Obsah
Prostredníctvom telefónneho systému alebo systému videokonferencie sa môžu schôdze organizovať aj s ľuďmi z iných miest alebo dokonca krajín. To šetrí cestovné náklady a čas. Existujú však určité technické a tiež komunikačné výzvy
Telefónne a videokonferencie sú prirodzene vhodné na schôdze, na ktorých nie sú účastníci zhromaždení na jednom mieste. Máte ďalšie výhody:
- Môžete byť zvolaný v krátkom čase.
- Ľudia môžu byť pridaní neskôr alebo na časť schôdze.
Pri telefonických a videokonferenciách by ste to mali mať na pamäti
- Technický test (vedúci): Ako vedúci spustíte systém vopred a vyskúšate si, či je pripojenie nadviazané, skôr ako sa pripoja ostatní účastníci. V opačnom prípade riskujete nárazový štart, pretože najskôr môže byť potrebná zvuková kontrola alebo je potrebné upraviť nastavenia.
- Technický test (účastníci): Požiadajte všetkých účastníkov, aby vopred urobili test systému. Videosystémy na to spravidla majú odkaz, ktorý pošlete účastníkom. V opačnom prípade strávite prvých pár minút riešením technických problémov účastníkov.
- Úvod: V prípade potreby stručne predstavte technológiu: Ako sa vyjadrím? Ako môžem otočiť nahor / nadol? Ako vypnem mikrofón / telefón? Aké ďalšie možnosti mám, napr. B. nahrávať súbory alebo zdieľať svoju vlastnú obrazovku?
- Odstráňte rušenie: Zaistite (a účastníkov), aby nedochádzalo k rušeniu pozadia. To znamená: zatvorte okná, vypnite klimatizáciu alebo tlačiareň, vyhýbajte sa ozvučeniu miestností, vypnite smartphone.
- Pauzy v rozprávaní: Upozornite účastníkov, že má zmysel dať druhým možnosť reagovať dlhšie ako na osobných stretnutiach. Ak niekto začne hovoriť príliš rýchlo (aby mohol hovoriť), môže sa stať, že prvých pár slov nepríde (napríklad preto, že osoba stlačí tlačidlo hovoriť príliš neskoro).
- Priamy prístup: Ak chcete osloviť konkrétnu osobu, oslovte ju menom. Osoba tak vie, že boli myslené, a vy nemusíte otázku opakovať, pretože si uvedomil, že ste s nimi hovorili príliš neskoro.
Ako ovládať konferenčné hovory
- Meno meno: Účastníci sa navzájom nevidia. Ak sa účastníci ešte nepoznajú, mali by uviesť svoje mená v prvých príspevkoch. V opačnom prípade ostatní nebudú vedieť, kto hovorí.
- Verbalizačné gestá / mimika: Ostatní účastníci sa nemôžu vidieť v konferenčnom hovore. Nevidíte teda ani mimiku a gestá ostatných. Preto je dôležité mať vo všetkom, čo chcete, jasno.
Tipy na špeciálne vlastnosti videokonferencií
- Headset namiesto reproduktora: V prípade videokonferencií na počítači PC informujte účastníkov, že by mali vypnúť reproduktor svojho počítača a používať náhlavnú súpravu. V opačnom prípade dôjde k ozvenám, keď účastník hovorí a jeho hlas je reprodukovaný reproduktorom a zachytený mikrofónom.
- Moderovanie reči: Pri niektorých systémoch môže hovoriť iba jedna osoba; moderátor im musí dať slovo (prečítajte si: uvoľnite mikrofón). Je to úžasné, pretože keď sa niekoľko účastníkov navzájom rozpráva, rýchlo sa to stane chaotickým. Okrem toho niekedy dochádza aj k časovým oneskoreniam, čo vedie k bizarnej, pretože časovo oneskorenej komunikácii. Ak vám technika umožňuje hovoriť súčasne: Pozrite sa, či sú účastníci dostatočne disciplinovaní. Ak nie ste, prepnite na moderované rozprávanie.
