Ako vytvoriť digitálny podpis
Podpisy sú nevyhnutné v mnohých rôznych kontextoch. Aj keď sa život čoraz viac digitalizuje, súkromne aj profesionálne, možnosti podpisu na počítači alebo smartfóne sa zdajú byť obmedzené. Program Microsoft Word ponúka rôzne spôsoby vkladania podpisov, ktoré šetria čas a papier. Ale: Nie každá alternatíva má rovnaký právny status ako ručný podpis.
Prečo vôbec vkladať podpis do Wordu?
Kto by nepoznal tento problém? Dokumenty a zmluvy dostanete na podpis e-mailom a teraz ich musíte pracne vytlačiť a podpísať, aby ste ich mohli odoslať späť ako sken. Tento proces je možné zjednodušiť vďaka Wordu. Ak nevlastníte tlačiareň alebo chcete šetriť papier kvôli životnému prostrediu, existujú alternatívy k podpisu.
Čo to však vlastne znamená podpísať - a je digitálny podpis ekvivalentom manuálneho? Svojím podpisom robíte vyhlásenie o zámere v najširšom zmysle. Či už ide o kúpnu zmluvu, nájomnú alebo pracovnú zmluvu alebo záruku. Právne záväzným sa stane iba váš podpis.
Nie je to však jediný dôvod na pridanie podpisu. Podpisy tiež poskytujú dokumentom väčšiu profesionalitu a jasne identifikujú autorstvo. Podpisy navyše chránia pred podvodom: Váš ručný podpis je jedinečný, a preto je odolný proti falšovaniu. Slúži tiež na dlhodobú spoľahlivú identifikáciu. Platí to však aj pre digitálny podpis?
Zabezpečenie na prvom mieste - čo je to digitálny podpis?
Nariadenie eIDAS (elektronická identifikácia a dôveryhodné služby) definuje požiadavky na platnosť a dôveryhodnosť elektronických podpisov v celej EÚ. Táto „služba elektronickej identifikácie a dôveryhodné služby“ určuje tri úrovne: jednoduchý, pokročilý a kvalifikovaný elektronický podpis. Pretože súkromné použitie je obmedzené hlavne na prvé dve úrovne zabezpečenia, nasledujúce vysvetlenia sa na to len odvolávajú.
Podpis na tablete balíkového nosiča je rovnako jednoduchý elektronický podpis ako vloženie skenu s ručným podpisom do dokumentu. Ten funguje vo Worde bez akýchkoľvek problémov, ale nie je akceptovaný pre každé vydanie. Tretia strana môže tiež vložiť sken vášho podpisu.
Pokročilý elektronický podpis ponúka oveľa väčšiu ochranu, pretože tu sa používa aj digitálny certifikát. Jasne potvrdzuje vašu identitu - na rozdiel od skenovania ručného podpisu. Certifikát je vydaný dôveryhodnou treťou stranou a pozostáva z ID a PIN. Po podpísaní je súbor odoslaný ďalej v šifrovanej forme a od tohto bodu ho už nemožno zmeniť.
Ručné podpisovanie: klasické a bezpečné na papieri alebo tablete
K dispozícii máte rôzne možnosti na pridanie ručného podpisu do dokumentu programu Word.
Naskenujte podpis a umiestnite ho do programu Word: Takto to funguje
Podpis vložíte do dokumentu programu Word pomocou skenera alebo skenovacej aplikácie pre smartfón alebo tablet:
Podpíšte svoj podpis na list papiera.
Naskenujte podpis pomocou aplikácie alebo tlačiarne.
Vyvolajte skenovanie v počítači a pomocou funkcií na úpravu obrázkov v programe Word orežte požadovanú veľkosť.
Upravenú grafiku svojho podpisu uložte ako súbor s obrázkom.
