Ako správne štruktúrovať dokumenty programu Word
Word ponúka používateľom veľa rôznych možností na navrhovanie textových dokumentov podľa rôznych požiadaviek alebo individuálnych predstáv. Upraviť je možné nielen nastavenie písma, ale aj rozloženie a formátovanie dokumentov. Zvlášť ak často používate Word a pravidelne používate určitú textovú štruktúru, môžete z funkcie „šablóny formátu“ výrazne ťažiť. Ako však vytvoríte šablónu vo Worde? A ako ich upravujete?
Šablóna vo Worde: čo to vlastne je?
Nie je vaša práca obmedzená na jeden konkrétny formát? Potrebujete prepínať medzi rôznymi druhmi textu? Do Wordu môžete uložiť rôzne užívateľské šablóny a kedykoľvek k nim mať prístup. To vám umožní vytvárať dokumenty s malým úsilím a rýchlo ich naplniť príslušným obsahom.
Za určitých okolností sa vo vašom informačnom systéme nahromadí niekoľko šablón. Aby ste si zachovali prehľad, môžete tieto ukážkové dokumenty zoradiť v príslušnej oblasti úloh. Takýmto spôsobom ho nájdete ešte rýchlejšie, keď hľadáte konkrétny štýl. Ako však možno integrovať šablóny formátu do dokumentu?
Na prvý pohľad: prehľadne štruktúrujte a upravujte texty
Výber šablón formátov nájdete na páse s ponukami na karte „Štart“. V predvolenom nastavení Word definuje rôzne úrovne nadpisov v rôznych písmach a veľkostiach, čím pomáha štandardizovať textové dokumenty. Navyše nadpisy tak dobre vyniknú z textového alebo obrázkového obsahu.
Použitie šablón tiež umožňuje rýchlejšiu navigáciu v dokumente. Takzvanú „navigačnú oblasť“ vo Worde spravidla nájdete na ľavej strane stránky. Ak sa vám to nezobrazuje, postupujte nasledovne:
-
Vyberte karty „Zobraziť“.
-
V oblasti „Zobraziť“ môžete zaškrtnúť polia „Pravítko“, „Mriežkové čiary“ a „Navigačná oblasť“.
-
Hneď ako začiarknete „Navigačná oblasť“, vľavo sa zobrazí navigačný panel.
-
Kliknite sem na položku „Nadpisy“, aby sa štruktúra nadpisov zobrazila na navigačnom paneli.
Word tu zobrazuje všetky definované nadpisy a podnadpisy. Kliknutím na zacielené textové pole v navigačnej oblasti môžete jednoducho prepínať medzi vrstvami, ktoré ste vytvorili.
Musíte pri formátovaní hlavného textu a nadpisov postupovať podľa konkrétnych pokynov? Dostali ste konkrétne pokyny, ako by mal vyzerať koniec dokumentu? Slovné návrhy nie vždy zodpovedajú požiadavkám spoločností, škôl alebo osobného vkusu. Ak potom použijete svoju prispôsobenú šablónu, môžete si byť istí, že bude vyzerať jednotne a bude zodpovedať vašim špecifikáciám.
Praktický a individuálny: Inšpektor formátu Wordu
Z tohto dôvodu je možné šablóny prispôsobiť. Aj keď program Microsoft Word často určuje určitú veľkosť písma, písmo, konkrétne riadkovanie a možnosť voľby medzi zarovnanými, napravo alebo naľavo zarovnanými, stále tu existuje priestor: Nastavenia môžete podľa potreby meniť.
Ak chcete upraviť šablónu formátu alebo vytvoriť nový vzor, otvorte kartu „Štart“ na páse s ponukami. Tu nájdete pole „Formátovať šablóny“. Kliknite na malú šípku v pravom dolnom rohu. V závislosti od verzie programu Word máte v tomto bode rôzne možnosti. K dispozícii máte nasledujúce funkcie:
- Nová šablóna štýlu
- Inšpektor formátu
- Skontrolujte štýly
- možnosti
Namiesto uvedených výrazov tu môžete vidieť iba symboly. Napríklad „A +“ znamená „nová šablóna formátu“. Kliknutím na symbol otvoríte zodpovedajúce okno.
V časti „Nová šablóna formátu“ môžete definovať nové šablóny na formátovanie textu podľa vlastných predstáv alebo po konzultácii so svojim zamestnávateľom. „Inšpektor formátu“ je naopak asistent, ktorý za vás skontroluje, či sa dodržiavajú predtým definované šablóny formátu - podobne ako „Kontrola šablóny formátu“. V časti „Možnosti“ napríklad môžete použiť aktuálny dokument ako základ pre vytvorenie novej šablóny.
