Každý, kto sa niekedy pokúsil koordinovať schôdzky s niekoľkými ľuďmi, vie, koľko e-mailov a hovorov to môže stáť, najmä ak nie každý má prístup k zdieľanému kalendáru prostredníctvom služby Exchange. Prečítajte si tento príspevok a zistite, ako sa dostať von
Ak máte prístup k diárom všetkých účastníkov prostredníctvom Exchange, nie je ťažké (v závislosti od pracovného vyťaženia) nájsť stretnutie, na ktoré má každý čas. Stáva sa však ťažkým, keď musíte nájsť spoločnú schôdzku „letiaci naslepo“. Potom je to v prvom rade: navrhnite schôdzky, zozbierajte spätnú väzbu, prípadne telefonicky objasnite, či účastník nemôže odložiť schôdzku, ktorá bola naplánovaná inde, a potom nastavte spoločné stretnutie. V závislosti od verzie Outlooku máte niekoľko možností na odoslanie navrhovaných dátumov:
Účastníkom pošlete výber možných dátumov e -mailom - to však dáva zmysel iba vtedy, ak všetci účastníci používajú aplikáciu Outlook.
Účastníkom pošlete výber možných schôdzok vo forme súborov iCalendar, ktoré je možné otvoriť v programe Outlook a ďalších programoch kalendára. Je to možné aj so staršími verziami Outlooku.
Ostatným účastníkom pošlete úryvok z vášho kalendára s príslušným obdobím. Môžu buď vidieť, kde sú ešte vo vašom kalendári schôdzky, alebo ktoré schôdzky navrhujete. Keďže sú údaje zapísané priamo do textu e-mailu a priložené ako súbor iCalender, jedná sa o „užívateľsky najpríjemnejší“ variant, z ktorého majú radosť aj používatelia, ktorí si vedú papierový kalendár. Táto možnosť je však k dispozícii iba od Outlooku 2007.
Ako alternatíva je k dispozícii webový nástroj na vytváranie schôdzok „Doodle“-to tiež vyhovuje tým, ktorí odmietajú elektronické kalendáre.
Podľa prieskumu vo Švajčiarsku má papierový kalendár zhruba polovica všetkých užívateľov internetu - papierové kalendáre preferujú najmä ženy. Do tohto „analógového“ kalendára samozrejme nie je možné importovať výpisy z kalendára zo súborov programu Outlook alebo iCalendar. Tu môže pomôcť webová služba, ako je www.doodle.com. V ňom vytvoríte tabuľku s možnými dátumami a odošlete odkaz na tabuľku všetkým adresátom. Otvoria odkaz a zaškrtnú všetky dátumy, na ktoré majú čas. Hneď ako jedna z pozvaných osôb zadá dátumy, dostanete pozvánku. Umožní vám to vyplniť prieskum hneď, ako všetci odpovedia.
Teraz existujú aj doplnky Doodle pre Outlook, Exchange a ďalšie nástroje pre kalendár. Môžete to použiť na synchronizáciu vašich záznamov v Doodle s elektronickým kalendárom. Ďalší doplnok prehliadača umožňuje prístup k adresáru programu Outlook, čo uľahčuje odosielanie pozvánok účastníkom.
Odošlite vybrané termíny
Najjednoduchší variant za predpokladu, že všetci príjemcovia používajú aplikáciu Outlook: Do kalendára zadáte navrhované dátumy a odošlete ich ľuďom, ktorých chcete pozvať. Plánované činnosti sú k e-mailu priložené ako súbory schôdzí programu Outlook a príjemca ich môže do kalendára preniesť dvojitým kliknutím. Ak má odosielateľ aplikáciu Outlook 2007 alebo 2010, môže do správy vložiť údaje o schôdzke aj vo forme textu (a / alebo ich pripojiť ako súbor programu Outlook).
- Najprv zadajte navrhované dátumy do kalendára.
- Otvorte novú správu.
- Vyplňte odosielateľa a predmet.
- V programe Outlook až do verzie 2003 kliknite na malú šípku napravo od ikony zátvorky (vložte súbor) a potom ďalej element (v Vložiť-Menu neexistuje žiadny príkaz element). V programe Outlook 2007 a 2010 kliknite na kartu Vložiť v skupine Zamknúť na Položka programu Outlook.
- Vyberte kalendár.
- V programe Outlook až do verzie 2003 je pod tlačidlami iba možnosť vpravo Vložiť ako: príloha vybrať. (Na čo slúži druhá možnosť Iba text čo je väčšinou sivé, sa nám nepodarilo zistiť.) To znamená, že plánované činnosti sú priložené ako súbor kalendára programu Outlook. Ak používate aplikáciu Outlook 2007/2010, môžete pomocou tejto možnosti zadať údaje o schôdzke (predmet, dátum, čas) Prilepiť ako: iba text skopírujte do tela správy.
