Kontakty v Outlooku - nastavenia, tipy a triky

Staňte sa profesionálom v programe Outlook v niekoľkých krokoch

Každý pozná situácie, v ktorých hľadá telefónne číslo, e-mailovú adresu alebo kontaktné údaje, a nemôže ho nájsť. Zvlášť v časovo kritických chvíľach môže vyhľadávanie v adresári s rukou písanými poznámkami alebo „papierovou kašou“ nervy. Stres a hektika pri hľadaní kontaktov, adries alebo telefónnych čísel je s Microsoft Outlook minulosťou. Okrem profesionálneho odosielania e-mailov obsahuje Outlook štandardnú funkciu kontaktov, pomocou ktorej je možné spravovať rôzne digitálne adresáre, zoznamy kontaktov a distribučné zoznamy.

Adresár programu Outlook môžete otvoriť kliknutím na tlačidlo adresára. Dá sa to rozpoznať podľa toho, že predstavuje dvoch ľudí. Alternatívne môžete zadať hľadané slovo „adresár“ do možnosti vyhľadávania v hornej časti Outlooku. Tým sa tiež dostanete do úložného priestoru vašich kontaktov.

Microsoft Outlook ponúka používateľom rôzne funkcie na import, aktualizáciu a zálohovanie kontaktov. Okrem možnosti ručného zadávania kontaktných údajov do adresára existujú aj ďalšie možnosti, pomocou ktorých je možné kontakty prehľadne zobrazovať a archivovať.

Funkcia kontaktu v programe Outlook na prvý pohľad

Ak sa pozriete na funkciu kontaktu v programe Microsoft Outlook, okamžite si všimnete, že softvér ponúka viac možností ako len ukladanie alebo odstraňovanie kontaktov.

Máte napríklad možnosť vytvoriť si vlastné skupiny kontaktov, aby ste mohli posielať e-maily okruhu priateľov alebo konkrétnej skupine ľudí. Použitie zoznamov kontaktov eliminuje manuálne a na chyby náchylné vyhľadávanie jednotlivých kontaktov pri odoslaní správy viacerým ľuďom. V podpoložke „Nové prvky“ môžete odoslať e-mail priamo z kontaktnej funkcie, zavolať schôdzu alebo vytvoriť osobnú úlohu. Funguje to aj pod položkou „Komunikovať“.

Zaujímavá a praktická je aj podpoložka „Zmeniť zobrazenie“. V tejto oblasti nájdete niekoľko možností zobrazenia vašich kontaktov. Kontakty môžete nájsť napríklad v:

• Zoznamový formulár,
• Ako vizitku resp
• Vlastné

displej, aby bola zaistená prehľadnosť. S možnosťou Zobraziť je vždy možnosť:

• Výstup konkrétnych zoznamov kontaktov,
• Uložiť ako PDF alebo
• Na vytlačenie.

Najmä v podnikaní a tiež v súkromnom sektore existujú situácie, v ktorých musíte kliknutím odoslať kontaktné informácie inej osobe. Funguje to v položke „Uvoľniť“ prostredníctvom položky ponuky „Poslať ďalej kontakt“. V okne, ktoré sa otvorí, máte možnosť zadať kontaktné údaje:

• Ako vizitky Outlooku resp
• Odoslať ako kontakt z Outlooku.

Príjemca potom môže jedným kliknutím preniesť prijaté osobné údaje do svojho osobného adresára v programe Microsoft Outlook.

Ak by ste chceli zdieľať celý svoj adresár, môžete to urobiť kliknutím na položku ponuky „Zdieľať kontakty.“ Môžete tiež použiť prijaté, externé adresáre prostredníctvom bodu „Otvoriť zdieľané kontakty“.

Microsoft Outlook umožňuje používateľom spoločne používať adresy, osobné údaje a kompletné adresáre v tíme, vytvárať kontakty, vkladať ich a zdieľať. Toto je obzvlášť zaujímavé vo firmách alebo v kluboch. Spoločné používanie môže byť výhodné aj v rodinnej oblasti.

V položke ponuky „Kategórie“ môžete svoje kontakty farebne kategorizovať pomocou jasných tlačidiel alebo ich označiť ako súkromné. Na jednoduché vyhľadanie jednotlivých kontaktov podľa mena alebo iných kontaktných informácií môžete použiť aj funkciu vyhľadávania v adresároch. Funkcia vyhľadávania s rôznymi poľami je obzvlášť zaujímavá vtedy, keď sa má spravovať veľký počet kontaktov.

Stručne povedané, Microsoft Outlook ponúka mnoho možností na organizovanie a archiváciu osobných kontaktov a zdieľanie kontaktov s ostatnými.

V programe Microsoft Outlook môžete spravovať rôzne adresáre, aby ste mohli svoje kontakty archivovať oddelene od seba. Je to dôležité, ak napríklad chcete profesionálne oddeliť obchodné a osobné kontakty. Môžeš:

• Štandardný adresár resp
• Zbierka adresárov alebo zoznamov adries,

Slúži na ukladanie a archiváciu mien, e -mailových adries a ďalších informácií. Ak používate aplikáciu Outlook s kontom Exchange Server, predvolene sa vytvorí globálny zoznam adries (GAL). Je to nevyhnutné, aby všetci používatelia Exchange, napríklad v spoločnosti, mali prístup k rovnakým kontaktom.

