Pomocou týchto krokov môžete napísať e-mail programu Outlook rýchlo
Písanie e-mailov je súčasťou každodenného života väčšiny ľudí. Normálne je vytvárať osobné alebo obchodné e -maily, pretože výhody e -mailovej komunikácie sú zrejmé. Predovšetkým je ťažké prekonať rýchlosť, s akou sa správa dostane k príjemcovi. Popri známych messengerových službách, akými sú WhatsApp alebo Telegram, je e-mail stále jedným z najdôležitejších a najpoužívanejších medzinárodných komunikačných prostriedkov.
Je to tiež spôsobené tým, že s vytváraním e -mailu je spojené malé úsilie. V súčasnosti má takmer každý svoju vlastnú e -mailovú adresu. Najznámejším e-mailovým komunikačným programom je Microsoft Outlook. V platenej verzii pre počítače so systémom Windows aj v bezplatnej verzii pre tablety a smartfóny ju denne používajú milióny používateľov. Okrem bežného písania e-mailov je možné správy v programe Outlook vytvárať aj zo šablóny. Je tiež možné ukladať textové moduly a vkladať ich do e-mailov, aby ste mohli efektívnejšie navrhovať e-maily.
Videonávod: ako napísať a odoslať e -mail v programe Outlook
Napíšte e -mail v programe Outlook - takto to funguje
Ak chcete napísať e-mail v programe Microsoft Outlook, v prvom kroku prejdite na kartu „Štart“. V hornej časti ponuky na karte „Štart“ nájdete tlačidlo „Nové“ pod položkou „ Nové "tlačidlo.
Po kliknutí na pole „Nový e-mail“ sa otvorí nové okno. V okne správy môžete napísať a odoslať novú poštu.
Ak chcete napísať správu na iný hlavičkový papier, zvoľte namiesto „Nový e-mail“ tlačidlo „Nové položky“.
V možnosti „E-mailová správa s> Ostatné papiernictvo“ môžete otvoriť a uložiť ďalšie pozadie pre poštu.
Polia výberu „Od“, „Do“, „Kópia“ a „Skrytá kópia“ a predmet sú nevyhnutné pre napísanie novej správy. Za jednotlivými poliami a skratkami sa skrýva nasledujúci význam:
|
lúka |
význam |
|
od |
Do poľa „Od“ zadajte e -mailový účet, z ktorého sa má odoslať vaša správa. Ak v Outlooku spravujete viacero účtov, môžete si vybrať, z ktorého účtu sa má odosielať e-mail. |
|
O |
E -mailovú adresu príjemcu je potrebné zadať do poľa „Komu“. Poradie mien pri výbere e-mailových adries je možné zobraziť abecedne v poli „Komu“. Tip: Program Microsoft Outlook zaznamenáva všetky zadané e-mailové adresy do takzvaného zoznamu automatického dokončovania. Softvér z uložených informácií navrhne vhodné adresy, keď ich zadáte. Bezplatné nástroje vám môžu pomôcť pri úprave zoznamu automatického dokončovania. |
|
Kópia |
Skratka „Cc“ doslovne znamená „karbónová kópia“ a v nemčine znamená kópia. Ak príjemca dostane správu v kópii, je zrejmé, že nie je hlavným príjemcom. |
|
Skrytá kópia |
Pole „Skrytá kópia“ doslova znamená „slepá kópia“. Anglický výraz je možné preložiť ako „skrytá alebo neviditeľná kópia“. Ak je do poľa Skrytá kópia zadaná e-mailová adresa, ostatní príjemcovia správy nevidia, komu bol e-mail odoslaný. Ak by ste chceli spätne vedieť, ktorí adresáti od vás dostali e-mail v Bcc, prejdite do poľa pre výber „Podrobnosti“ vo vlastnostiach e-mailu. |
|
odkaz |
Predmet správy zobrazuje predmet alebo „červené vlákno“ správy. Je dobré vyplniť pole „Predmet“ zrozumiteľným nadpisom. Ak do správy nie je zadaný žiadny predmet, môže to viesť k tomu, že pošta bude pomocou filtra nevyžiadanej pošty príjemcu identifikovaná a roztriedená ako nevyžiadaná pošta. Zrozumiteľným identifikátorom alebo skratkou v predmete môžete príjemcovi ukázať dôležitosť správy. Skratky naznačujú, že ide výlučne o informačný mail, dopyt alebo objednávku. |
Každý z e-mailov potrebuje okrem uvedených polí, ktoré sú nevyhnutné pre odoslanie správy, aj špecifický obsah.
