Takto si udržíte prehľad v dokumentoch Wordu
V programe Microsoft Word je možné použiť rôzne funkcie na čo najjasnejšie štruktúrovanie textov. Nadpisy a súvislé sekcie uľahčujú čitateľom porozumenie informáciám. Program Microsoft Office ponúka štýly, ktoré odlišne zvýrazňujú nadpisy, podnadpisy a hlavný text. Môžete to použiť na vytvorenie obsahu. Ako ale funguje vloženie adresára vo Worde a ako zmeníte riadok na nadpis jediným kliknutím myši?
Tabuľky obsahu vo Worde: sledujte veci
Na začiatku dlhého textu môže byť obsah veľmi nápomocný: Čitateľ získa prvý dojem zo súboru, prispôsobí sa obsahu dokumentu a je pripravený na jednotlivé sekcie. Akým témam sa text venuje? Ako dlho je dokument celkom? Pomocou čísel strán, ktoré je možné prečítať v obsahu, môžete tiež odhadnúť, ako dlho sú príslušné sekcie pod nadpismi. Každý, kto chce ako čitateľ, môže preto začať priamo v preferovanej textovej sekcii.
Pri vkladaní obsahu do dokumentu programu Word postupujte nasledovne:
-
Na páse s ponukou súboru Word otvorte kartu „Referencie“.
-
V ľavej časti nájdete pole „Obsah“. Kliknutím na toto tlačidlo definujete ďalšie nastavenia v novom okne.
-
Vyberte požadovaný obsah pomocou tlačidla myši alebo vytvorte šablónu definovanú používateľom.
-
V zodpovedajúcom dialógovom okne môžete tiež určiť, ktoré plniace znaky chcete v obsahu použiť (bodky, pomlčky, karty atď.).
-
Hneď ako vykonáte zmeny v texte, môžete tiež aktualizovať adresár, ktorý už bol vytvorený v oblasti „Obsah“.
Ak na nadpisy použijete predformátované šablóny programu Word z programu Microsoft Word, program na vytvorenie adresára použije úrovne nadpisov. Ak ste nadpisy kapitol zadali neformátované, obsah môžete vytvoriť aj ručne. Príslušnú funkciu nájdete aj v tlačidle „Obsah“.
Automatická aktualizácia obsahu vo Worde: Funguje to takto
Pomocou myši môžete jednoducho vytvárať a aktualizovať automatické obsahy. Ak chcete do štruktúry preniesť nové nadpisy alebo zmenené čísla strán, postupujte takto:
-
Kliknite na automatický obsah.
-
Nad názvom je pole „Aktualizovať obsah“, ktoré spoznáte podľa červeného výkričníka.
-
Po kliknutí na myš sa dostanete k možnosti: „Aktualizovať iba čísla stránok“ alebo „Aktualizovať celý adresár“.
-
Vyberte si a kliknite na „Ok“.
Ak ste do textu integrovali nové nadpisy, mali by ste aktualizovať celý adresár. Toto je jediný spôsob, ako sa nové nadpisy budú zobrazovať v požadovanom formátovaní vo vašej štruktúre.
Väčšia štruktúra v textovej práci: výhody obsahu
V závislosti od toho, koľko kapitol, sekcií a oblastí váš dokument obsahuje, máte rôzne požiadavky na formátovanie textového súboru. Ak vami integrovaná grafika, tabuľky alebo obrázky zohrávajú dôležitú úlohu, možno ich budete chcieť jasne priradiť ku kapitolám. Z tohto dôvodu Word ponúka možnosť zahrnúť čísla čísiel do štítkov obrázkov.
Každej kapitole môžete tiež poskytnúť vlastný obsah. Tabuľky obsahu na začiatku každej kapitoly sú obzvlášť užitočné pre veľké súbory, aby čitateľ nestratil prehľad o zložitých úrovniach textu.
Ďalšou výhodou obsahu je, že sa ľahko používa v programe Word: Rovnako ako citáty, hypertextové odkazy alebo zdrojové zoznamy je možné adresáre ovládať aj pomocou integrovaných funkcií poľa. Ak kliknete na vytvorené pole, zobrazí sa v sivom odtieni. Vďaka tomu budete vedieť, že môžete revidovať príslušný obsah a vykonávať zmeny. Makrá vám tiež ponúkajú možnosť vykonávať rýchlejšie niektoré položky, pretože často používané príkazy môžete uložiť ako kombinácie klávesov pre túto funkciu poľa.
