezentácie sú teda rôzne čiastkové verzie prezentácií, ktoré sú prispôsobené rôznym cieľovým skupinám. V jednotlivých čiastkových verziách sú zobrazené iba tie snímky, ktoré sú relevantné pre príslušné publikum.

Príklad: Celková prezentácia pozostáva z celkom 6 snímok. Pre kolegov z oddelenia A sú však relevantné iba snímky 1, 4, 5 a 6. Kolegovia z oddelenia B potrebujú iba snímky 1, 2, 3 a 6.

Výhody vlastnej prezentácie

Samozrejme, môžete tiež vytvoriť vlastnú prezentáciu pre každé publikum a potom ho uložiť pod iným názvom. Vlastná prezentácia však má tri hlavné výhody:

• Šetríte úložný priestor, pretože pracujete iba s jedným súborom.
• Nemusíte vytvárať súbory pre rôzne cieľové skupiny a hľadať ich neskôr. Nemôže sa vám stať, že máte pri sebe „zlú“ prezentáciu, pretože všetky relevantné snímky sú vždy v jednom súbore.
• Niektoré snímky pravdepodobne použijete vo viacerých vlastných prezentáciách. Keď sú tieto aktualizované, stačí vykonať zmeny v jednom súbore.

Ako vytvoriť vlastnú prezentáciu od PowerPointu 2007

Ak chcete vytvoriť prezentáciu orientovanú na cieľovú skupinu v súbore PowerPoint, postupujte nasledovne:

• Otvorte celkovú prezentáciu, v ktorej chcete vytvoriť čiastkové prezentácie.
• Kliknite na kartu Prezentácia na tlačidle Prezentácia na mieru a potom ďalej Prezentácie zamerané na cieľovú skupinu.
• V dialógovom okne kliknite na Nový. Priraďte názov svojej prezentácii.
• V ľavom zozname vyberte snímky, ktoré sa majú objaviť v prezentácii orientovanej na cieľovú skupinu, a kliknite na Pridať k.

• Potvrďte pomocou OK a potom kliknite na Záver.

Ako doručiť vlastnú prezentáciu od programu PowerPoint 2007

Najjednoduchší a najjednoduchší spôsob zobrazenia konkrétnej čiastkovej prezentácie je nasledujúci:

• Otvorte celý súbor.
• Prepnúť na kartu Prezentácia.
• Kliknite na tlačidlo Prezentácia na mieru a potom vyberte požadovaný záznam.

Ako vytlačiť prezentáciu orientovanú na cieľovú skupinu od programu PowerPoint 2007 a ďalej

Prezentovali ste pred oddelením A a teraz chcete dať poslucháčom presne tie snímky, o ktorých ste diskutovali na prednáške. Jednou z možností by bolo zapísať si čísla strán príslušných snímok a potom ich špecifikovať ako strany, ktoré sa majú vytlačiť.

Je to však oveľa jednoduchšie, pretože PowerPoint si už poznamenal, ktoré snímky sú súčasťou vašej vlastnej prezentácie. Pri tlači si preto môžete jednoducho vybrať, ktorú verziu chcete vytlačiť.

V programe PowerPoint 2010 to funguje takto:

• Otvorte prezentáciu.
• Vyber si súbor - Stlačiť.
• Kliknite nižšie nastavenie na tlačidle Vytlačte všetky snímky. Teraz sa vám zobrazia rôzne možnosti.
• Vyber si na Prezentácia definovaná cieľovou skupinou verzia, ktorú hľadáte. Svoj výber potvrďte tlačidlom Stlačiť.

V programe PowerPoint 2007 to funguje takto:

• klikni na Tlačidlo Office a potom ďalej Stlačiť.
• V dialógovom okne Tlačiť ako vyberte Tlaková oblasť možnosť Prezentácia zameraná na cieľovú skupinu. Napravo od neho vyberte príslušnú verziu. Potvrďte pomocou OK.

Ako vytvoriť vlastnú prezentáciu od PowerPointu 2003 a ďalej

Ak chcete vytvoriť prezentáciu orientovanú na cieľovú skupinu v súbore PowerPoint, postupujte nasledovne:

• Otvorte prezentáciu, v ktorej chcete vytvoriť čiastkové prezentácie.
• Kliknete v ponuke Prezentácia na opcii Prezentácie zamerané na cieľovú skupinu.
• V dialógovom okne kliknite na Nový.
• Priraďte názov svojej prezentácii.
• V ľavom zozname vyberte snímky, ktoré sa majú objaviť v prezentácii orientovanej na cieľovú skupinu, a kliknite na Pridať k.
• Potvrďte pomocou OK a potom kliknite na Záver.

Ako doručiť vlastnú prezentáciu od programu PowerPoint 2003

• Otvorte celý súbor.
• Kliknete v ponuke Prezentácia na Prezentácie zamerané na cieľovú skupinu.
• V dialógovom okne vyberte požadovanú verziu a kliknite na Ukážka.

Ako vytlačiť prezentáciu orientovanú na cieľovú skupinu od programu PowerPoint 2003 a ďalej

• Vyberte v ponuke súbor príkaz Stlačiť.
• Aktivujte v dialógovom okne Stlačiť pod Tlaková oblasť možnosť Prezentácia zameraná na cieľovú skupinu. Napravo od neho vyberte príslušnú verziu. Potvrďte pomocou OK.