Toto je možné zadať jednotlivo do textového poľa správy. Po kliknutí do textového poľa sa kurzor zobrazí v prvom riadku obrazovky. V dôsledku toho môže byť e-mail špeciálne zložený z textu alebo iných prvkov štýlu. Na karte Správa sú vám k dispozícii nasledujúce možnosti formátovania:
Skopírujte obrázky a text zo schránky
Prvky, text alebo obrázky môžete kopírovať zo schránky a súčasne sa rozhodnúť skopírovať formát textu, napríklad písmo, do e-mailu. Obrázky a grafiky je možné vložiť do textu alebo priložiť k e-mailu ako prílohu. Ak je obrázok príliš veľký a má veľkosť súboru niekoľko megabajtov, v programe Outlook môžete veľkosť súboru zmenšiť. Funguje to tak, že obrázok, ktorý sa má vložiť, označíte a prílohy obrázka upravíte na karte „Informácie“ na karte „Súbor“. Kliknutím na výberové pole „Upraviť veľkosť veľkých obrázkov pri odosielaní správy“ sa súbor automaticky zmenší.
Vložiť pripomenutia pre príjemcov do e -mailov a správne citovať
Príkaz „Vlajka pre príjemcov“ na karte „Správa“ je adekvátny nástroj, ktorý môžete použiť na automatické pripomenutie príjemcom, aby vám odpovedali. Tento postup vám uloží jeden alebo viac e -mailov s pripomenutím.
Namiesto toho, aby ste pri odpovedaní a pripájaní obsahu citovali všetky e-maily úplne, môžete v programe Outlook nastaviť, aby bol priložený iba posledný e-mail. Tento typ odosielania e -mailov je v mnohých prípadoch efektívnejší a pomáha udržiavať vo veciach jasno.
Predvolenú skratku „FW:“, ktorá v e-mailovej komunikácii znamená „Vpred“, je možné zmeniť a pôvodný text je možné identifikovať napríklad odsadením alebo špeciálnymi znakmi.
Ponuka "Text" - centrum príkazov pre individuálne formátovanie
Ak do textového poľa zadáte osobný text, v ponuke „Text“ nájdete rôzne tlačidlá na formátovanie textu. Okrem zobrazovania textu „tučným písmom“, „kurzívou“ a podčiarknutia textu môžete vkladať aj odrážky alebo číslovanie. Môžete sa tiež rozhodnúť, či má byť váš text zarovnaný na stred, zarovnaný doprava, zarovnaný alebo zarovnaný doľava a akú farbu a písmo použiť. Ak program Outlook odstráni zalomenie riadkov v e-mailoch s obyčajným textom bez formátovania HTML, tento problém pomôže vyriešiť zmena nastavení.
Ponuka „Vložiť“ - k správam prikladajte prílohy a vizitky
V položke ponuky „Vložiť“ môžete pridať súbor alebo prvok ako prílohu k svojmu e-mailu. Prijaté e-maily môžete odosielať aj ako prílohu súboru. To môže byť nevyhnutné pri odosielaní e -mailov na obchodné dokumenty vo formáte PDF alebo dôležitých výkresoch.
Ak chcete zaistiť, aby každá osoba, s ktorou si dopisujete prostredníctvom e-mailu, mala vaše aktuálne kontaktné údaje, môžete to nechať automaticky priložiť k každému e-mailu vo forme digitálnej vizitky (vCard) a odoslať spolu s ním. Okrem toho máte možnosť spravovať svoje podpisy v položke ponuky „Vložiť“. Podpis je časť textu na konci e -mailu, ktorá obsahuje informácie o odosielateľovi. Podpisy sú zo zákona povinné v obchodných e -mailoch.