Ak kliknete na malé pole v hornej časti obsahu, môžete automaticky aktualizovať nadpisy a čísla stránok v obsahu. Týmto spôsobom váš obrys prispôsobí nasledujúce body:
- Pridávajú sa nové nadpisy
- Môžete aktualizovať čísla stránok
- Novo usporiadané úrovne sú automaticky integrované
tip: Zvlášť ak chcete revidovať svoj text, dáva zmysel použiť automatický obsah, ktorý sa sám aktualizuje kliknutím.
Špeciálne funkcie a tipy - takto vyzerá váš obsah profesionálne
Všestranné funkcie v programe Word vám tiež umožňujú individuálne navrhnúť hlavičku a pätu dokumentu a vložiť preklady a aktuálny dátum pomocou funkcií poľa. Po dokončení práce na texte môžete súbor uložiť vo formáte PDF alebo ho previesť na formálne písmená.
Pred uložením dokumentu by ste však mali skontrolovať, či ste vykonali opravy alebo či sa v texte stále nenachádzajú chyby. Na automatické opravy bežných chýb v jednom kroku použite funkciu „Nájsť a nahradiť“. Aby ste mohli objaviť aj chyby v obsahu, je vhodné tabuľku previesť na normálny text. Takto nebudete rušiť rozloženie a písmo a slová uvidíte detailne.
Vďaka obsahu a zodpovedajúcemu číslovaniu jednotlivých záznamov je výmena textových sekcií rýchlejšia a efektívnejšia. Ak napríklad vaša práca zahŕňa spoločnú prácu na konkrétnych častiach, príslušné pozície je možné ľahko nájsť pomocou odkazov. Word vám ponúka šablóny, ktoré môžete použiť na formátovanie vášho individuálneho textu. Buď si vyberiete z návrhov programu, alebo si môžete vytvoriť vlastnú šablónu dokumentu.
Tip: Môžete tiež upraviť štýly programu Word, napríklad zmeniť písmo a farbu. Ak to chcete urobiť, kliknite ľavým tlačidlom myši na šablónu formátu, napr. B. Nadpis 1. Vyberte položku „Zmeniť“. Teraz môžete v maske vykonávať rôzne prispôsobenia - predvolene je možné nastaviť aj zvýraznenie alebo veľkosť písma.
Záver: Vytvorte správne obsah v programe Word
Pri nastavovaní stránky je kladený dôraz na niekoľko aspektov: Na jednej strane typ písma, veľkosť a medzery patria medzi faktory, ktoré ovplyvňujú zážitok z čítania. Na druhej strane dôležitú úlohu zohráva aj prehľadná štruktúra textu. Pomáhajú nielen tabuľky a grafika, ale aj číslovanie stránky a tiež vkladanie obsahu.
Microsoft Word ponúka používateľom šablónu pre nadpisy a obsah. Štandardné nastavenia si môžete prispôsobiť a naformátovať pomocou karty „Referencie“. Môžete napríklad navrhnúť veľkosti písma a plniace znaky podľa vlastného želania.
Záznamy v adresári uľahčujú hľadanie miest v texte alebo vytváranie odkazov. To umožňuje čitateľom lepšie porozumieť komentárom a obsahu a priradiť ich k jednotlivým kapitolám.
FAQ
Ako môžem vložiť obsah do programu Word?
Na karte „Referencie“ môžete do dokumentu programu Word pridať bibliografický aj obsahový obsah. Word vám dáva možnosť navrhnúť tieto adresáre podľa vášho želania. Môžete si napríklad vybrať, či chcete medzi nadpisy a číslo stránky v obsahu integrovať bodky alebo plnú čiaru ako plniace znaky.
Prečo má zmysel používať šablóny formátu v programe Word?
Ak použijete šablóny, ktoré vám Word ponúka pre jednotlivé textové moduly, program okamžite rozpozná príslušnú úroveň prvku. Program Word dokáže identifikovať nadpisy ako také, ak označíte napísaný názov ako na karte „Formátovať šablóny“. Ak potom vložíte automatický obsah, program Office môže automaticky previesť všetky nadpisy do osnovy na správnej úrovni a so správnym číslovaním.