Po kliknutí na „Vložiť“ vyberte tlačidlo „Obrázky“ a potom „Toto zariadenie“. Otvorí sa nové okno, v ktorom môžete vidieť štruktúru priečinkov vášho počítača. Nájdite súbor s vašim podpisom a umiestnite ho na požadované miesto kliknutím na „Ok“ na konci dialógového okna.
Dobre vedieť: V systéme Mac je možné naskenovať a uložiť podpis do súborov PDF, ktorý je potom možné tiež preniesť do programu Word.
Vytvorte profesionálny podpisový riadok pre podpis
Aby podpis vyzeral profesionálnejšie, môžete pracovať aj s podpisovým riadkom. Pretože to môže byť označené menom, dátumom a titulom alebo pracovným zaradením podpisujúceho. Ak to chcete urobiť, postupujte nasledovne:
-
Na páse s nástrojmi programu Word prejdite na kartu „Vložiť“.
-
Kliknite na podpisový riadok na pravej strane pásky a v rozbaľovacej ponuke vyberte položku „Podpisový riadok balíka Microsoft Office“.
-
Do polí uvedených v dialógovom okne zadajte krstné meno, priezvisko a pozíciu podpisujúcej osoby, prípadne aj jej e-mailovú adresu.
-
Vykonajte výber nastavením alebo odstránením začiarkavacieho políčka pre automatické pridanie času podpisu a schválenia komentárov.
-
Kliknutím na „Ok“ potvrďte svoje zadania.
Tento dokument je teraz možné vytlačiť a podpísať určenou osobou. Existuje však aj spôsob digitálneho podpisu na podpisovom riadku.
Digitálne podpisovanie - inteligentné a bezpečné riešenie
Ak chcete do dokumentu programu Word pridať digitálny podpis, použite štandardné funkcie programu Word alebo možnosti rozšírenia.
Podpíšte podpisový riadok obrázkom alebo voľnou rukou
Ak existuje podpisový riadok, podpis je možné vložiť dvoma rôznymi spôsobmi. Buď vložíte obrázok alebo sken vášho podpisu, alebo sa podpíšete ručne z mobilného telefónu alebo tabletu. Všimnite si toho, že je to možné len z Wordu pre Microsoft 365. Ak chcete pridať súbor s podpismi, postupujte takto:
Ak sa vaše meno ešte nenachádza v riadku podpisu, zadajte ho do poľa „Meno, priezvisko“.
Kliknite na položku Vybrať obrázok a vyberte možnosť Vybrať podpisový obrázok.
Nájdite požadovaný súbor v umiestnení.
Voľbu potvrďte kliknutím na „Vybrať“ ľavým tlačidlom myši.
Manuálny podpis cez touchpad
Na druhej strane je možné do podpisového riadku pridať aj ručný podpis z touchpadu:
Kliknite na možnosti atramentu na tablete alebo smartfóne.
Vložte svoj ručný podpis na určené miesto v riadku na podpis.
Pretože podpísaný dokument obvykle nechcete meniť, je vhodné celý dokument po jeho podpísaní uložiť ako súbor PDF. To ho tiež chráni pred nezákonnými zmenami.
Tip: Ak na druhej strane uprednostňujete digitálny podpis s časovou pečiatkou, a tým ešte väčšiu bezpečnosť, stačí dvakrát kliknúť na riadok podpisu a postúpiť ho rôznym certifikačným autoritám, ako je napríklad GlobalSign. Fungujú ako druh orgánu, ktorý vám vydá dočasný certifikát pre digitálne podpisy. Certifikát je porovnateľný s digitálnym identifikačným dokumentom a v niektorých prípadoch je spoplatnený. Umožňuje však aj vloženie zaručeného elektronického podpisu v súlade s nariadením eIDAS.