Ak chcete do e -mailu vložiť aj aktuálny dátum, môžete ho vložiť pomocou klávesovej skratky ALT + SHIFT + D.
Označenie a nastavenie relevantnosti e -mailu
V programe Microsoft Outlook je možné označiť jednotlivé správy relevanciou. E -maily s vysokou dôležitosťou sa príjemcovi zobrazujú oddelene. Napriek tomuto identifikátoru neexistuje žiadna záruka, že takto označené e-maily budú adresátom rýchlejšie spracované. Z tohto dôvodu je predmetom sporu, či označenie „veľký význam“ má zmysel alebo či je osobná výzva na časovo kritickú otázku produktívnejšia.
Pravopis a interpunkcia - vstavané nástroje pre profesionálne kopírovanie
Okrem možností na karte „Správa“ poskytujú karty „Vložiť“ a „Formátovať text“ ďalšie možnosti na prispôsobenie správy.
Pri písaní textu je tiež dôležité, aby boli pravopis a interpunkcia v texte profesionalizované. Chyby vo výrazoch alebo čiarkach rozptyľujú a majú negatívny vplyv na príjemcu. Z tohto dôvodu môžete nechať text automaticky skontrolovať na karte „Kontrola“ pod položkou ponuky „Pravopis a gramatika“.
Ak chcete, aby bol predmet okrem textu zahrnutý do opravy aj kontrolou pravopisu, musíte to zadať v nastaveniach Outlooku.
V starších verziách Outlooku bola oprava Duden k dispozícii ako profesionálny program na opravu ako alternatíva k integrovanej kontrole pravopisu.
Karta „Recenzia“ ponúka tiež možnosť prečítania alebo prekladu textu na počítači. Tezaurus vám pomôže nájsť zmysluplné synonymá pre nadbytočné slová a výrazy.
Posielať e-maily príjemcom pomocou tlačidla „Odoslať“
Potom, čo ste úplne napísali a skontrolovali text svojej správy, ju musíte odoslať v poslednom kroku. To sa deje v textovom okne kliknutím na pole „Odoslať“. Ak si nie ste istí, či sa má správa v tomto momente odoslať, môžete alternatívne aktivovať funkciu automatického ukladania.
Po kliknutí na pole „Odoslať“ bez aktivácie funkcie automatického ukladania bude vaša správa do niekoľkých sekúnd v doručenej pošte príjemcu.
Tip:
Môže sa stať, že sa e-mail nedostane k príjemcovi po jeho odoslaní. Vo väčšine prípadov dostanete od poskytovateľa služieb chybové hlásenie. V takom prípade majú všetky predchádzajúce aj súčasné verzie programu Microsoft Outlook možnosť znova odoslať e-mail v niekoľkých krokoch. Funguje to tak, že kliknete na tlačidlo „Znova odoslať túto správu“ na karte „Správa“.
Ak sa e-maily neodosielajú, keď ste v zahraničí, môže to byť spôsobené nesprávnym nastavením účtu. V tomto prípade je užitočné skontrolovať nastavenia a port SMTP.
zhrnutie
Pre dlhoročných používateľov programu Microsoft Outlook aj pre neskúsených používateľov je jednoduché napísať e-mail pomocou programu Microsoft Outlook a odoslať ho príjemcovi. Na karte „Domov“ vedie tlačidlo „Nový e-mail“ do textového okna pre novú správu. Toto je možné individuálne formátovať a profesionalizovať pomocou odkazov, obrázkov a podpisu. Ďalšie karty a možnosti zaručujú, že e-maily je možné kedykoľvek špeciálne vytvárať a odosielať. Takýmto spôsobom je možná kompetentná komunikácia e-mailom v profesionálnom aj súkromnom prostredí.
