Ak pracujete sústredene na úlohe, je vhodné odstrániť všetky druhy porúch alebo ich čo najviac minimalizovať. Patria sem aj prerušenia prichádzajúcich e -mailov a upozornení na pracovnej ploche pri prijímaní e -mailov.
Nastavte, ako často má aplikácia Outlook načítať e-maily
Vo väčšine prípadov nie je potrebné, aby Outlook každých desať minút alebo dlhšie kontroloval poštovú schránku na serveri a sťahoval nové e-maily. Výnimka: Musíte odpovedať na objednávky alebo otázky zákazníkov, čo sa musí stať okamžite. V prevažnej väčšine prípadov stačí, aby Outlook kontroloval e-maily raz za hodinu alebo každú pol hodinu.
A ak si vaša práca vyžaduje, aby ste sa dlho sústredili na jednu úlohu, je vhodné, ako je popísané na predchádzajúcej strane, kontrolovať svoje e-maily iba v určitých časoch. Potom by ste mali automatické vypnutie e-mailu úplne vypnúť.
Ak naliehavo čakáte na konkrétny e-mail, môžete ho kedykoľvek prevziať stlačením klávesu F9 alebo tlačidla Odoslať príjem spúšť.
Ak chcete určiť, ako často má Outlook preberať e-maily, alebo ak chcete vypnúť automatické načítanie e-mailov, postupujte takto:
- V Outlooku až do verzie 2007 zavoláte príkaz Nástroje → Možnosti a otvorte register Nastavenie e -mailu. V programe Outlook 2010 zavoláte Súbor → Možnosti a otvorte register Rozšírené.
- kliknite na Odoslať príjem.
- Vyber si Všetky účty a prepnite možnosť Zahrnúť túto skupinu do príspevku (pod Nastavenia pre skupinu „Všetky účty“) a.
- V nižšie uvedenom poli buď prepnite možnosť Automatická prevodovka každých X minút úplne alebo ho zapnete a zadáte za ním požadovanú frekvenciu - napr 60 Zápisnica.
- Ak používate režim offline, zopakujte pre neho kroky 3 a 4.
- Ak nechcete vykonať ďalšie nastavenia pre jednotlivé účty, zatvorte dialógové okná.
- Ak by sa e-maily prijaté na určitý účet mali kontrolovať častejšie, opustite dialógové okno Doručovacie skupiny (pozri krok 6) a pokračujte nasledovne:
- Vyber si Všetky účty a klikni Editovať.
- Vyberte účet, pre ktorý sa majú použiť ďalšie nastavenia, a zrušte začiarknutie pred ním Zahrnúť účet do tejto skupiny. Zavrite dialóg pomocou OK.
- Potom kliknite na Nový. Zadajte názov účtu, na ktorý sa má vzťahovať osobitný predpis, a kliknite na OK.
- V dialógovom okne, ktoré sa teraz otvorí, prepnite možnosť Zahrnúť účet do tejto skupiny a klikni OK.
- Vyberte účet. Za týmto účelom aktivujte možnosť Automatická prevodovka každých X minút a zadajte požadovaný interval.
- Zatvorte všetky dialógové okná.
Vypnite upozornenia na ploche
Ak každých niekoľko minút automaticky kontrolujete e-maily, ale nepotrebujete byť neustále informovaní o nových prichádzajúcich e-mailoch, je vhodné vypnúť funkciu upozornení na ploche v programe Outlook. Potom Outlook pri každom novom e-maile niekoľko sekúnd nezobrazí okno s upozornením alebo ikonu písmena a taktiež neprehráva zvuk.
V Outlooku do verzie 2007 postupujte nasledovne:
- Zavolajte príkaz Nástroje → Možnosti na.
- kliknite na Možnosti e -mailu a potom ďalej Rozšírené možnosti e -mailu.
- Otočte sa Keď nové položky dorazia do doručenej pošty všetky štyri možnosti.
- Zatvorte dialógové okná.
V programe Outlook 2010 postupujte takto:
- Zavolajte príkaz Súbor → Možnosti na.
- Otvorte register e-mail.
- Prepnite štyri nižšie uvedené možnosti Keď prídu nové správy a zatvorte dialógové okno.