- kliknite na OKzatvorte dialógové okno a vráťte sa do okna správy.
- Ak máte aplikáciu Outlook 2007/2010, môžete schôdzky pripojiť ako súbory a nechať údaje zapísať do e-mailu ako text. Za týmto účelom zopakujte kroky 4 až 7 a jedenkrát vytočte číslo Prilepiť ako obyčajný text a raz Vložiť ako: príloha koniec.
- Dokončite a odošlite správu.
Odosielajte výpisy z kalendára pomocou programu Outlook 2007/2010
V programe Outlook 2007 a 2010 je možné nielen zasielať e-mailom jednotlivé schôdzky, ale aj výpisy z kalendára, t. J. Všetky schôdzky z vybraného obdobia. Môžete presne určiť, ktoré podrobnosti sa majú odoslať:
- Otvorte novú správu.
- Vyplňte odosielateľa a predmet.
- Vyberte na karte možnosti the Formát HTML - Výpisy z kalendára je možné odosielať iba pomocou pošty HTML.
- Kliknite do textového poľa.
- Otvorte register Vložiť a kliknite sem pod Zamknúť na kalendár.
- Vyberte požadovaný kalendár.
- Zadajte do poľa Obdobie obdobie, ktoré sa má vziať do úvahy. Ak máte možnosť tu Zadajte dátum môžete si ľubovoľne zvoliť čas začiatku a konca.
- v poli detail uveďte, či všetky podrobnosti o schôdzkach, iba dostupnosť a predmet alebo iba stav (Voľné, rezervované, neprítomné resp. S rezerváciou) by sa malo ukázať.
- V nižšie uvedenom poli môžete určiť, či sa majú oznamovať iba schôdzky v rámci pracovného času definovaného v programe Outlook.
- Potom kliknite na Fade in.
- Tu máte možnosť zobrazovať podrobnosti o schôdzkach označených ako „súkromné“ a odosielať prílohy k schôdzkam.
- Nakoniec zadajte, či sa majú schôdzky zobrazovať vo forme denných plánov alebo jednoducho ako zoznam. Zobrazenie zoznamu je prehľadnejšie.
- Zavrite dialóg pomocou OK.
- Aplikácia Outlook teraz vkladá údaje do textu správy vo forme súboru iCalendar (prípona „.ICS“), ktorý môžu čítať aj ostatné kalendárne programy. Dokončite a odošlite správu.
Koordinovať schôdzky
Ako vyhodnotíte reakcie pozvaných, aby ste zistili, kedy sú všetci slobodní, závisí od vašich preferencií a počtu pozvaných - a samozrejme tiež od formy, v ktorej sa odpovede vracajú:
- Ak väčšina odpovedí obsahuje súbory programu Outlook alebo iCalendar, odporúčame ich zadať do druhého kalendára programu Outlook, napr. B. Volá sa „Plánovanie“, ktoré je na tento účel otvorené vedľa aktuálneho kalendára.
- Ak existuje viac ako päť pozvaných a niekoľko navrhnutých dátumov, riešenie pre aplikáciu Outlook sa stane mätúcim. Potom je najlepšie vytvoriť tabuľku programu Excel: účastník menuje horizontálne, navrhované dátumy vertikálne (alebo naopak, ak je viac schôdzok ako účastníkov). V bunkách označte, ktorá osoba sa môže zúčastniť ktorého stretnutia.
Poslať potvrdené schôdzky
Hneď ako sa rozhodnete pre stretnutie, informujte ostatných účastníkov. Odporúča sa zaslať stretnutie účastníkom vo forme súboru iCalendar. Môžete ho preniesť do svojho kalendára dvojitým kliknutím na súbor ICS. Okrem toho napíšte do e-mailu údaje o schôdzke pre tých ľudí, ktorí nemajú elektronický kalendár.
Termín môžete samozrejme poslať vo forme žiadosti o schôdzu. Ale len používatelia Outooku s tým môžu niečo urobiť. Niektorí príjemcovia sú navyše trochu zvláštni, ak dostanú e-mail s možnosťami „Prijať“, „S rezerváciou“, „Odmietnuť“ a „Navrhnúť inokedy“, aj keď ste už súhlasili.
Mimochodom, toto nefunguje iba v novších verziách Outlooku, ale už v programe Outlook 2000.
Súbor iCalendar môžete vytvoriť nasledovne:
- Otvorte záznam schôdzky.
- Zavolajte príkaz Súbor → Uložiť ako na.
- Vyberte ako typ súboru Formát iCalendar (* .ics).
- Uistite sa, že máte možnosť Uložiť aktuálny termín je vybratý (v programe Outlook 2007/2010).
- Zadajte názov súboru a zvoľte umiestnenie.
- Uložte súbor.
- Zahrňte súbor ICS ako prílohu k e -mailu, ktorý odosielate účastníkom.
