Odborné tipy pre prácu s Outlookom
Microsoft Outlook je jedným z najpopulárnejších komunikačných programov, ktoré denne používajú milióny ľudí na celom svete. Program Outlook by mal okrem iného pomôcť zefektívniť a profesionalizovať písomnú komunikáciu prostredníctvom elektronickej pošty. Aby to bolo zaistené, Outlook má množstvo funkcií. Funkcia triedenia je základnou možnosťou pre každodennú prácu.
Zoradenie a cielené ukladanie e-mailov, príloh a informácií je dôležité v programe Outlook aj vo všeobecnosti v analógovej kancelárskej komunikácii. Registre a priečinky sú v kanceláriách nevyhnutné napríklad na ukladanie offline dokumentov na základe zrozumiteľných kritérií. Premyslená štruktúra priečinkov a funkcia triedenia v programe Outlook tiež zaručujú, že dôležité informácie a e-mailové správy sú k dispozícii iba niekoľkými kliknutiami.
Ako používať funkciu triedenia v programe Outlook
Niektorí používatelia Outlooku dostávajú stovky e -mailov denne. Pri takom množstve informácií je ťažké sledovať veci a vybrať si ten správny pohľad. Je nevyhnutné, aby ste dokázali automaticky zobrazovať správy podľa definovaných kritérií. Integrovaná funkcia triedenia v programe Microsoft Outlook vám môže pomôcť triediť správy efektívne a užívateľsky orientovaným spôsobom. Funkciu triedenia môžete použiť nasledovne:
-
Prejdite do ľubovoľného priečinka. Nad e-mailmi obsiahnutými v adresári nájdete funkciu triedenia a filtrovania v programe Microsoft Outlook.
-
Okrem iného môžete správy filtrovať podľa nasledujúcich kritérií:
- Čítané alebo neprečítané správy.
- Podľa priority.
- Do dátumu začiatku alebo splatnosti.
- Podľa veľkosti.
- Podľa predmetu.
- Podľa odosielateľa.
- Podľa typu.
- Podľa rastlín.
- Podľa účtu.
Okrem toho môžete v dialógovom okne „Zoradiť“ určiť, či sa má v hornej časti vždy zobrazovať najnovší alebo najstarší prvok.
Množstvo možností výberu, ktoré poznáte pri aktivácii kliešťami, vám umožňuje konkrétne usporiadať obsah priečinka. Takýmto spôsobom môžete na prvý pohľad vidieť, ktoré úlohy, informácie a správy sú dôležité a ktoré je potrebné spracovať. Nastavenia funkcií filtra sú vysvetľujúce a dajú sa prispôsobiť v priebehu niekoľkých sekúnd.
Ako triediť a štruktúrovať aplikáciu Outlook - 2 dôležité tipy pre odborníkov
Okrem dôležitej funkcie triedenia v programe Microsoft Outlook môžete komunikačný program profesionálne štruktúrovať iba pomocou niekoľkých zmien. Tu vám môžu pomôcť dve základné odborné rady:
Tip odborníka 1: Vytvorte priečinky na ukladanie e-mailov podľa témy
Vďaka doručenej pošte s mnohými stovkami správ je ľahké stratiť prehľad o veciach. Použitie funkcií „Zoradiť“ a „Hľadať“ v programe Outlook môže pomôcť k rýchlejšiemu zobrazeniu e -mailov, ktoré hľadáte. Obe funkcie zároveň nie sú všeliekom, pokiaľ ide o štruktúrovanú prácu s programom Outlook. Na vybudovanie štruktúry v programe Outlook je dôležité pracovať s osobným systémom priečinkov. Osobné priečinky sú užitočné, pretože sa dajú použiť na triedenie a ukladanie e-mailových správ podľa témy.
V štruktúre priečinkov svojej schránky si môžete ľahko vytvoriť osobný priečinok. Funguje to tak, že pravým tlačidlom myši kliknete na oblasť, kde by sa mal generovať osobný priečinok. V zobrazenom dialógovom okne vyberte „Nový priečinok“ a zadajte názov. V dôsledku toho priečinok patrí do vášho osobného systému priečinkov a zobrazí sa vo vašom zobrazení.
Premyslená štruktúra priečinkov a systém priečinkov profesionalizujú prácu s programom Outlook a sú súčasťou perspektívnej kancelárskej organizácie.
Tip odborníka 2: Kategorizujte e -maily v programe Outlook
E-mailové správy v programe Microsoft Outlook netriedite výlučne pomocou funkcie palubného triedenia. Kategórie vám navyše môžu pomôcť klasifikovať vaše e -maily a organizovať poštovú schránku. Môžete napríklad pomenovať kategórie podľa oddelení alebo mien zákazníkov alebo pomocou kategórie objasniť stav spracovania. Kľúčové slová ako „hotovo“ alebo „splatná“ sú parametre zoraďovania, ktoré vám pomôžu lepšie sa zorganizovať.
Ak chcete vytvoriť novú kategóriu, prejdite do oblasti ponuky „Kategórie“ na karte „Domov“ a v rozbaľovacej ponuke vyberte položku „Všetky kategórie“. V dialógovom okne kliknite na tlačidlo „Nové“. Po zadaní názvu pre novú kategóriu potvrďte postup pomocou OK. Vďaka tomu môžete svoje e-maily rozdeliť do konkrétnych kategórií a pomocou farebného kódovania ich presnejšie vizualizovať.
Funkcia triedenia v programe Outlook môže pomôcť organizovať e -maily profesionálnym spôsobom
Funkcia triedenia v programe Microsoft Outlook je dôležitým nástrojom, ktorý máte k dispozícii. Pomáha individuálne triediť a zobrazovať e -maily v doručenej pošte alebo v iných priečinkoch. Výber kategórií zaručuje, že triedenie je možné vykonávať podľa plánu.
Okrem toho má zmysel nastaviť zrozumiteľné štruktúry priečinkov na organizáciu prichádzajúcej komunikácie v programe Outlook. Funkcia kategórií v programe Outlook je zásadná, ak chcete segmentovať e -maily podľa predmetu. Všetky možnosti súhrnne sú účinné, aby bolo možné kedykoľvek triediť, ukladať a nachádzať e-maily v programe Outlook.
