Takto to funguje!
Prezentácie v programe PowerPoint sú vytvárané na rôzne účely. V profesionálnom prostredí by mali byť prenášané dôležité informácie a v niektorých prípadoch aj citlivý obsah. Informácie o výrobkoch a podrobnosti o projektoch môžu byť poskytnuté ďalej v prezentáciách, ktoré stojí za to chrániť. Tieto nie je možné kopírovať a zdieľať s inými. Toto je obzvlášť dôležité v medzinárodnom prostredí, aby sa zabránilo priemyselnej špionáži.
Napríklad by bolo smrteľné, keby boli z prezentácie neoprávnených osôb vyňaté a podrobne reprodukované konkrétne technické výkresy, ktoré predstavujú tajomstvá spoločnosti hodné ochrany. V súkromnej sfére existujú aj situácie, v ktorých je dôležité chrániť obsah, napríklad osobné informácie alebo obrázky v prezentáciách programu PowerPoint.
Ako efektívne chrániť prezentáciu v programe PowerPoint - 4 možnosti ochrany
PowerPoint má účinné vstavané nástroje na poskytovanie prezentácie s ochranou proti zápisu a na ochranu súboru pred neoprávnenými zmenami. Dôležitá a v mnohých prípadoch zásadná je možnosť chrániť prezentáciu heslom. Informácie v prezentácii tak môžu čítať iba oprávnené osoby, napríklad obchodní partneri alebo autorizovaní zákazníci. V programe PowerPoint môžete aktivovať ochranu heslom a zápisom, ako aj ďalšie možnosti v nasledujúcich krokoch:
-
V prvom kroku prejdite na „Súbor> Informácie“.
-
V informačnej oblasti programu PowerPoint nájdete rôzne tlačidlá. Ak chcete prezentáciu chrániť, začiarknite políčko „Chrániť prezentáciu“. Toto sa zobrazí ako prvé tlačidlo.
-
Po kliknutí na tlačidlo „Chrániť prezentáciu“ sa vám zobrazia štyri možnosti:
|
Možnosť 1: Vždy otvorené len na čítanie |
Všeobecná ochrana proti zápisu prezentácie zaručuje, že informácie a snímky je možné iba prezerať, ale nie meniť. Skopírovanie dôležitých pasáží je ťažšie, aj keď fotografie alebo tlačené kópie z obrazovky sú napriek tejto možnosti možné. Ochrana proti zápisu je obzvlášť dôležitá, ak chcete zabrániť neoprávneným osobám v zmene obsahu prezentácie. Po kliknutí na tlačidlo sa ochrana proti zápisu prezentácie zvýrazní žltou farbou. |
|
Možnosť 2: Šifrovať pomocou hesla |
Priradenie hesla je najlepší spôsob, ako chrániť prezentáciu pred neoprávneným prístupom. K prezentácii a jej obsahu majú prístup iba ľudia, ktorí poznajú heslo. Po kliknutí na tlačidlo budete vyzvaní na zadanie hesla. |
|
Možnosť 2: |
Zároveň ste informovaní, že k prezentácii sa dá dostať iba po zadaní hesla. Pre tvorcu to tiež znamená nezabudnúť heslo. Z tohto dôvodu je vhodné uchovávať zoznam hesiel a k nim priradené názvy súborov na bezpečnom mieste. To zaručuje prístup k súborom šifrovaným heslom kedykoľvek. |
Tip:
Dôležité a dôverné prezentácie môžete chrániť aj heslom, ktoré je možné zmeniť, a týmto spôsobom sprístupniť prezentáciu konkrétnej skupine ľudí.
|
Možnosť 3: Pridajte digitálny podpis |
Proces digitálneho šifrovania sa nazýva digitálny podpis. Vďaka tomu je možné, aby odosielateľ aj prijímateľ dešifrovali prenosy pomocou digitálnej hodnoty. Ak chcete uložiť neuloženú prezentáciu v programe Microsoft PowerPoint digitálnym podpisom, prvým krokom je uloženie prezentácie vo formáte, ktorý podporuje digitálne podpisy. Súbor typu pptx je vhodný na zálohovanie digitálnym podpisom. |
|
Možnosť 3: Pridajte digitálny podpis |
Pokračovanie potvrďte kliknutím na tlačidlo „Áno“. Ak ste si prezentáciu uložili vopred, tento krok nie je potrebný. V ďalšom kroku sa otvorí okno, v ktorom môžete vytvoriť podpis. |
|
Možnosť 3: Pridajte digitálny podpis |
V zázname v poli Typ schválenia okrem iného môžete určiť, či ste dokument osobne vytvorili alebo schválili. Môžete tiež zadať účel a zmeniť predvolený podpisový kód. Proces sa skončí kliknutím na príkaz „Podpísať“. Dostanete informáciu, že podpis bol úspešne vytvorený. |
|
Možnosť 3: Pridajte digitálny podpis |
Podpísané dokumenty a prezentácie na obrazovke sú obzvlášť dôležité v podnikateľskom prostredí a poskytujú obchodným partnerom bezpečnosť, pokiaľ ide o relevantnosť informácií. |
|
Možnosť 4: Označiť ako konečné |
Ak svoju prezentáciu označíte ako konečnú, ďalšie spracovanie nie je žiaduce. Označenie znamená, že prezentácia by sa už nemala meniť. |
|
Možnosť 4: Označiť ako konečné |
Ak je súbor označený ako dokončený v programe Microsoft Office, napríklad v programe PowerPoint a tiež v programe Word alebo Excel, vstupná funkcia, všetky príkazy na úpravu a značky revízií sa deaktivujú alebo vypnú. Súbor už nie je možné upravovať a je chránený proti zápisu. Stav dokumentu je nastavený na „Konečný“. |
Ďalším spôsobom, ako identifikovať a chrániť prezentáciu programu PowerPoint ako majetku spoločnosti, je vložiť vodoznak. S vodoznakom, ktorý nemožno odstrániť, môžete do prezentácií zahrnúť logo svojej spoločnosti a zároveň zabrániť tomu, aby sa niektoré snímky s dôvernými informáciami neduplikovali nezistene.
Okrem efektívnej ochrany prezentácií je vhodné pri navrhovaní prezentácií spravidla aktivovať funkciu Automatické obnovenie, aby ste v prípade zlyhania systému mohli ľahko obnoviť svoje predchádzajúce pracovné výsledky.
Záver: Toto je dôležité pre efektívnu ochranu prezentácií
Stručne povedané, možnosti zabezpečenia, ako je vstavaná ochrana proti zápisu v programe PowerPoint a možnosť nastaviť ochranu heslom, sú najlepšími možnosťami efektívnej ochrany prezentácie s citlivým obsahom. Účinné môže byť aj konečné označenie, pretože okrem označenia je nastavená aj ochrana proti zápisu. Digitálny podpis je obzvlášť účinný v podnikateľskom prostredí a okrem digitálneho podpisu ako ochrany slúži aj ako opatrenie na budovanie dôvery. Je dôležité efektívne chrániť dôležité prezentácie a ich obsah. Na to je možné podľa potreby použiť rôzne možnosti programu PowerPoint.