Dobre zorganizované: Takto sledujete veci vo Worde
Ak ste sa rozhodli vytvoriť jednotlivé šablóny používateľov v programe Microsoft Word, vzorový dokument je možné uložiť na vhodné miesto v úložisku. Aby bolo možné rýchlo otvárať súbory v správnom okamihu, príslušný priečinok by mal byť ľahko dostupný.
Pretože sa v počítači môže rýchlo nahromadiť veľké množstvo údajov, je vaša organizácia tu obzvlášť dôležitá. Word navrhuje rôzne umiestnenia úložiska v závislosti od typu súboru. Program Office vám zároveň ponúka možnosť zobraziť všetky dostupné šablóny formátu.
Prostredníctvom výberu zoznamu však môžete nielen pristupovať k používateľským šablónam, ale tiež používať jednotlivé, pripravené textové moduly. Rovnako ako grafiku, aj dokumenty je možné zostaviť do priečinka a umiestniť na oddelené a zodpovedajúco označené úložné miesto pod vašim používateľským menom.
Využite potenciál: Správne používajte funkcie programu Word
Vďaka variabilným textovým modulom môže byť váš text vytvorený nielen v niekoľkých krokoch, ale môžete použiť aj ďalšie funkcie na dodatočné individualizácie. Podľa toho, aké požiadavky by mal dokument nakoniec spĺňať, môžete vložiť niekoľko prvkov, vďaka ktorým bude text pôsobiť príťažlivejšie.
Obrázky, oddelené textové polia, citáty a hypertextové odkazy, ktoré vyčnievajú zo zvyšku textu, často oslovujú najmä čitateľov a vzbudzujú ich záujem. Obsah, zoznam zdrojov, mená autorov a dátum a čísla strán sú spravidla súčasťou formálnych základov, ktoré väčšina dokumentov obsahuje.
Ak so súborom pracuje viac ako jedna osoba, môže pomôcť zahrnúť cestu, z ktorej je prístup k umiestneniu súboru dokumentu, do hlavičky alebo päty textu. Vaše používateľské meno môže byť viditeľné v ponuke, aby každý, kto pracuje s textom, videl, kto dokument vytvoril alebo upravil.
Šablóny a ďalšie funkcie: urobte dokumenty príťažlivými
Rôzne funkcie programu Word vám tiež umožňujú revidovať existujúce šablóny. Ak chcete vykonať opravy, môžete napríklad použiť funkciu „Nájsť a nahradiť“. Ak si všimnete chybu vo svojej šablóne potom, čo ste ju už uložili do priečinka, stále môžete integrovať svoje zmeny a aktualizovať dokument. Záznam potom možno otvoriť v aktuálnej verzii.
Pri nastavovaní stránky môžete pomocou tlačidla využívať rôzne funkcie poľa. Okrem makier môžete do textu napríklad vkladať aj texty automobilov, ktoré ste vopred sformulovali a chceli by ste ich často používať. Aj keď môžete rýchlo vyvolať a aktivovať príkazy, ktoré sa pravidelne používajú v makrách, pomocou tejto funkcie môžete do dokumentu začleniť textové polia alebo grafiku.
Je dobré vedieť: Ako efektívne pracovať s programom Microsoft Word
V každodennom profesionálnom živote sú nielen šablóny a funkcie, ako sú makrá alebo textové moduly, užitočnými prvkami programu Word. Akýkoľvek súbor môžete uložiť ako PDF. Dokumenty potom môžu byť rýchlo odoslané a už ich nemôžu ľahko meniť iní ľudia.
Program Office vám tiež umožňuje prekladať a vytvárať tlačivá. Takýmto spôsobom môžete osloviť mnohých príjemcov nielen rýchlo, ale aj efektívne. Microsoft Word vám ponúka praktický spôsob, ako zvládnuť najrozmanitejšie požiadavky na vytváranie textu. Štruktúrovaný prehľad funkcií získate na páse s ponukou programu Office.
Otázky a odpovede
Ako vytvorím šablónu formátu alebo užívateľskú šablónu v programe Word?
Na páse s ponukou vyberte kartu „Štart“. Potom vyhľadajte v hornej lište pole „Formátovať šablóny“. Tu nájdete malú čiernu šípku: Ak na ňu kliknete, otvorí sa ďalšie pole. V spodnej časti nájdete možnosti, ktoré máte k dispozícii na úpravu šablón. „Šablóna nového formátu“ alebo symbol plus označujú možnosť vytvorenia novej šablóny.
Aké nastavenia môžem urobiť pre svoje šablóny?
Najprv zadajte pre svoju šablónu formátu používateľské meno. Týmto spôsobom môžete vzor znova nájsť neskôr v ponuke alebo na požadovanom mieste ukladania súborov. Potom môžete určiť, o aký typ dokumentu ide. Vytvárate šablónu tabuľky? Alebo vzorový zoznam? V ostatných nastaveniach je možné zadať aj písmo a veľkosť, medzery a značky.