Tu sa naučíte, ako sledovať staré e-maily v programe Outlook a ručne ich odstraňovať, a tiež to, ako môžete použiť automatickú archiváciu na automatické odstránenie starých e-mailov.
Ako automaticky mazať e -maily pomocou funkcie AutoArchive
Funkcia automatickej archivácie Outlooku je určená na ukladanie starých e-mailov, schôdzok atď. Do archívneho súboru a na odbremenenie Outlooku od starých údajov. Túto funkciu môžete použiť aj na trvalé odstránenie starých e -mailov, schôdzok atď. - tj. Ich odstránenie namiesto presunu do archívneho súboru.
Pri odstraňovaní starých údajov postupujte nasledovne:
- Zavolajte príkaz „Nástroje, Možnosti“ a otvorte kartu „Iné“.
- Kliknite sem na „Automatická archivácia“.
- Aktivujte možnosť „Automaticky archivovať každých __ dní“ a zadajte interval, v ktorom sa má archivácia vykonávať.
- Do poľa „Odstrániť položky, ak sú staršie ako“ zadajte minimálny vek, v ktorom údaje musia byť, aby boli natrvalo odstránené.
- Aktivujte možnosť „Natrvalo odstrániť staré prvky“.
- Ak ste si istí, že to chcete, kliknite na „Použiť nastavenia pre všetky priečinky“ - už nebude žiadna bezpečnostná otázka.
- Keď skončíte, zatvorte dialógové okná.
Ako manuálne nájsť a odstrániť staré e -maily
Ak nepoužívate AutoArchive na čistenie priečinka doručenej pošty a presúvanie starších e-mailov do archívneho súboru, pomocou príkazu „Vyčistiť poštovú schránku“ môžete zobraziť a odstrániť staré e-maily vo všetkých priečinkoch.
- V Outlooku do verzie 2007 voláte príkaz „Nástroje, vyčistenie schránky“. V programe Outlook 2010 prejdite na položku Súbor, Nástroje na čistenie, Čistenie schránky.
- Aktivujte možnosť „Nájsť položky staršie ako … dni“ a zadajte hodnotu, napríklad 90 alebo 180 dní.
- Kliknite na „Hľadať“.
- Teraz sa zobrazí dialógové okno "Rozšírené vyhľadávanie", v ktorom sa zobrazia e-maily zodpovedajúce kritériu vyhľadávania. Tu môžete odstrániť staré e-maily alebo ich otvoriť a uložiť tak prílohy súborov, ktoré obsahujú, na pevný disk.
- Hneď ako odstránite nepotrebné e-maily, zatvorte dialógové okno.
- Potom vyprázdnite priečinok „Odstránené položky“ a nechajte osobný priečinok skomprimovať.