Na elektronické podpisy používajte doplnky Wordu: Takto to funguje
Doplnky programu Word tiež uľahčujú digitálne podpisovanie dokumentu. Doplnky sú zvyčajne bezplatné možnosti rozšírenia pre program Microsoft Word. Výhodou oproti aplikácii - t. J. Mobilnej aplikácii pre vaše mobilné zariadenie - je jednoduchá implementácia v existujúcom programe Word. Doplnok je jednoducho nástroj, ktorý máte k dispozícii pre všetky budúce úlohy v oblasti navrhovania textu v programe Word.
Dva doplnky „DocuSign“ a „AdobeSign“ sú ideálne na podpisovanie dôležitých dokumentov. Spoločnosť Adobe môžete použiť na odosielanie elektronických podpisov na všetkých troch úrovniach zabezpečenia. Toto rozšírenie pre Word navyše umožňuje pridávanie komentárov a priradenie určitých pasáží špeciálne pre adresáta.
To potom vie, kde je jeho podpis požadovaný a kde má nechať podpisový riadok prázdny. Tvorca dokumentu súčasne sleduje, kto zo signatárov už podpísal a ktorých podpis stále čaká. Oba doplnky sú bezpečné a tiež šetria čas a papier.
Prihlásenie vo Worde: Office robí z pera a papiera súťaž
V programe Word máte mnoho možností, ako urobiť texty príťažlivejšími a profesionálnejšími. V obsahu môžete formátovať text alebo zobrazovať šablóny nadpisov. Súvislý vzhľad môžete zaistiť aj pridaním referencií. Môžu byť vložené aj zoznamy a špeciálne znaky na ilustráciu, ale aj vedecky správne zobrazenie - napríklad z oblastí matematiky alebo cudzích jazykov. V neposlednom rade vám Word pomôže skontrolovať delenie slov, písma a písma.
Ďalším spôsobom, ako profesionálne navrhovať dokumenty, je pridávanie podpisov do programu Word. Podpis dáva vášmu dokumentu väčšiu vážnosť, ale aj právne záväzný charakter. Bez ohľadu na to, či ide o kúpnu zmluvu, nájomnú alebo pracovnú zmluvu, podpis vyjadruje, že súhlasíte s obsahom dokumentu. Digitálny podpis vo Worde tak predstavuje zásadný krok k modernejšiemu, efektívnejšiemu a ekologickejšiemu dizajnu rôznych koordinačných procesov v súkromnom, ako aj v profesionálnom živote.
FAQ
Ako môžem vložiť podpis do programu Word?
Podpis vložíte do programu Word tak, že ho umiestnite na list papiera, naskenujete ho a vložíte ako grafiku na požadované miesto v dokumente programu Word. Ak máte touchpad, môžete sa prihlásiť pomocou možnosti atramentu vo Worde. Toto však funguje iba s programom Microsoft Word 365. Ďalším spôsobom je v prípade potreby podpísať podpisový riadok certifikovaným digitálnym podpisom. Word je možné aktualizovať aj pomocou užitočných rozšírení - takzvaných doplnkov - napríklad „AdobeSign“ od spoločnosti Adobe.
Čo je to podpisový riadok?
Podpisový riadok je špeciálny podpisový riadok, ktorý môžete prispôsobiť krstným menom, priezviskom, profesionálnym zaradením a ďalšími údajmi o signatárovi. Grafiku podpisu je možné vložiť do riadku, podpísať ručne pomocou touchpadu alebo pomocou certifikátu.
Sú podpisy v počítači bezpečné?
Elektronické podpisy, ktoré robíte na počítači, tablete alebo smartfóne, sú právne záväzné v rôznej miere v závislosti od požiadaviek, ktoré spĺňajú. Nariadenie eIDAS EÚ definuje tri úrovne zabezpečenia. Na prijatie zásielky poštou je síce potrebný iba jednoduchý elektronický podpis, na dôležité záležitosti, ako je uzatváranie zmlúv, sa však vyžaduje aspoň pokročilý, ak nie kvalifikovaný elektronický podpis. V programe Word môžete vložiť rozšírený podpis iba po zakúpení zodpovedajúceho certifikátu.
