LibreOffice Base: Jednoduché vytváranie databázy

Takto prehľadne prezentujete údaje

Bezplatný softvérový balík LibreOffice obsahuje množstvo aplikácií, ktoré sú vhodné pre každodenné kancelárske úlohy. To zahŕňa aj databázový systém Base, ktorý je súčasťou inštalácie LibreOffice. Vzhľadom na spoločný pôvod je štruktúra programu podobná základnej verzii OpenOffice. Preto je tento softvér navrhnutý tak, aby vyhovoval potrebám širokého spektra používateľov, ktorí pravidelne vytvárajú a spravujú súbory údajov.

Vlastnosti LibreOffice Base

Medzi hlavné úlohy Base patrí

• vytváranie databáz (databázová tabuľka)
• vytváranie tabuliek
• Formuláre a ich otázky.

Môžete tiež robiť ďalšie veci a prispôsobiť používanie Base a urobiť ho tak pohodlnejším.

Kompatibilita Base

Veľkou výhodou LibreOffice je, že aplikácie v softvérovom balíku sú navzájom koordinované. Toto spojenie je obzvlášť užitočné pri použití interného tabuľkového programu Base a Calc. Tabuľky je možné ľubovoľne kopírovať z jednej aplikácie do druhej.

Ďalšou výhodou Base je jeho značná kompatibilita s inými databázovými systémami. Je možná interakcia s nasledujúcimi programami:

• MySQL / MariaDB
• Adabas D
• MS Access
• a PostgreSQL

Vďaka podpore štandardných ovládačov JDBC a ODBC je možné tiež nadviazať spojenie s takmer všetkými ostatnými databázami.

Vytvárajte databázy a tabuľky

Ak chcete vytvoriť počiatočnú databázu alebo databázovú tabuľku, najskôr otvorte LibreOffice a dvojitým kliknutím na príslušnú ikonu vyberte položku Base. Potom určíte cestu, cez ktorú chcete uložiť stále prázdny dátový záznam.

Teraz budete mať prístup k používateľskému rozhraniu Base, kde vľavo nájdete kartu pre „Tabuľky“. Kliknutím na toto sa otvorí ďalšie okno, z ktorého je možné vložiť novú „tabuľku“. Prázdny koncept obsahuje stĺpce s názvom, typom a popisom. Názov položky zodpovedá neskoršiemu nadpisu tabuľky a je možné ho voľne vybrať. Môžete tam napríklad zadať čísla, mená a priezviská, miesta atď.

Typ definuje priradený typ vstupu pre predchádzajúce dátové pole. Polia „Celé číslo“ sú napríklad očíslované postupne, zatiaľ čo polia „Text“ umožňujú kombináciu písmen a číslic ako vstup. Do posledného poľa pre popisy je možné vložiť ďalšie informácie o jednotlivých operáciách tabuľky.

Keď tabuľku dokončíte, pomenujete a uložíte, zobrazí sa na karte „Tabuľky“ a do databázového súboru je možné vyplniť informácie.

Dotazy v LibreOffice Base

Dotazy sa používajú na vyhľadávanie a správu databáz a možno ich nájsť v rovnakom paneli s ponukami ako tabuľky. Keď tam zadáte dotaz, Base sa vás najskôr opýta, z ktorého zdroja chcete začať. Tu si môžete vybrať z predtým vytvorených tabuliek, ktoré môžete odteraz spravovať. Kliknite preto na požadovanú tabuľku.

Potom vyberte všetky nadpisy v tabuľke, ktoré sú dôležité pre váš proces vyhľadávania.

V ďalšom kroku potom môžete definovať kritériá, na základe ktorých by sa mal dotaz vykonať. Ak ste napríklad vybrali záhlavie tabuľky pre mená, potom po zadaní kritéria „John Doe“ ako kritéria sa vám zobrazia všetky ďalšie relevantné informácie, ktoré súvisia s týmto záznamom údajov. Týmto spôsobom budete môcť použiť jednotlivé údaje na zistenie ďalších informácií.

Princíp dopytov je založený na príkazoch, ktoré sú vykonávané v databázovom jazyku SQL. Funkcia skrytá za ním sa stane viditeľnou, keď vypnete „zobrazenie dizajnu“ v hornej lište. Zobrazí sa textové pole, v ktorom si môžete prezrieť aktuálny príkaz SQL a v prípade potreby ho manuálne upraviť. Funkčnosť je tu rovnaká ako v užívateľsky príjemnejšom dizajne.

