Ako exportovať denník z Outlooku do Excelu, aby ste ho tam mohli vyhodnotiť.
Denník Outlook sa dá dobre použiť na zaznamenanie času, ktorý ste strávili konkrétnou úlohou alebo klientom. Denník však nemá žiadnu aritmetickú funkciu, takže musíte pomocou kalkulačky zrátať, koľko času všetky úlohy konkrétnemu zákazníkovi zabrali.
Namiesto toho môžete na vyhodnotenie samozrejme použiť aj program Excel, ktorý je obzvlášť užitočný pre projekty s mnohými čiastkovými úlohami. Za týmto účelom exportujte údaje denníka do programu Excel, ako je popísané nižšie.
1. V prvom rade zobrazte denník vo forme zoznamu. Ak to chcete urobiť, otvorte denník a zavolajte príkaz „Zobraziť, Usporiadať podľa, Aktuálne zobrazenie“ (z programu Outlook 2003) alebo „Zobraziť, aktuálne zobrazenie“ (v starších verziách programu Outlook) a zvoľte „Zoznam záznamov“.
2. Teraz sa uistite, že všetky informácie, ktoré potrebujete na vyhodnotenie v programe Excel, môžete vidieť v denníku. Ak potrebujete dátum a čas spustenia a dokončenia každej úlohy, kliknite pravým tlačidlom myši na Predmet alebo V priečinku a použite príkaz Prispôsobiť aktuálne zobrazenie. Potom kliknite na „Polia“.
3. V časti „Vybrať dostupné polia z“ vyberte „Všetky polia denníka“. Potom kliknite v časti „Dostupné polia“ na „Začiatok“ alebo „Koniec“ a potom na „Pridať“. Vložte všetky potrebné polia a pomocou tlačidiel „Posunúť nahor“ a „Posunúť nadol“ určte ich poradie. Potom zatvorte dva dialógové okná.
4. Teraz naformátujte polia dátumu, aby ich mohol vyhodnotiť aj Excel: Ak to chcete urobiť, kliknite pravým tlačidlom myši na hlavičku stĺpca „Štart“ a vyvolajte príkaz „Formátovať stĺpce“.
5. Vľavo zvoľte „Štart“ a potom formát s dvojciferným dňom a mesiacom, so štvorciferným rokom a jednoduchým časom v 24-hodinovom formáte (pozri obrázok). Pre „Koniec“ zvolíte rovnaký formát. Poznámka: Excel nemôže robiť nič s formátmi, ktoré obsahujú názvy dní v týždni.
6. Teraz pomocou myši označte položky v denníku, ktoré chcete upraviť v programe Excel, a skopírujte ich pomocou klávesov CTRL + C.
7. Otvorte Excel a pomocou CTRL + V prilepte údaje do požadovanej tabuľky programu Excel.
8. Informácie v poli „Trvanie“ musíte stále previesť na číselné hodnoty, ktoré Excel zvládne (Excel nemôže vypočítať informácie, ako napríklad „30 minút“).
