Čo môžete robiť s programom Excel
Čo môžete robiť s Excelom okrem tabuliek, si mnoho používateľov neuvedomuje: Často používajú iba zlomok možností, ktoré program skutočne ponúka. Často je to úplne dostačujúce, koniec koncov, úlohy v každodennom pracovnom živote sú veľmi presne definované. Pretože však s programom Excel dokážete viac, než len výpočty, stojí za to urobiť si prehľad o ďalších funkciách programu.
Čo je to Excel a na čo sa program používa?
Excel je predovšetkým tabuľkový procesor, v ktorom je možné vytvárať tabuľky a používať bunky a odkazy na bunky programu Excel. Dokáže však oveľa viac. Podnikatelia a súkromné osoby ho používajú na zhromažďovanie, organizovanie a analýzu informácií. Môžu tiež vykonávať výpočty a vytvárať prognózy s existujúcimi údajmi. V programe Excel môžete tiež definovať a sledovať ciele alebo sledovať financie a časové obdobia. Excel je teda vhodný na organizáciu každodenného života v profesionálnom aj súkromnom kontexte.
Aké sú základné možnosti v programe Excel?
Tabuľka
Pretože Excel bol vyvinutý spoločnosťou Microsoft pre tabuľky, používa sa hlavne na zadávanie a spracovanie textových alebo číselných hodnôt. Môžete napríklad v tabuľke programu Excel
- Zadajte hodnoty do buniek
- Priraďte si navzájom hodnoty
- Vytvorte referencie
- Používajte vzorce a funkcie
Okrem číselných hodnôt môžete použiť aj alfanumerické hodnoty, ktoré umožňujú široké spektrum aplikácií. Makrá je možné vytvárať, ak používatelia potrebujú a používajú určité príkazy na čakajúce úlohy častejšie. Za týmto účelom je pre príkaz nastavená klávesová skratka, aby k nemu bol rýchly prístup.
Analýza dát
Údaje, ktoré používatelia Excelu zadávajú do jednotlivých buniek Excelu, je možné analyzovať pomocou funkcií a vzorcov. Môžete napríklad zobraziť, ako často sa určitá hodnota zobrazuje, ako vysoké sú hodnoty v porovnaní s určitými inými hodnotami a ako sa menia za určených podmienok. Excel umožňuje okrem výpočtov aj podrobnú analýzu textových alebo číselných hodnôt.
Grafy a grafy
Ak sú v tabuľke s mnohými stĺpcami a riadkami údaje a hodnoty, je užitočné, aby boli prezentované jasne a atraktívne pomocou diagramov, grafík alebo tabuliek. Týmto spôsobom je jasný výsledok, ktorý vyplýva z analýzy, priamo viditeľný. Program Microsoft Excel ponúka mnoho rôznych možností grafickej implementácie:
- Koláčové grafy
- Stĺpcové grafy
- Čiarové grafy
- Scatterplots
- Plošné grafy
- Stĺpcové grafy
Môžete pracovať s rôznymi návrhmi, zobrazovať svoje hodnoty v 2D a 3D a skúšať rôzne farebné kombinácie. Takýmto spôsobom môžete vytvárať prehľadné prezentácie, pre ktoré nepotrebujete ani PowerPoint - aj keď grafy z Excelu môžete samozrejme vkladať aj do iných programov Microsoft Office.
Čo môžete (stále) robiť s Excelom?
Uľahčite si vedenie účtovníctva
Mnoho nemeckých spoločností nepoužíva výnimočný program, ktorý sa špecializuje na účtovníctvo. Excel ponúka všetky funkcie, ktoré pre ne potrebujete. Zamestnanci sú navyše často už s programom oboznámení.
Bez ohľadu na to, či sa uprednostňuje jednoduché alebo dvojité účtovníctvo, alebo sa vyžadujú špeciálne šablóny: Excel ponúka ľuďom účtovníctvo príjmových a výdavkových faktúr pomocou vzorcov alebo grafického znázornenia, napríklad vo forme excelovej tabuľky. Je tiež možné vytvoriť výpočet prebytku príjmu.
