Aby ste po delegovaní úloh prostredníctvom svojho Outlooku vždy poznali aktuálny stav, môžete zadať, že chcete dostávať správu o stave úloh, ktoré boli prenesené. Môže to byť tiež užitočné, najmä pri rozsiahlych úlohách
Delegujte úlohy
Ak chcete delegovať úlohu, zavolajte príkaz v programe Outlook 2013 alebo novšom Štart - Nové položky - Žiadosť o úlohu dňa, v programe Outlook 2010 Štart - nové prvky - ďalšie prvky - požiadavka na úlohu, v programe Outlook 2003/2007 Nový - nová požiadavka na úlohu. Potom zadajte údaje a e -mailovú adresu zamestnanca, na ktorého chcete úlohu preniesť, a úlohu odošlite. Čo však v prípade, že ste úlohu zadali raz v plánovači úloh a až neskôr si uvedomíte, že na ňu nemáte dostatok času a je lepšie ju delegovať? Potom postupujte nasledovne:
- Pravým tlačidlom myši kliknite na úlohu v plánovači úloh a zavolajte Priraďte úlohu na.
- Potom zadajte e -mailovú adresu osoby, na ktorú chcete úlohu preniesť, napíšte krátku správu a upravte dátum splatnosti, aby ste mali stále čas na kontrolu výsledku.
- Uistite sa, že máte dve možnosti Uložte aktualizovanú kópiu tejto úlohy do môjho zoznamu úloh a Po odoslaní úlohy mi pošlite správu o stave sú zapnuté. V opačnom prípade sa úloha nezobrazí vo vašom plánovači úloh; navyše nebudete automaticky upozornení, keď je úloha dokončená.
- Odošlite žiadosť o úlohu.
Tak zaistíte, že budete automaticky informovaní o pokroku
Aby sa delegované úlohy vždy zobrazovali v plánovači úloh a aby ste boli informovaní o dokončení úlohy, je potrebné, aby ste v programe Outlook aktivovali dve možnosti uvedené v kroku 3. Potom si pri delegovaní nemusíte vždy pamätať na povolenie možností z kroku 3 z predchádzajúcej časti. Možnosti sú predvolene zapnuté, ale je lepšie ich pre istotu skontrolovať:
- V programe Outlook 2010 alebo novšom zavolajte príkaz Súbor - Možnosti - Úlohy dňa, v programe Outlook 2003/2007 Nástroje - Možnosti - Možnosti úlohy.
- V programe Outlook 2010 a novšom povoľte nasledujúce možnosti: Aktualizujte svoj zoznam úloh kópiami úloh, ktoré priradím iným ľuďom a Po dokončení priradenej úlohy odošlite správu o stave A..
- V programe Outlook 2003/2007 zapnite tieto dve možnosti Aktualizujte priradené úlohy v zozname úloh a Po dokončení priradených úloh odošlite správu o stave a.
- Zatvorte dialógové okná.
Takto môžete zobraziť stav dokončenia a zodpovednosť
V zozname aktivít (zobraziť Jednoduchý zoznam) stĺpček chýba % dokončenéže v pohľade Zoznam podrobností zobrazí sa. Ak často delegujete rozsiahle úlohy a vaši zamestnanci pravidelne dokumentujú v programe Outlook, aké percento z úlohy, ktorú už splnili, potom vám odporúčam použiť % dokončené aj vo výhľade Jednoduchý zoznam vložiť. Vďaka tomu budete mať prehľad o pokroku. Ak to chcete urobiť, postupujte nasledovne:
- Vyberte zobrazenie v plánovači úloh Jednoduchý zoznam: Zobrazenie príkazov - Zmeniť zobrazenie - Jednoduchý zoznam.
- Kliknite pravým tlačidlom myši na jeden z nadpisov stĺpcov, napríklad na odkaz alebo v starších verziách Predmet úlohya vyvolajte príkaz Výber poľa na.
- Potiahnite tlačidlo % dokončené B. z dialógového okna stlačením ľavého tlačidla myši na riadok s hlavičkami stĺpcov. Môj návrh: presuňte ho na miesto napravo od záhlavia stĺpca Splatný. Červená šípka ukazuje, kde % dokončené sa vkladá ako nový nadpis stĺpca C.. Akonáhle je tlačidlo v požadovanej polohe, tlačidlo myši uvoľnite.
- Ak v zobrazení nie je žiadny stĺpec Zodpovedný sa zobrazí, vložte ho podľa popisu. Zodpovedný nájdete v dialógovom okne na úplnom konci zoznamu Výber poľa.
- Potom zatvorte dialógové okno Výber poľa.
