Takto obídete limity automatického filtra a zobrazíte viac ako 1 000 alebo 10 000 záznamov
Ak chcete použiť automatický filter vo veľmi rozsiahlom zozname, rýchlo dosiahnete hranice možností. Je to vidieť na tom, že nie všetky položky v zodpovedajúcom stĺpci sú zobrazené v zozname automatického filtra.
Nasledujúci obrázok ukazuje tento jav pomocou príkladu tabuľky, v ktorej je 30 000 záznamov na stĺpec, aj keď nie všetky sú zobrazené v rozbaľovacom zozname filtrov:
Tento problém súvisí so skutočnosťou, že rozbaľovací zoznam AutoFilter môže zobrazovať položky iba do hornej hranice. V Exceli do verzie 2003 je to maximálne 1 000 rôznych kritérií, v Exceli od verzie 2007 maximálne 10 000 rôznych kritérií.
Na počte riadkov v zozname nezáleží, iba na počte rôznych kritérií. Automatický filter môže v zásade spracovať viac kritérií, jediným obmedzením je zobrazenie.
Ako obísť limit automatického filtra
Popísaný problém môžete vyriešiť špeciálnym filtrom alebo používateľom definovaným automatickým filtrom, v ktorom ručne zadáte kritérium, ktoré sa nezobrazí.
V rozsiahlych zoznamoch, ktoré je často potrebné filtrovať podľa rôznych kritérií, je však vhodné vykonať predbežné filtrovanie pomocou pomocného stĺpca. Ak to chcete urobiť, postupujte nasledovne:
- Vytvorte pomocný stĺpec vedľa svojho zoznamu.
- V príkladovej tabuľke je to stĺpec D. Ak je prvý obsah vášho zoznamu v druhom riadku a zoznam sa má filtrovať podľa obsahu stĺpca B, zadajte do bunky D2 nasledujúci vzorec:
= VĽAVO (B2; 1)
Tento vzorec použite na určenie prvého znaku v bunke B2, ktorý sa má použiť na predbežné filtrovanie. - Skopírujte tento vzorec do buniek nižšie v stĺpci D, v príkladovej tabuľke až do posledného riadku 30 000. Nasledujúci obrázok ukazuje pomocný stĺpček v vzorovej tabuľke:
- Ak ste to ešte neurobili, pomocou ponuky DATA a príkazu alebo tlačidla FILTER - AUTOMATICKÝ FILTER (Excel do verzie 2003 vrátane) alebo FIOLTERN (verzia Excel 2007 alebo vyššia) poskytnite svojmu zoznamu polia zoznamu na automatické filtrovanie. .
Vo filtri vyberte v pomocnom stĺpci prvé písmeno znakovej sady, na ktorej chcete filtrovať. Nasledujúci obrázok to ukazuje na príklade tabuľky:
Po výbere prvého písmena sa zobrazí iba obsah zoznamu, ktorý začína vybraným znakom:
V tomto zozname, filtrovanom podľa pomocného stĺpca, teraz môžete použiť automatický filter v stĺpci B a zo zoznamu vybrať príslušný obsah, ktorý teraz obsahuje všetok obsah s požadovaným prvým písmenom:
V prípade, že predfilter popísaný prvým znakom nestačí, môžete prvé dva znaky zobraziť aj v pomocnom stĺpci. Na to potrebný vzorec v druhom riadku vyzerá takto:
= VĽAVO (B2; 2)
Metódu predbežného filtrovania popísanú nižšie môžete použiť nielen pre textový obsah, ale aj pre ľubovoľnú postupnosť čísiel, napríklad PSČ.
