Tipy na prácu s funkciami programu Word
Každý, koho zaujíma návrh textu, rýchlo narazí na program Microsoft Word. So softvérom nielen navrhujete text, ale tiež k nemu pridávate tabuľky a grafiku. V programe Word stačí na vytvorenie vysokokvalitných dokumentov iba niekoľko kliknutí. Užitočné a dôležité funkcie vám pomôžu napríklad pri automatizácii únavných úloh. To vám ušetrí drahocenný čas a umožní vám plne sa sústrediť na písanie.
Nastavenie stránky - pripravte textovú prácu s programom Word
V mnohých prípadoch má zmysel premýšľať o rozložení skôr, ako začnete s textovým spracovaním. Rozloženie popisuje vizuálny dizajn listu. Vplyv na to má formát papiera a okraje, zarovnanie a zlomenie. Všetky tieto nastavenia definujete na stránke Nastavenie. Príslušné funkcie vyvoláte cez pás s ponukami. Na karte „Rozloženie“ nájdete vľavo položku ponuky „Nastavenie stránky“.
Ak chcete vytvoriť verejné oznámenie, ktoré je ľahko čitateľné, vyplňte rovnomerne textom celú stránku. Chcete, aby sa grafický obsah v dokumente striedal s textovými blokmi? Potom okrem funkcie „Textové polia“ môžete v programe Word 2010 použiť aj možnosť Pozičný rámček. Tieto príklady ukazujú, že je dôležité zamyslieť sa nad tým, ako by mal hotový dokument vyzerať, než začnete písať. Šablóny štýlov vám pomôžu správne formátovať nadpisy, odseky a podobne.
Pracujte efektívnejšie vďaka funkciám v teréne v Office
Microsoft Word vám ponúka mnoho šablón, ktoré vám spríjemnia každodenné písanie. Predovšetkým sem patria šablóny, ktoré vám pomôžu s nastavením stránky. Pri vytváraní dokumentu programu Word sa často stáva, že používatelia chcú zadať dátum alebo číslo stránky. Tu vstupujú do hry takzvané poľné funkcie.
O funkcii poľa si môžete predstaviť ako zástupný symbol. Také pole je napríklad v mieste, kde by sa mal dátum objaviť. Teraz môžete funkciu poľa kedykoľvek aktualizovať, aby bol obsah poľa aktuálny. Jedno kliknutie myšou stačí na to, aby sa vždy zobrazil správny dátum alebo číslo príslušnej stránky.
Túto funkciu môžete dokonca použiť aj v programe Word na vytvorenie automatického obsahu alebo aktuálneho zoznamu zdrojov. To nielenže uľahčuje revíziu, ale tiež urýchľuje prácu s literatúrou a zdrojmi. Vďaka tomuto nastaveniu navyše nemusíte nastavovať formátovanie znova a znova. Ten istý zástupný symbol jednoducho vyplníte aktuálnymi informáciami - pohodlne prostredníctvom prepojených odkazov.
Hlavička a päta pre prehľadnejšie dokumenty
V programe Word je mnoho funkcií, ktoré pomáhajú objasniť text nielen vám, ale aj vašim čitateľom. Napríklad pomocou hlavičky a päty vizuálne odlíšte dodatočné informácie od tela textu. Najmä pri viacstranových dokumentoch je možné tieto riadky použiť na zobrazenie čísel strán, názvov dokumentov alebo log.
Táto funkcia má vlastnú sekciu na páse s ponukami pod tlačidlom „Vložiť“. V tejto položke ponuky nájdete šablóny pre hlavičku a pätu, ako aj možnosť prispôsobiť tieto moduly. Keď otvoríte nastavenia hlavičky, nemôžete upravovať oblasť hlavného textu. Najprv definujte, ako by mal prvok rozloženia vyzerať, a potom kliknite na „Zavrieť hlavičku a pätu“, aby ste mohli pokračovať v pravidelných úpravách dokumentu programu Word.
Dobre vedieť: Ak nepracujete v hlavičke alebo päte, ale v bežiacom texte, hlavička a päta sú zobrazené sivou farbou. Toto je iba vizuálna pomôcka. Ak dokument vytlačíte, písmo bude vo všetkých dokumentoch čierne, pokiaľ si neprajete inak.
