Skupiny kontaktov v programe Outlook - efektívna komunikácia v skupine

Ako vytvoriť distribučné zoznamy

Každý deň, v profesionálnom alebo súkromnom prostredí, je potrebné odosielať e-maily rôznym typom ľudí alebo skupinám ľudí. V mnohých prípadoch sa musí obsah jednej správy dostať k rôznym príjemcom. Neskúsení používatelia Outlooku môžu pri takejto úlohe pracovať s „kopírovaním a prilepením“ a týmto spôsobom odoslať obsah správy rôznym kontaktom.

Odosielanie správ viacerým príjemcom pomocou „kopírovania a prilepenia“ je nanajvýš druhé najlepšie riešenie. Okrem toho, že kopírovanie a vkladanie textov je náchylné na chyby, je potrebné vziať do úvahy aj časový faktor. Lepšou alternatívou je vytvorenie skupiny kontaktov alebo distribučných zoznamov v programe Outlook. Pojmy distribučný zoznam a skupina kontaktov majú ekvivalentný význam. Až do verzie programu Outlook 2007 sa používal výraz „distribučný zoznam“. V programe Microsoft Outlook 2010 bol distribučný zoznam nahradený výrazom „skupina kontaktov“, ktorý sa používa aj v aktuálnej verzii Office Outlook 365. Pomocou distribučného zoznamu v programe Microsoft Outlook môžete jedným kliknutím pridať skupinu príjemcov do správy. Vytvorenie skupiny kontaktov a distribučných zoznamov v programe Outlook nie je náročné a ušetrí veľa času pri profesionálnej e-mailovej komunikácii.

Vytvorenie skupiny kontaktov v programe Outlook - praktické tipy na prepracovanie

Ak chcete vytvoriť novú skupinu kontaktov v programe Microsoft Outlook, najskôr sa prepnite na kartu „Štart“. Nový distribučný zoznam potom môžete vytvoriť pomocou tlačidla „Nové položky“. V aktuálnej verzii Outlooku je položka ponuky „Kontaktná skupina“ začlenená hlbšie do panela s ponukami ako v starších verziách Outlooku. Tlačidlo nájdete v časti „Ďalšie prvky> Skupina kontaktov“.

Po kliknutí na tlačidlo „Skupina kontaktov“ sa otvorí okno s výberom, v ktorom môžete vykonať individuálne nastavenia nového distribučného zoznamu. Pomocou klávesnice vyberte klávesovú skratku Ctrl + Shift + L.

Máte nasledujúce možnosti a možnosti:

tlačidlo

Výraz

Uložiť blízko

Položka ponuky „Uložiť a zavrieť“ je dôležitá na konci vytvárania novej skupiny kontaktov. Pomocou tlačidla môžete uložiť všetky informácie o nových členoch a príjemcoch. Vďaka tomu je vám skupina kontaktov k dispozícii vždy pri odosielaní bežných e-mailov. Dôležité: Pred odoslaním správy do distribučného zoznamu v programe Outlook musíte uložiť skupinu kontaktov. To sa vykoná priradením jedinečného názvu a jeho potvrdením kliknutím na tlačidlo „Uložiť a zavrieť“.

Odstrániť skupinu	Odstráni distribučný zoznam.
Skupina vpred	Distribučný zoznam, ktorý ste vytvorili v programe Microsoft Outlook, môžete preposlať ďalším ľuďom. Distribučný zoznam je možné odoslať v internetovom formáte ako vCard v súboroch alebo alternatívne ako kontakt v programe Outlook.

Členovia a poznámky

Zobrazenie okna môžete vybrať na karte „Zobraziť“. Kliknutím na tlačidlo „Členovia“ zobrazíte informácie o všetkých členoch skupiny. Do distribučného zoznamu môžete zadávať komentáre v časti Poznámky.

Pridajte členov

Tlačidlo „Pridať členov“ možno chápať ako jadro skupiny kontaktov v programe Microsoft Outlook. Členov môžete zoskupovať z: Outlook kontakty, Adresár integrovaný do softvéru alebo Nový e -mailový kontakt pridať do distribučného zoznamu.

Odstrániť člena	Ak chcete člena skupiny odstrániť z distribučného zoznamu, vyberte položku a kliknite na tlačidlo „Odstrániť člena“. Záznam sa odstráni.
Teraz aktualizovať	Kliknutím na tlačidlo „Aktualizovať teraz“ aktualizujete zobrazenie v okne. Všetky záznamy sú aktualizované.
Tab "Komunikovať"	Na karte „Komunikovať“ máte možnosť vybrať kontakt z distribučného zoznamu a napísať tejto osobe individuálny e -mail. Je tiež možné vytvoriť žiadosť o stretnutie pre konkrétny kontakt.
Tab "Kategórie"	Rovnako ako pre kalendár programu Outlook máte aj vy možnosť priradiť prvok do kategórie pre distribučné zoznamy. Okrem toho môžete nastaviť, aby sa následné kroky pripomenuli skupine kontaktov neskôr. Distribučný zoznam môžete tiež označiť ako „súkromný“.