Spravujte zásoby
Rovnako ako je to užitočné v účtovníctve, Excel môže byť použitý aj na organizáciu a evidenciu zásob. Používatelia môžu uvádzať tovar a čísla v bunkách programu Excel a pomocou podmieneného formátovania zvýrazniť špeciálne vlastnosti majetku. To umožňuje používateľom Excelu v každodennom živote skladovať a vytvárať zoznamy zásob spôsobom šetriacim zdroje.
Nastavte si kalendár v Exceli
Excel môže byť užitočný aj pri vytváraní kalendára alebo agendy. Program Excel ponúka šablóny kalendárov s rôznym rozložením, do ktorých je možné zadávať súkromné alebo profesionálne schôdzky. Rozloženie je možné prispôsobiť osobným potrebám. Používatelia Excelu môžu napríklad zobrazovať pracovné dni od nedele do soboty alebo od pondelka do nedele, tlačiť kalendár na výšku alebo na šírku alebo si vytvoriť školský kalendár s 13 mesiacmi.
-
Otvorte Excel.
-
Na úvodnej stránke prejdite na „Ďalšie šablóny“.
-
Do vyhľadávacieho panela môžete vyhľadať online šablóny zadaním „kalendár“.
-
Potom kliknite na požadované rozloženie a kalendár sa otvorí v programe Excel.
Vytvárajte plány a sledujte čiastkové ciele v Exceli
Excel tiež ponúka používateľom šablóny pre plány, do ktorých je možné zaznamenávať rôzne fázy plánovania projektu alebo vytvárať ciele a úlohy pre osobné záležitosti. Táto možnosť ľuďom uľahčuje sledovanie definovaných časových období, dokončených úloh a pokroku.
Častí používatelia Excelu môžu napríklad vytvoriť plán projektu napríklad aj ručne. Funkcie je možné použiť na výpočet začiatku, trvania a konca fáz, procesov alebo míľnikov.
Časová evidencia zamestnancov
Najmä vo firmách, ktoré pracujú s flexibilným pracovným časom, je dôležité zaznamenávať pracovný čas zamestnancov nepretržite a prehľadne. Na internete nájdete množstvo šablón programu Excel, do ktorých môžete zadávať časy jednotlivých zamestnancov - bežnú pracovnú dobu, ako aj nadčasy alebo hodiny, ktoré odpracoval cez víkend. Hodiny sa podľa potreby sčítavajú mesačne alebo týždenne, aby ste mali vždy dobrý prehľad.
Zoznamy úloh v programe Excel pre lepší prehľad
Ak chcú používatelia Excelu sledovať svoje úlohy, môžu im vytvoriť jasný zoznam úloh. Tu je možné zadávať, farebne rozlišovať a určovať priority úloh. Je dokonca možné vložiť začiarkavacie políčko, aby ste mohli začiarknuť dokončené úlohy.
-
Na to, aby ste mohli pridať začiarkavacie políčko, potrebujete na páse s nástrojmi „Vývojár“. V prípade Excelu 2010 a vyšších verzií choďte na „Súbor“ a potom na „Možnosti“. V okne, ktoré sa otvorí, prejdite na položku „Prispôsobiť pás s nástrojmi“ a kliknutím na začiarkavacie políčko aktivujte „Nástroje pre vývojárov“. Nakoniec potvrďte „OK“.
-
Na karte Vývojár kliknite na položku Vložiť. Potom nájdete ikonu začiarkavacieho políčka v časti „Ovládacie prvky formulára“. Keď ste to vybrali, môžete pole pridať do prázdnej bunky programu Excel.
Vytvorte štítky s adresami
Najmä vo firmách je často potrebné odoslať veľké množstvo listov. Na výrobu adresných štítkov potrebujete Excel aj Word - a samozrejme listy prázdnych štítkov, na ktoré chcete tlačiť. A takto postupujete:
Otvoríte súbor programu Excel a pomenujete jednotlivé stĺpce programu Excel: pozdrav, krstné meno, priezvisko, ulica a číslo domu, PSČ, mesto.
Opatrne zadajte adresy a súbor uložte.
Otvorte Word a na karte „Poštové schránky“ prejdite na „Menovky“.