Vytvorte si adresáre v Outlooku

Ak by ste chceli vytvoriť iný digitálny adresár okrem existujúcich adresárov, funguje to podľa nasledujúcich pokynov:

1. V ponuke Súbor prepnite na podpoložku Nastavenia účtu.

   

2. V časti „Pridať alebo odstrániť účty alebo zmeniť existujúce nastavenia pripojenia“ sa dostanete do novej sekcie, v ktorej môžete v dialógovom okne vytvoriť ďalší adresár.

   

3. Kliknite na „Nový“ a potom zvoľte, či chcete integrovať ďalší adresár alebo adresárovú službu LDAP. Internetový adresár LDAP je služba, ktorá hľadá mená, kontakty alebo iné informácie v adresároch na iných serveroch. Používatelia systému Microsoft Exchange nemôžu pridať nový adresár programu Outlook.

Prečo by ste si mali ukladať kontakty a uchovávať adresár v programe Outlook

Adresár v programe Microsoft Outlook je možné porovnať s analógovým notebookom alebo telefónnym zoznamom, s ktorým stále veľa ľudí pracuje. V tomto sa priebežne zadávajú nové adresy, aktualizujú sa údaje alebo sa ručne odstraňujú kontakty. Digitálny adresár v programe Outlook plní rovnaké úlohy. Tvorí rámec pre kontakty a kontaktné údaje, ktoré je možné zobraziť v rôznych skupinách kontaktov a priečinkoch kontaktov. Program Microsoft Outlook naplno rozvíja svoj potenciál, keď sa v programových oblastiach kontakty, kalendár a e-mailové správy zobrazujú a používajú ako neoddeliteľná jednotka.

Ďalší dôvod, prečo by mali byť dôležité kontakty uložené v Outlooku, súvisí s takzvanou nevyžiadanou poštou. Aplikácia Outlook má vstavanú funkciu nevyžiadanej pošty a filtruje nechcené správy alebo reklamnú poštu. Vzhľadom na konkrétne kľúčové slová v správe je možné, že budú odfiltrované aj dôležité správy, ktoré nie sú spamom. Môžete tomu zabrániť uložením všetkých kontaktov do adresára. Outlook rozpoznáva kontakty a pridáva ich do zoznamu bezpečných odosielateľov. Takto máte záruku, že dôležité správy od priateľov alebo obchodných partnerov nebudú systémom omylom považované za nevyžiadanú poštu. Ak ste omylom pridali dôležitý kontakt do zoznamu blokovaných odosielateľov, môžete blok odstrániť kliknutím na kartu „Blokovaní odosielatelia“.

Ďalšou, pre prax relevantnou funkciou, pri ktorej spolupracuje funkcia kalendára a zoznamu úloh, je takzvané opätovné odoslanie kontaktov. Táto možnosť vám umožňuje pridať dôležité kontakty k úlohám v programe Outlook. Ak máte napríklad zavolať kontaktu do troch dní a nechcete si dohodnúť stretnutie v kalendári Outlooku, môžete si kontakt preniesť aj do zoznamu úloh.

Koľko kontaktov je užitočných a možných v Outlooku

V analógovom adresári môžete rýchlo stratiť prehľad o svojich kontaktoch. Ak je adresár zoradený podľa písmen, vysokofrekvenčné znaky ako B, S, M alebo N sa rýchlo zaplnia. Výsledkom je, že nové mená a kontakty nemožno pridávať zreteľne a zobrazovať sa na okraji. Pri digitálnom adresári sa to nemôže stať, pretože v programe Microsoft Outlook je možné spravovať nespočetné množstvo záznamov. Z tohto dôvodu spoločnosť Microsoft nestanovuje obmedzenie počtu kontaktov, ktoré je možné uložiť v programe Outlook. Niekoľko stoviek alebo niekoľko tisíc rôznych kontaktov je možné uložiť do adresára so všetkými ich podrobnosťami. Ak chcete spravovať veľa kontaktov, mali by ste sa pri tvorbe zamerať na opatrnosť.

Ak máte veľký počet kontaktov, mali by ste k osobe pridať čo najviac podrobností. Pri hľadaní kontaktov to zvyšuje šance nájsť osobu alebo spoločnosť, ktorú hľadáte. Zle vyplnené kontaktné údaje sú kontraproduktívne a vedú k ďalšej práci.

Tip: Predovšetkým sa uistite, že do správneho stĺpca zadávate meno a priezvisko svojho kontaktu. V opačnom prípade môže byť veľkou výzvou nájsť kontakt znova pri neskoršom vyhľadávaní.

Exportujte alebo importujte kontakty alebo adresár

Import alebo export jednotlivých kontaktov alebo kompletných adresárov, distribučných zoznamov a skupín kontaktov je v programe Outlook ľahko možný. Ak napríklad získate nový prenosný počítač, môžete svoje kontakty a adresáre preniesť do druhého počítača iba niekoľkými kliknutiami. Je tiež možné zdieľať adresár s inými ľuďmi alebo kolegami. Tu je dôležité dodržiavať autorizácie a úrovne autorizácií.