Tajné funkcie vo Worde: Tieto triky musíte vedieť
Hneď ako program Microsoft Word používate pravidelne, zistíte, že mnoho úloh vykonávate často. Volíte znova a znova rovnakú postupnosť príkazov? Potom môžete na automatizáciu tohto procesu použiť takzvané makro. Pri tom spojíte niekoľko pokynov do jedného pracovného kroku. Pre každé makro môžete definovať klávesovú skratku sami. Teraz stačí v budúcnosti stlačiť príslušnú kombináciu klávesov a celý príkaz sa vykoná.
Integrovaná funkcia prekladu v programe Word tiež urýchľuje vaše každodenné písanie. Na nájdenie spoľahlivého prekladača nemusíte otvárať prehliadač a používať vyhľadávací nástroj. Radšej označte zodpovedajúce slovo alebo textovú pasáž priamo v dokumente, kliknite pravým tlačidlom myši na značku a zvoľte „preložiť“.
Posledný tip je obzvlášť zaujímavý pre každého, kto pravidelne posiela listy a formuláre viacerým príjemcom. Ak je obsah do značnej miery identický a líši sa iba adresa a jednotlivé podrobnosti, má zmysel používať funkciu vo Worde s názvom „Sériové písmena“. Pretože potom nie je potrebné písať pre každého čitateľa samostatný list. Stačí napísať text a potom automaticky vložiť príslušnú adresu a adresu. Neexistuje žiadny rýchlejší spôsob odosielania sériových listov.
Hotovo, čo teraz? - Funkcie na revíziu v programe Word
Je práca s textom hotová a chcete sa o svojom výsledku podeliť s čitateľmi? Potom by ste mali vo svojom súbore vopred znova skontrolovať, či neobsahuje chyby. Aby sme vám revíziu uľahčili, v programe Word nájdete mnoho užitočných funkcií. Napríklad nástroj s názvom „Nájsť a nahradiť“. Ak si počas korektúry všimnete, že ste omylom napísali určité slovo malými písmenami, môžete to opraviť jediným kliknutím. Uistite sa však, že v rozšírených nastaveniach začiarknete políčko „Rozlišovať malé a veľké písmena“.
Tiež by ste sa mali bližšie pozrieť na citáty a hypertextové odkazy. Fungujú všetky odkazy, ktoré boli umiestnené, a sú zdrojmi dostupných citátov? Hneď ako pridáte referencie, je dôležité, aby fungovali. Tiež skontrolujte, či je písmo vybraté jednotne a či boli prijaté všetky vaše zmeny v šablóne formátu. Nakoniec pomocou funkcie automatického delenia slov rozdeľujte slová jediným kliknutím na tlačidlo myši.
Obsah ste uložili do dvoch samostatných súborov, ale chcete ho nakoniec zlúčiť? Program Microsoft Word vám dáva možnosť vložiť celý dokument do iného. Texty tak nemusíte prácne písať ručne ručne.
Hneď ako si budete istí, že máte v rukách bezchybný dokument programu Word, môžete ho vytlačiť. Kombinácia klávesov [CTRL + P] vás zavedie priamo do ponuky tlače. Chcete text odoslať iba digitálne? Potom má zmysel uložiť súbor ako PDF. Takto chránite dokument pred zmenami a zaistíte, aby obsah zostal nezmenený. PDF môžete digitálne podpísať rovnako ako dokument programu Word.
Funkcie vo Worde: Spracovanie textu nebolo nikdy jednoduchšie
S pomocou funkcií vo Worde sa môže stať textovým procesorom každý. Používajte šablóny na používanie automatického formátovania a udržiavajte dokument aktuálny pomocou funkcií v teréne. Mnoho nastavení nielenže šetrí čas, ale tiež vytvára profesionálny vzhľad.
Program Word môžete napríklad použiť na pridanie podpisu do textu, vkladanie špeciálnych znakov alebo dokonca importovanie tabuliek programu Excel do programu Word. Táto ponuka vám ponúka prehľad všetkých dostupných nastavení. Pracujete aj s inými programami z balíka Microsoft 365 Office? Potom už možno poznáte mnohé nastavenia z práce s inými programami balíka Office, ako napríklad PowerPoint alebo Excel.