Mnoho používateľov používa program Excel na správu všetkých druhov zoznamov. Adresy, články, ceny, rozpočty a ďalšie zásoby údajov je možné samozrejme tiež preniesť do programu Word prostredníctvom schránky - čím sa ušetrí potreba opätovného zadávania údajov.
Zoraďte údaje programu Excel pomocou automatického filtra
Prvým spôsobom vyberiete požadované informácie pred ich prenosom do programu Word pomocou funkcie filtra priamo v programe Excel:
- V Exceli otvorte tabuľku, z ktorej chcete získať informácie.
- V programoch Excel 2003, 2002 / XP a 2000 kliknite na ľubovoľnú bunku v zozname a potom vyberte ponuku DATA-FILTER-AUTOFILTER.
V programe Excel 2007 nájdete funkciu filtrovania na karte »Štart« v skupine UPRAVIŤ. V skupine kliknite na tlačidlo ZORADIŤ A FILTRAŤ a potom kliknite na FILTER. - Excel teraz zmení záhlavia stĺpcov vášho zoznamu na takzvané »rozbaľovacie zoznamy«, ktoré spoznáte podľa šípok smerujúcich nadol. Tieto zoznamy môžete použiť na výber kritérií, ktoré by sa mali vzťahovať na články, ktoré hľadáte.
Keď v programe Excel 2007 kliknete na šípku smerujúcu nadol, v stĺpci »Kategórie« sa zobrazí nová ponuka, v ktorej sú vybraté všetky položky. V tejto ponuke najskôr deaktivujte začiarkavacie políčko pred položkou »Vybrať všetko«. Potom znova aktivujte začiarkavacie políčko pred požadovanou kategóriou. - Automatický filter je obzvlášť vhodný pre naše účely, pretože teraz automaticky skryje všetky položky zoznamu, ktoré nespĺňajú požadované kritérium. Výsledkom je presne tá tabuľka, ktorú chcete preniesť do Wordu. Môžete ich ľahko zvýrazniť, skopírovať a prilepiť do textu programu Word.
Niektoré riadky v tabuľkách programu Excel sú často pre lepší prehľad zvýraznené farebne a niekedy chcete upozorniť na zmeny v bunkách pomocou podmieneného formátovania. Ako špeciálnu funkciu ponúka filter Excel 2007 možnosť filtrovania podľa farieb riadkov. Ak to chcete urobiť, vyberte bunku v zozname článkov a prepnite na funkciu filtra na karte »Štart« v skupine »Upraviť«. Vyvolajte funkciu Triediť a filtrovať-filtrovať. Kliknite na šípku nadol v ľubovoľnom záhlaví stĺpca.
Teraz v ponuke, ktorá sa otvorí, vyberte položku »Filtrovať podľa farby«. Potom budete mať na výber zo všetkých farieb riadkov v tabuľke. Vyberte požadovanú farbu. Technológia s automatickým filtrom v zásade funguje celkom dobre, ale má aj niekoľko nevýhod: Na jednej strane musíte nechať Word pripraviť údaje. Navyše nie je možné prepojenie medzi programami Word a Excel, takže postup musíte zopakovať, ak sa napríklad zmenia ceny, odstránia sa položky z programu alebo sa pridajú nové. Mali by ste preto poznať druhú, málo známu alternatívu, ktorá tieto nevýhody nemá a pre ktorú nemusíte opustiť Word.
Vložte tabuľky programu Excel ako databázu do programu Word 2007
Presne povedané, zoznam vytvorený v programe Excel nie je nič iné ako databázová tabuľka: polia sú usporiadané v stĺpcoch a údajové záznamy (položky zoznamu) v riadkoch. Na prístup k tabuľkám programu Excel preto môžete použiť aj databázové rozhranie programu Word.
V programe Word 2007 bol panel s nástrojmi databázy odstránený z dôvodu nového konceptu ovládania. Na pohodlné vyvolanie tejto funkcie je preto najskôr potrebné zahrnúť tlačidlo VLOŽIŤ DATABÁZU na panel s nástrojmi rýchleho prístupu.
Postupujte nasledovne:
- Pravým tlačidlom myši kliknite na pás s nástrojmi a v kontextovej ponuke vyberte položku PRISPÔSOBIŤ NÁSTROJOVÝ RUCH PRE RÝCHLE PRÍSTUP.
- Potom v rozbaľovacej ponuke VYBRAŤ PRÍKAZY v dialógovom okne, ktoré sa teraz otvorí, nastavte položku »Všetky príkazy«.
- Vyhľadajte v zozname »Vložiť databázu« a preneste tento záznam pomocou tlačidla PRIDAŤ do pravého zoznamu so všetkými predchádzajúcimi tlačidlami na paneli rýchleho prístupu.
- Teraz zatvorte dialógové okno Možnosti programu Word pomocou OK.
Teraz ste späť v normálnom pracovnom prostredí programu Word a pomocou tlačidla, ktoré ste práve vytvorili, importujete zoznam článkov do zošita programu Excel ako databázu do programu Word.
Tu je presný postup importu zoznamu článkov ako databázy do programu Word 2007:
- Otvorte dokument, do ktorého chcete importovať zoznam článkov, a umiestnite kurzor na požadované miesto na vloženie zoznamu článkov.
- Kliknite na novo pridané tlačidlo VLOŽIŤ DATABÁZU na paneli rýchleho spustenia.
- V nasledujúcom dialógovom okne kliknite na IMPORT ÚDAJOV a potom vyberte súbor programu Excel, z ktorého chcete importovať údaje.
- Dialógové okno teraz obsahuje zoznam pracovných hárkov vo vybratom súbore. Vyberte názov hárka s vašimi údajmi a uistite sa, že je začiarknuté políčko PRVÁ RADA ÚDAJOV OBSAHUJÚCICH HLAVNÝCH HLAV. Potvrďte svoj výber pomocou OK.
- V dialógovom okne databázy kliknite na tlačidlo VYŽIADAŤ MOŽNOSTI, aby ste do dokumentu vložili iba určité riadky.
- Na karte »Filtrovať záznamy údajov« potom môžete definovať kritériá tak, aby Word z tabuľky programu Excel čítal iba požadované riadky.
- Ak chcete, môžete pomocou ostatných kariet v dialógovom okne definovať kritériá triedenia a vybrať polia, ktoré sa majú importovať. Nakoniec potvrďte svoje nastavenia pomocou OK.
- Potom kliknite na VLOŽIŤ ÚDAJE. Teraz môžete obmedziť počet dátových záznamov, ktoré sa majú načítať. Aktivujte začiarkavacie políčko pred možnosťou Vložiť ako pole, aby Word mohol uložiť všetky parametre tohto konkrétneho dopytu. Aktuálny stav údajov si môžete kedykoľvek prečítať jednoduchým aktualizovaním funkcie poľa pomocou klávesu F9.
- Nakoniec potvrďte svoje zadania pomocou OK. Všetky riadky z tabuľky programu Excel, ktoré zodpovedajú možnostiam dotazu, budú teraz vložené na aktuálnu pozíciu kurzora.