Stručne povedané, máte rôzne možnosti a možnosti nastavenia, ako nastaviť skupinu kontaktov jednotlivo a prispôsobiť ju svojim vlastným potrebám. Ak by ste chceli vytvorenú skupinu kontaktov neskôr prispôsobiť a napríklad pridať nových členov z adresára, môžete to urobiť kedykoľvek pomocou tlačidla „Štart> Adresár“.

Po výbere správneho adresára poznáte distribučný zoznam podľa ikony, ktorá zobrazuje dve štylizované hlavy. Špecifikácie distribučného zoznamu môžete zmeniť kliknutím na tlačidlo „Vlastnosti“. Všetky úpravy musia byť potvrdené pomocou „OK“. Prípadne môžete všetky osobné distribučné zoznamy nájsť na paneli s ponukami na karte „Kontakty“ v programe Microsoft Outlook.

Pošlite e -mail skupine kontaktov v štyroch krokoch

Po vytvorení novej skupiny kontaktov môžete pomocou vytvorenej distribučnej skupiny písať s jedným príjemcom v programe Outlook viacerým príjemcom. Štyrmi jednoduchými krokmi môžete odoslať novú poštu distribučnej skupine:

1. Otvorte nový e -mail kliknutím na položky „Štart> Nový e -mail“.

   

2. Otvorí sa známe okno na zadanie e-mailu, pomocou ktorého môžete navrhnúť a odoslať nový e-mail.

   

3. Namiesto manuálneho zadávania e-mailovej adresy príjemcu kliknite na tlačidlo „Komu“ a v adresári vyhľadajte požadovanú skupinu kontaktov. Ak ste odoslali novú správu distribučnej skupine jedenkrát, stačí zadať prvé písmená názvu distribučného zoznamu do vstupného poľa tlačidla „Komu“. Po niekoľkých stlačeniach klávesov sa skupina kontaktov zobrazí ako návrh a je možné ju vybrať.

   Rovnako ako u bežných e-mailových správ, aj pri odosielaní správy skupine kontaktov sa môžete rozhodnúť, či:

   • V poli „Komu“ sa odošle vo formáte obyčajného textu všetkým príjemcom zo skupiny kontaktov. V tomto prípade sú e -mailové adresy všetkých členov distribučnej skupiny viditeľné pre všetkých.
   • Kópia by mala byť odoslaná všetkým príjemcom zo skupiny kontaktov v poli "Kópia".
   • Mali by byť prenášané neviditeľne v poli „Skrytá kópia“. Ak je správa odoslaná do distribučného zoznamu prostredníctvom „Skrytá kópia“, nebude odoslaná žiadna e-mailová adresa.
   

4. Odošlite správu kliknutím na tlačidlo „OK“. Bude odoslaný všetkým členom skupiny podľa vašich špecifikácií.

Odoslanie správy prostredníctvom distribučného zoznamu v programe Outlook je podobné ako osvedčené odosielanie e-mailov rôznym príjemcom. Kombináciou príjemcov v distribučnej skupine sa správa môže dostať k mnohým adresátom v jednom kroku. Tento postup je obzvlášť účinný vtedy, keď sa správy musia odosielať tej istej skupine ľudí v nepretržitých intervaloch. Napríklad všetci zamestnanci v oddelení alebo všetci terénni pracovníci v obchodnej jednotke môžu byť zoskupení do skupiny kontaktov. Správy s rovnakým obsahom je potom možné odoslať do distribučného zoznamu.

Zhrnutie a záver: Práca s distribučnými zoznamami v programe Outlook je efektívna a jednoduchá

Vytváranie skupín kontaktov v programe Microsoft Outlook má zmysel, ak fixná skupina ľudí nepretržite dostáva e-maily s rovnakým obsahom. V profesionálnom prostredí je účelné vytvoriť distribučný zoznam pre každé oddelenie alebo distribučnú skupinu pre všetkých zamestnancov v spoločnosti. To isté platí pre kluby alebo v súkromnom sektore. Distribučný zoznam sa vytvorí v programe Outlook na karte „Štart“ pomocou tlačidla „Nové položky“.

V starších verziách Outlooku sa názvy tlačidiel a štruktúra ponuky líšia. Do distribučnej skupiny je možné pridať známe aj uložené v adresári, ako aj nové e-mailové adresy.

Existujúcu skupinu kontaktov je možné prispôsobiť, odoslať iným príjemcom alebo odstrániť iba niekoľkými kliknutiami. Používatelia programu Microsoft Outlook, ktorí profesionalizujú svoju komunikáciu so skupinami kontaktov alebo v starších verziách s distribučnými zoznamami, šetria drahocenný čas a minimalizujú riziko chýb pri kopírovaní a vkladaní e -mailov.