Distribučné zoznamy sú v Outlooku praktickým nástrojom: Ak často odosielate poštu tej istej skupine príjemcov, napríklad členom vašej pracovnej skupiny, tímu alebo dokonca členom klubu, odporúča sa použiť skupinu
Jednoducho definujte distribučný zoznam, ktorý obsahuje napríklad všetky e -mailové adresy vašej pracovnej skupiny - potom v budúcnosti budete musieť distribučný zoznam zadať iba do poľa Komu e -mailu, Outlook potom automaticky nahradí toto označenie zodpovedajúcimi e -mailovými adresami, keď email je odoslaný.
Ak chcete odoslať poštu iným adresátom, jednoducho pripojte ich adresy (oddelené bodkočiarkami alebo čiarkami) za názov distribučného zoznamu.
Pozor: Distribučné zoznamy je možné použiť aj v poli CC alebo BCC pošty.
Ako vytvoriť nový distribučný zoznam
Ako vytvoriť distribučný zoznam v programe Outlook so skupinou kontaktov, napríklad so všetkými členmi projektového tímu alebo so všetkými vašimi zákazníkmi:
1. Otvorte priečinok / adresár kontaktov programu Outlook.
2. V programe Outlook do verzie 2007 zavolajte Súbor → Nový → Distribučný zoznam alebo stlačte kombináciu klávesov CTRL + SHIFT + L. V programe Outlook 2010 kliknite na kartu začať na tlačidle Nová skupina kontaktov (funguje aj klávesová skratka).
3. Zadajte do poľa "Priezvisko" napríklad názov zoznamu „Zákazníci“, „Zákazník xyz“, „Pracovná skupina“; "Projekt x".
Vezmite prosím na vedomie: Ak už je v adresári distribučný zoznam s týmto názvom, Outlook nezobrazí upozornenie, ale vytvorí druhý zoznam s rovnakým názvom.
4. Kliknite na „Vyberte členov“(Alebo v programe Outlook 2010 Vyberte členov → Z kontaktov programu Outlook), ak chcete do distribučného zoznamu pridať kontakty z digitálneho adresára. Vyberte kontakty dvojitým kliknutím a zatvorte dialógové okno výberu OK. Ak chcete pridať adresy ľudí, ktorí sa nenachádzajú v adresári, kliknite v programe Outlook do roku 2007 pridať nové a zadajte adresy; v programe Outlook 2010 kliknite na Pridať členov → Nový e -mailový kontakt. Zadajte údaje a rozhodnite, či sa má kontakt pridať do adresára.
5. Hneď ako zadáte všetky adresy, kliknite na „Uložiť a zavrieť“.
Distribučný zoznam teraz nájdete v priečinku Kontakty - tam ho poznáte podľa názvu a ikony s dvoma štylizovanými hlavami.
Ako poslať e -mail do distribučného zoznamu
Hneď ako je distribučný zoznam nastavený, odošlite správu na všetky adresy v zozname nasledovne:
1. Napíšte novú správu vrátane predmetu. Potom kliknite na tlačidlo Komu. Ak adresy nie sú v poli O by malo byť vložené, kliknite na Kópia resp. Skrytá kópia (potom príjemcovia neuvidia ostatné adresy).
2. Dvojitým kliknutím vyberte distribučný zoznam z priečinka Kontakty a zatvorte dialógové okno „OK“.
3. Ak by mala správa smerovať aj na ďalších adresátov, jednoducho pripojte ich adresy (oddelené bodkočiarkou alebo čiarkou) za názov distribučného zoznamu.
Len keď odošlete e-mail, program Outlook nahradí názov distribučného zoznamu e-mailovými adresami, ktoré obsahuje.
Ako upravovať a meniť distribučné zoznamy
Každú chvíľu je potrebné pridať ďalšie e-mailové adresy do distribučného zoznamu alebo odstrániť existujúce adresy. Ak chcete upraviť distribučný zoznam, postupujte nasledovne.
1. Otvorte priečinok Kontakty.
2. Dvakrát kliknite na názov požadovaného distribučného zoznamu (distribučné zoznamy spoznáte podľa ikony, ktorá zobrazuje dve štylizované hlavy).
3. Vykonajte požadované zmeny: Ak chcete pridať kontakty z adresára, kliknite na „Vybrať členov“, ak chcete zadať nové adresy, kliknite na „Pridať nové“. Adresy, ktoré už nie sú potrebné, môžete odstrániť pomocou príkazu „Odstrániť“.
4. Keď skončíte, kliknite na „Uložiť a zavrieť“.
Ak chcete upraviť jednu z adries, otvorte ju v priečinku Kontakty a upravte kontakt. Outlook získa poštové adresy z adresára.
Iba v prípade, že neexistuje zodpovedajúci kontakt, Outlook prevezme adresu zadanú prostredníctvom položky „Pridať nové“, ktorú nemôžete upraviť v distribučnom zozname.
