Vyrovnávate objednávky alebo projekty na základe odpracovaných hodín? Alebo chcete len vedieť, koľko času ste strávili konkrétnym projektom alebo zákazníkom?
Potom preneste údaje z denníka programu Outlook alebo z kalendára do programu Excel, aby ste tam mohli pokračovať vo výpočte.
Či vezmete údaje na fakturáciu z kalendára alebo denníka, závisí od toho, ako pracujete: Ak zablokujete čas, ktorý v kalendári pracujete pre konkrétneho zákazníka, vykonaním príslušných stretnutí, môžete tieto údaje skopírovať z kalendára programu Excel. Ak namiesto toho chcete viesť minútu po minúte záznam o tom, kedy a ako dlho ste pre zákazníka pracovali, je vhodnejší denník. Potom však musíte zapnúť a vypnúť vlastný časovač denníka na začiatku a na konci práce.
Ukážte čas strávený v denníku
Denník v programe Outlook je možné použiť na zaznamenanie toho, ako dlho ste pracovali na projekte alebo pre zákazníka. V štandardnom nastavení denník zobrazuje aktivity zaznamenané pre konkrétneho zákazníka v dialógovom okne kontaktu, ale nie príslušné trvanie. Môžete to zmeniť nasledovne:
- V priečinku Kontakty otvorte kontakt, pre ktorého chcete zaznamenávať úlohy.
- Otvorte kartu až do Outlooku 2003 vrátane činnosti. V Outlooku 2007/2010 naopak voláte Kontakt → Zobraziť → Aktivity na.
- Ak tu nie je žiadny stĺpec trvanie je možné vidieť, kliknite pravým tlačidlom myši odkaz alebo V priečinku a zavolajte príkaz Upraviť aktuálne zobrazenie na.
- kliknite na polia.
- Pod Vyberte dostupné polia vyber si Všetky polia denníka. Potom kliknite nižšie Dostupné polia na trvanie a hore Pridať k.
- Zatvorte dialógové okná.
Zaznamenajte si čas strávený na zákazníkoch
Ako dlho pracujete pre klienta, môže Outlook zaznamenať nasledovne:
- Otvorte priečinok Kontakty a kliknite pravým tlačidlom myši na kontakt, pre ktorý chcete zaznamenať odpracované hodiny.
- Zavolajte príkaz v kontextovom menu Nový záznam v denníku pre kontakt (až do Outlooku 2003) alebo Vytvoriť → Nový záznam v denníku pre kontakt (Outlook 2007) alebo Vytvoriť → Nový záznam v denníku (Outlook 2010).
- Zadajte krátky predmet (Outlook navrhne meno zákazníka) a vyberte typ záznamu.
- kliknite na Začnite načasovať resp. Začnite načasovať (v programe Outlook 2007/2010) spustite časovač.
- Teraz urobte to, za čo budete zákazníkovi fakturovať neskôr.
- Hneď ako skončíte, vráťte položku denníka z Outlooku späť do popredia a kliknite na Zastavte načasovanie (resp. Zastavte časovač v programe Outlook 2010).
- Uložte a zatvorte záznam v denníku.
- Aby ste nemuseli spúšťať protokolovanie ručne pre každú úlohu, môžete tiež nariadiť aplikácii Outlook, aby zaznamenávala určité činnosti, ktoré pre konkrétny kontakt vykonávate. Ak to chcete urobiť, zavolajte príkaz Nástroje → Možnosti a kliknite na Možnosti denníka. Vyberte kontakt a prvky, ako aj aplikačné programy. Zatvorte dialógové okná.
