Filtrujte kontakty v adresári: Definujte obľúbené položky

Viete to aj vy: Máte v adresári veľký počet kontaktov, ale pravidelne používate iba malý počet týchto záznamov? Napríklad 20 najdôležitejších zákazníkov alebo zamestnancov v medzipodnikovom projekte. Aby ste to pochopili

Na rozdiel od doručenej pošty neexistuje v adresári žiadna sekcia obľúbených položiek, ale môžete nastaviť zobrazenie obľúbených položiek a kontakty v kategórii Obľúbené priradiť. Zobrazenie obľúbených položiek potom filtruje vaše kontakty a zobrazuje iba obľúbené položky.

Všimnite si však, že to nefunguje pre kontakty, ktoré sú v podadresároch v adresári.

Definujte kategóriu „Obľúbené“

V programe Outlook do verzie 2003 je táto kategória Obľúbené už preddefinované, od Outlooku 2007 ich musíte nastaviť ručne:

1. Otvorte adresár a kliknite na kartu začať na Kategorizovať a potom ďalej Všetky kategórie.
2. kliknite na Nový.
3. Zadajte ako štítok Obľúbené a.
4. Vyberte si vhodný farba koniec.
5. Ak chcete kategóriu priradiť pomocou klávesovej skratky, v poli vyberte Klávesová skratka jednorazový. K dispozícii sú však iba kombinácie funkčných klávesov a klávesu Ctrl.
6. Zavrite dialóg pomocou OK.
7. Odstráňte začiarknutie pred novou kategóriou (pokiaľ nechcete kategóriu priradiť k aktuálnemu kontaktu) a kliknite na OK.

Definujte adresy ako obľúbené

Priraďte kategóriu dôležitým kontaktom Obľúbené komu:

• V otvorenom kontakte kliknite na v pravom dolnom rohu v programe Outlook až do roku 2003 Kategórie a vyber si Obľúbené koniec. V programe Outlook 2007 alebo novšom kliknite na v dialógovom okne Kategorizovať (v skupine Kategórie) a vyberte si Obľúbené koniec.
• Pravým tlačidlom myši kliknite na kontakt v jednom zo zoznamov a zavolajte Kategórie (Outlook do roku 2003) alebo Kategorizovať hore a vyber si Obľúbené koniec.

Nastaviť zobrazenie obľúbených

Teraz vytvorte zobrazenie, v ktorom je možné vidieť iba obľúbené položky:

1. V Outlooku až do verzie 2007 zavoláte príkaz Zobraziť ⇒ (Usporiadať podľa) ⇒ Aktuálne zobrazenie ⇒ Definovať zobrazenia ⇒ Nové na. V programe Outlook 2010 kliknite na kartu názor na Zmeniť zobrazenie ⇒ Spravovať zobrazenia ⇒ Nové.
2. Zadajte ako štítok Obľúbené a, vyberte typ zobrazenia Tabel a klikni OK.
3. kliknite na Filter.
4. Otvorte register Viac možností.
5. kliknite na Kategórie.
6. Zaškrtnite pred ním Obľúbené a zatvorte dialógové okno výberu.
7. Kliknite dvakrát OK.
8. Prepnite možnosť Zobraziť iba zobrazenia vytvorené pre tento priečinok a zatvorte dialógové okno.

Zobraziť iba obľúbené položky

Hneď ako budete chcieť vidieť iba kontakty, ktoré boli deklarované ako obľúbené, prepnite zobrazenie v adresári Obľúbené a.

• V programe Outlook až do verzie 2007 vyberte toto zobrazenie vľavo pod Aktuálny pohľad alebo prostredníctvom zoznamu Aktuálny pohľad na rozšírenom paneli s nástrojmi.
• V programe Outlook 2010 otvorte kartu názor, Kliknite na Zmeniť zobrazenie a potom si vyber Obľúbené koniec.