Vytvárajte formuláre

Nemusíte nevyhnutne zhromažďovať svoje informácie v typických databázach. Namiesto toho môžete použiť aj jasnejšie formuláre, ktoré sa im hovoria, pretože sú štruktúrované ako konvenčné formuláre v papierovej forme. Túto možnosť nájdete vľavo v poli ponuky „Formuláre“ a nájdete ju kliknutím na „Vytvoriť formulár pomocou sprievodcu“. Potom budete mať na výber niekoľko typov formulárov, z ktorých každá má iné polia. Napríklad formulár pre „ľudí“ bude vyžadovať iný obsah ako jeden pre „znamenia zverokruhu“. Nakoniec určíte svoje rozloženie a určíte, či má byť váš formulár určený iba na vstup alebo namiesto toho aj na výstup a spracovanie údajov.

Voliteľne môžete svoj formulár ďalej prispôsobiť tak, že najskôr vyberiete pole ponuky pre formuláre a potom pravým tlačidlom myši kliknete na požadovaný súbor. Potom vyberte možnosť „Upraviť“, po ktorej môžete vykonávať typické funkcie aplikácií balíka Office. To zahŕňa zmenu písma, vkladanie obrázkov alebo presúvanie vstupných polí.

Vzťahy medzi tabuľkami

Tabuľky je možné nielen upravovať jednotlivo, ale aj prepojiť s inými tabuľkami. To je obzvlášť užitočné vtedy, keď informácie v jednej tabuľke majú interagovať s inými. Je to napríklad vtedy, keď tabuľky vyžadujú zadanie rodinného stavu osoby. Na výber sú často iba číslice, ktorých význam je uložený v inej tabuľke (1 = slobodný, 2 = ženatý atď.). Vytvorenie dodatočných tabuliek sa v takýchto prípadoch používa na sprehľadnenie už rozsiahlych tabuliek. To tiež zjednodušuje spracovanie existujúcich súborov údajov.

Vytvorte dodatočnú tabuľku

Táto možnosť je skrytá na karte „Doplnky“, ktorá sa zobrazí hneď, ako aktivujete položku ponuky „Tabuľky“. Potom kliknite na „Vzťahy“, čím sa otvorí výber zo všetkých vašich existujúcich tabuliek. Pre vybraný príklad to znamená, že je potrebné pridať tabuľky pre osobné údaje a rodinný stav. Obe tabuľky sa teraz zobrazia vedľa seba v novom okne, v ktorom sú uvedené ich polia. Ak kliknete myšou na pole z prvej tabuľky, môžete ho pretiahnuť do poľa v druhej tabuľke a tým ho k nemu pripojiť. Ak teraz zadáte „1“ ako rodinný stav osoby, informácia „single“ sa automaticky zaznamená na pozadí.

Jasne zobrazujte dôležité údaje s LibreOffice Base

Databázový systém Base od LibreOffice je ideálny pre každodenné kancelárske činnosti. Pomocou tabuliek a formulárov je možné dôležité informácie prehľadne zozbierať, spracovať a odoslať. Ak chcete znova vyhľadávať informácie, je to možné tiež rýchlo a jednoducho vďaka funkcii dotazu.

Poradie záznamov údajov je možné tiež zvýšiť uvedením informácií do samostatných tabuliek. Na funkciu to nemá vplyv, pretože všetky tabuľky a polia je možné navzájom prepojiť. Base je navyše možné pripojiť aj k iným databázovým systémom. Táto kompatibilita umožňuje vysoký stupeň flexibility, pretože je možné použiť aj údaje od spoločností Microsoft Office and Co.

FAQ

Môžem v Base spúšťať makrá?

Rovnako ako všetky aplikácie zo softvérového balíka LibreOffice je možné v Base používať aj makrá. Tieto však fungujú inak ako obvykle, pokiaľ nepredstavujú vlastné akcie, ale skôr reakcie. To znamená, že určité makrá sa vykonajú aj potom, čo ste iniciovali počiatočný pracovný krok.

Ako môžem tlačiť tabuľky v Base?

Záznamy z databáz spravidla nie sú určené na výrazy. Túto prekážku je však možné obísť trikom. Za týmto účelom skopírujte obsah tabuľky a potom ich prilepte do programu LibreOffice Calc. Tam potom môžete použiť funkciu tlače ako obvykle.

Viac článkov o LibreOffice Base nájdete tu:

• Ako vytvoriť databázu LibreOffice

• Ako previesť tabuľku na databázu

• Vytvorte formulár na zadanie údajov