Ochrana prezentácií PowerPoint - to sú vaše 4 možnosti!

Takto to funguje!

Prezentácie v programe PowerPoint sú vytvárané na rôzne účely. V profesionálnom prostredí by mali byť prenášané dôležité informácie a v niektorých prípadoch aj citlivý obsah. Informácie o výrobkoch a podrobnosti o projektoch môžu byť poskytnuté ďalej v prezentáciách, ktoré stojí za to chrániť. Tieto nie je možné kopírovať a zdieľať s inými. Toto je obzvlášť dôležité v medzinárodnom prostredí, aby sa zabránilo priemyselnej špionáži.

Napríklad by bolo smrteľné, keby boli z prezentácie neoprávnených osôb vyňaté a podrobne reprodukované konkrétne technické výkresy, ktoré predstavujú tajomstvá spoločnosti hodné ochrany. V súkromnej sfére existujú aj situácie, v ktorých je dôležité chrániť obsah, napríklad osobné informácie alebo obrázky v prezentáciách programu PowerPoint.

Ako efektívne chrániť prezentáciu v programe PowerPoint - 4 možnosti ochrany

PowerPoint má účinné vstavané nástroje na poskytovanie prezentácie s ochranou proti zápisu a na ochranu súboru pred neoprávnenými zmenami. Dôležitá a v mnohých prípadoch zásadná je možnosť chrániť prezentáciu heslom. Informácie v prezentácii tak môžu čítať iba oprávnené osoby, napríklad obchodní partneri alebo autorizovaní zákazníci. V programe PowerPoint môžete aktivovať ochranu heslom a zápisom, ako aj ďalšie možnosti v nasledujúcich krokoch:

1. V prvom kroku prejdite na „Súbor> Informácie“.

2. V informačnej oblasti programu PowerPoint nájdete rôzne tlačidlá. Ak chcete prezentáciu chrániť, začiarknite políčko „Chrániť prezentáciu“. Toto sa zobrazí ako prvé tlačidlo.

   

3. Po kliknutí na tlačidlo „Chrániť prezentáciu“ sa vám zobrazia štyri možnosti:

   

Možnosť 1: Vždy otvorené len na čítanie

Všeobecná ochrana proti zápisu prezentácie zaručuje, že informácie a snímky je možné iba prezerať, ale nie meniť. Skopírovanie dôležitých pasáží je ťažšie, aj keď fotografie alebo tlačené kópie z obrazovky sú napriek tejto možnosti možné. Ochrana proti zápisu je obzvlášť dôležitá, ak chcete zabrániť neoprávneným osobám v zmene obsahu prezentácie. Po kliknutí na tlačidlo sa ochrana proti zápisu prezentácie zvýrazní žltou farbou.

Možnosť 2: Šifrovať pomocou hesla

Priradenie hesla je najlepší spôsob, ako chrániť prezentáciu pred neoprávneným prístupom. K prezentácii a jej obsahu majú prístup iba ľudia, ktorí poznajú heslo. Po kliknutí na tlačidlo budete vyzvaní na zadanie hesla.

Možnosť 2: Šifrovať pomocou hesla

Zároveň ste informovaní, že k prezentácii sa dá dostať iba po zadaní hesla. Pre tvorcu to tiež znamená nezabudnúť heslo. Z tohto dôvodu je vhodné uchovávať zoznam hesiel a k nim priradené názvy súborov na bezpečnom mieste. To zaručuje prístup k súborom šifrovaným heslom kedykoľvek.

Tip:

Dôležité a dôverné prezentácie môžete chrániť aj heslom, ktoré je možné zmeniť, a týmto spôsobom sprístupniť prezentáciu konkrétnej skupine ľudí.

Možnosť 3: Pridajte digitálny podpis

Proces digitálneho šifrovania sa nazýva digitálny podpis. Vďaka tomu je možné, aby odosielateľ aj prijímateľ dešifrovali prenosy pomocou digitálnej hodnoty. Ak chcete uložiť neuloženú prezentáciu v programe Microsoft PowerPoint digitálnym podpisom, prvým krokom je uloženie prezentácie vo formáte, ktorý podporuje digitálne podpisy. Súbor typu pptx je vhodný na zálohovanie digitálnym podpisom.

Možnosť 3: Pridajte digitálny podpis

Pokračovanie potvrďte kliknutím na tlačidlo „Áno“. Ak ste si prezentáciu uložili vopred, tento krok nie je potrebný. V ďalšom kroku sa otvorí okno, v ktorom môžete vytvoriť podpis.

Možnosť 3: Pridajte digitálny podpis

V zázname v poli Typ schválenia okrem iného môžete určiť, či ste dokument osobne vytvorili alebo schválili. Môžete tiež zadať účel a zmeniť predvolený podpisový kód. Proces sa skončí kliknutím na príkaz „Podpísať“. Dostanete informáciu, že podpis bol úspešne vytvorený.

Možnosť 3: Pridajte digitálny podpis

Podpísané dokumenty a prezentácie na obrazovke sú obzvlášť dôležité v podnikateľskom prostredí a poskytujú obchodným partnerom bezpečnosť, pokiaľ ide o relevantnosť informácií.

Možnosť 4: Označiť ako konečné

Ak svoju prezentáciu označíte ako konečnú, ďalšie spracovanie nie je žiaduce. Označenie znamená, že prezentácia by sa už nemala meniť.

Možnosť 4: Označiť ako konečné

Ak je súbor označený ako dokončený v programe Microsoft Office, napríklad v programe PowerPoint a tiež v programe Word alebo Excel, vstupná funkcia, všetky príkazy na úpravu a značky revízií sa deaktivujú alebo vypnú. Súbor už nie je možné upravovať a je chránený proti zápisu. Stav dokumentu je nastavený na „Konečný“.

Ďalším spôsobom, ako identifikovať a chrániť prezentáciu programu PowerPoint ako majetku spoločnosti, je vložiť vodoznak. S vodoznakom, ktorý nemožno odstrániť, môžete do prezentácií zahrnúť logo svojej spoločnosti a zároveň zabrániť tomu, aby sa niektoré snímky s dôvernými informáciami neduplikovali nezistene.

Okrem efektívnej ochrany prezentácií je vhodné pri navrhovaní prezentácií spravidla aktivovať funkciu Automatické obnovenie, aby ste v prípade zlyhania systému mohli ľahko obnoviť svoje predchádzajúce pracovné výsledky.

Záver: Toto je dôležité pre efektívnu ochranu prezentácií

Stručne povedané, možnosti zabezpečenia, ako je vstavaná ochrana proti zápisu v programe PowerPoint a možnosť nastaviť ochranu heslom, sú najlepšími možnosťami efektívnej ochrany prezentácie s citlivým obsahom. Účinné môže byť aj konečné označenie, pretože okrem označenia je nastavená aj ochrana proti zápisu. Digitálny podpis je obzvlášť účinný v podnikateľskom prostredí a okrem digitálneho podpisu ako ochrany slúži aj ako opatrenie na budovanie dôvery. Je dôležité efektívne chrániť dôležité prezentácie a ich obsah. Na to je možné podľa potreby použiť rôzne možnosti programu PowerPoint.