V časti „Možnosti“ vyberte výrobcu vašich štítkov a typ štítku (tieto informácie sú uvedené na obale štítkov).
Teraz kliknite na „Vybrať príjemcu“ a v časti „Vybrať existujúci zoznam“ vyberte svoj vlastný zoznam.
Vyberte údaje v časti „Vložiť pole hromadnej korešpondencie“ a skopírujte obsah do všetkých polí štítka.
Pomocou „Ukážky výsledkov“ môžete zobraziť štítky.
Ak ste spokojní, zvoľte „Dokončiť a zlúčiť“ a zadajte príkaz „Vytlačiť dokument“.
Ďalšie triky s Excelom
Vytvárajte kvízy v Exceli
Či už na hodine, alebo ako zmena medzi priateľmi a rodinou: V Exceli môžete ľahko vytvoriť test s jednou možnosťou. Ak to chcete urobiť, postupujte nasledovne:
Otvorte zošit - budete potrebovať iba jeho prvú stranu.
Do stĺpca A zadajte všetky otázky pod seba. Stĺpec urobte taký široký, aby ste mohli ľahko čítať otázky v jednotlivých bunkách Excelu.
Do stĺpcov B až D zadávate tri možné odpovede (alebo viac, ale každá odpoveď má svoj vlastný stĺpček).
Ak máte tri možnosti, ponechajte stĺpček E prázdny pre odpovede účastníkov.
V riadku G označíte polohu správnej odpovede, t.j. 1, 2 alebo 3.
Kliknite pravým tlačidlom myši na stĺpec G a zvoľte „Skryť“, aby nikto nevidel správne odpovede
Teraz zadajte vzorce na výpočet odpovede do predtým prázdneho stĺpca programu Excel F: = IF (IS PRÁZDNY (E1); „“; IF (E1 = G1; „Správny“; „Nesprávny“)). To znamená, že v stĺpci sa nič nezobrazí, ak do stĺpca s odpoveďou E ešte nebola zadaná žiadna odpoveď. Ak sa odpoveď zhoduje s odpoveďou v skrytom stĺpci G, zobrazí sa „správna“, ak sa odpoveď nezhoduje, zobrazí sa „nepravdivá“.
Potiahnutím vzorca nadol ho použijete na všetky riadky.
Vytvorte prieskum programu Excel
Pomerne neznámou funkciou programu Excel je vytvorenie prieskumu pomocou programu Excel. Toto je možné upravovať a aktivovať priamo online, ak budete postupovať podľa nižšie uvedených krokov:
Prejdite na OneDrive a v prípade potreby sa prihláste.
Otvorte Excel, kliknite na položku „Upraviť“ na „Prieskum“ a vyberte „Vytvoriť nový prieskum“.
Zadajte názov svojho prieskumu a stručne ho opíšte.
Teraz môžete zadávať svoje otázky s názvom a popisom.
Vyberte si z uvedených možností odpovedí, ktorá najlepšie vyhovuje. Máte možnosti text, odsek, číslo, výber, áno / nie a dátum. Ak vyberiete „Výber“, musíte určiť možnosti odpovedí, z ktorých si účastníci môžu vybrať. Zadajte všetky možné odpovede do nového riadka programu Excel.
Keď ste sformulovali všetky otázky a zadali ich s možnými odpoveďami, môžete zobraziť náhľad.
Ak ste spokojní, prieskum schváľte. Excel pre vás vytvorí odkaz, ktorý môžete odoslať e -mailom. Prípadne si môžete nechať vygenerovať QR kód, ktorý môžete odoslať do smartfónov.
Záver: Excel je program so širokým spektrom možných použití
Excel sa ideálne hodí na analýzu údajov, na výpočty v mätúcich tabuľkách a na vizuálne znázornenie čísel prostredníctvom diagramov. S programom Excel však dokážete oveľa viac. Program umožňuje niektorým neznámym funkciám organizovať a plánovať každodenný profesionálny a súkromný život. Napríklad možnosti vytvárania plánov pomocou šablón, prieskumov alebo kvízu sú obzvlášť vhodné pre používateľov Excelu, ktorí sú s programom oboznámení a chcú s ním ďalej pracovať.
