Export distribučných zoznamov z Outlooku do Excelu - tu je postup

Podrobné pokyny na export

Skopírujte kontakty a distribučné zoznamy do Excelu

Významnou pridanou hodnotou balíka Microsoft Office je možnosť prepojiť údaje, čísla a texty v aplikáciách Outlook, Excel, Word, PowerPoint & Co. a upravovať ich v rôznych programoch. To platí okrem iného vtedy, ak kopírujete kontakty alebo distribučné zoznamy do Excelu a chcete ich tam spracovať. Export adresára z Outlooku do Excelu môže byť užitočný napríklad vtedy, ak chcete z kontaktných údajov vytvárať profesionálne zoznamy a v programe Excel ich triediť alebo filtrovať.

Ak chcete odovzdať časti svojho adresára kolegom alebo priateľom, je tiež dôležité ich vopred upraviť v programe Excel. V takom prípade máte možnosť skontrolovať súkromné informácie a odstrániť citlivé položky. Na export adresára použite takzvanú metódu drag & drop, pri ktorej myšou presúvate údaje z jedného programu do druhého a tam ich spracovávate.

Export adresára - vysvetlené krok za krokom:

1. Spustite prázdny zošit v programe Excel.

2. Prejdite na svoje kontakty v programe Outlook.

3. Ak chcete exportovať do programu Excel, vyberte všetky kontakty, ktoré sa majú ďalej spracovať.

4. Usporiadajte okná programu Outlook a Excel vedľa seba na obrazovke. Môžete to urobiť úpravou veľkosti oboch programov pomocou tlačidla „Zmenšiť“.

   

5. Vybraté kontakty presuňte do zošita programu Excel.

Tip: Ak sa okno programu Excel nezobrazuje vedľa okna programu Outlook, presuňte kontakty nadol na štartovací panel pomocou tlačidla Excel. Počkajte chvíľu, kým sa v popredí otvorí okno programu Excel.

Vďaka aplikácii týchto 5 bodov môžete úspešne prenášať kontakty z Outlooku do Excelu. Údaje potom môžete upravovať v Exceli, napríklad odstraňovať, meniť usporiadanie, triediť a riešiť pravopisné chyby.

Distribučné zoznamy skopírujte do Excelu trikom

Ak nepretržite odosielate správy definovanej skupine ľudí, má zmysel pracovať s distribučnými zoznamami v programe Outlook. Nový distribučný zoznam môžete vytvoriť v programe Outlook v adresári pod podpoložkou: „Nová skupina kontaktov.“

Export distribučného zoznamu do Excelu

Outlook neponúka priamy spôsob exportu distribučného zoznamu do Excelu na ďalšie spracovanie tam. Použitím osvedčeného triku môžete distribučné zoznamy kopírovať do Excelu a napriek nedostatku možnosti exportu ich ďalej upravovať:

1. Otvorte adresár v programe Microsoft Outlook.

   

2. Presuňte distribučný zoznam z adresára do doručenej pošty stlačením pravého tlačidla myši a uvoľnite tlačidlo myši.

3. Potom sa otvorí kontextová ponuka. Vyberte príkaz „Kopírovať sem ako správu s textom“.

4. Program Outlook vytvorí nový e-mail, ktorý obsahuje všetky relevantné osobné údaje z distribučného zoznamu. Vyberte hodnoty a skopírujte ich priamo do svojho zoznamu Excel prostredníctvom schránky.

Použitie tejto metódy vám ušetrí problémy s kopírovaním jednotlivých údajov do programu Excel.