Okrem exportu alebo importu adresárov programu Outlook, ktoré poznáte podľa prípony súboru .pst, môžete v programe Outlook nastaviť aj adresáre z iných aplikácií. Môžete napríklad ľahko otvoriť a prečítať starý poštový účet systému Windows, ktorý bol spravovaný systémom Windows Vista. Na to potrebujete dátový súbor z programu Windows Mail. To sa číta pomocou asistenta importu a exportu programu Microsoft Outlook. Sprievodcu importom a exportom nájdete v časti Súbor> Otvoriť a exportovať.

Potom máte niekoľko možností. Otvorte staršie dátové súbory Windows Mail pomocou tretieho výberového poľa „Import / Export.

Odstrániť duplicitné kontakty - takto to funguje

Po použití Outlooku je normálne, že jeden alebo druhý kontakt je v programe Outlook duplikovaný. To sa môže stať najmä vtedy, ak zoznam ľudí v programe Microsoft Exchange upravuje niekoľko ľudí. Odstránenie duplikátov z adresára nie je ťažké, pretože aplikácia Outlook má v zozname kontaktov rozsiahlu funkciu triedenia. Ak chcete zistiť, ktoré duplicitné kontakty sa nachádzajú vo vašom programe Outlook, postupujte nasledovne:

1. V oblasti Kontakty v programe Outlook prejdite na kartu Zobraziť.

2. Kliknite na prvý záznam v zozname „Zmeniť zobrazenie“.

3. Zmeňte zobrazenie z „Ľudia“ na „Zoznam“ alebo „Telefón“.

   

4. Otvorí sa okno, v ktorom potom môžete triediť kontakty podľa rôznych kritérií a filtrovať a odstraňovať všetky duplicitné kontakty.

5. V prípade potreby môžete voliteľne v adresári označiť dôležité kontakty, s ktorými pravidelne komunikujete, ako obľúbené.

6. Ak chcete vytlačiť vlastný zoznam adries, mali by ste namiesto štandardného zobrazenia použiť vlastné zobrazenie s iným poradím. Týmto spôsobom môžete jednotlivo zoradiť všetky relevantné kontaktné polia a získať výtlačok s informáciami, ktoré sú pre vás dôležité. V zásade má zmysel vytlačiť niekoľko kontaktov a okrem zoznamov digitálnych adries používať aj vytlačené zoznamy kontaktov.

7. Kontakt môžete odstrániť otvorením ponuky výberu pravým tlačidlom. V spodnej časti dialógového okna nájdete položku ponuky „Odstrániť“.

   

Videonávod: Ako vytvoriť a uložiť nový kontakt v programe Outlook

Vytvárajte nové kontakty profesionálne

Ak by ste chceli vytvoriť nový kontakt, môžete to urobiť jediným kliknutím v oblasti kontaktov programu Outlook. V programe Outlook to funguje takmer rovnako ako v adresári systému Windows Vista alebo Windows XP. Ak to chcete urobiť, v ponuke Štart v časti „Nový“ prejdite na položku Nový kontakt.

Po kliknutí na položku „Nový kontakt“ sa otvorí okno s rôznymi možnosťami zadávania:

Dáva zmysel vyplniť vstupnú masku a všetky možnosti najdôležitejšími údajmi a informáciami o kontakte. Okrem mena a adresy môžete napríklad do poľa poznámok zadať aj webovú adresu alebo adresu chatu alebo si vytvoriť ďalšie poznámky o kontakte. To dáva úplný obraz o osobe. Najmä ak je kontakt nový a neznámy, má zmysel zapracovať čo najviac podrobností. Po zadaní sa okno vpravo hore zatvorí pomocou tlačidla „Uložiť a zavrieť“. Záznam kontaktu sa potom zobrazí v štandardnom adresári. Pred zadaním nového kontaktu môžete nastaviť adresár, do ktorého sa má uložiť. Je tiež možné presunúť nový kontakt zo štandardného adresára do podpriečinka alebo ho priradiť do skupiny kontaktov.

Automaticky prijímať poštové adresy ako kontakty

V súkromnom alebo pracovnom e-maile je bežné, že sa neustále vytvárajú nové kontakty, ktoré chcete preniesť do adresára. Namiesto namáhavého prenosu kontaktných údajov, napríklad e-mailovej adresy a ďalších osobných údajov, môžete v programe Outlook automaticky prijať poštové adresy ako nový kontakt. To sa stane automaticky, hneď ako odošlete správu novému kontaktu alebo odpoviete na e-mail.

Do adresára je tiež možné automaticky zadať všetkých príjemcov e-mailu. To môže byť užitočné a účinné, ak ste súčasťou správy viacerým adresátom, s ktorými by ste chceli následne komunikovať. Ich uložením sa nové kontakty označia ako bezpeční príjemcovia. Okrem toho môžete kontakty zaradiť do skupiny, aby ste si do skupiny kontaktov mohli neskôr zapísať jediným kliknutím.

Duplikujte kontakty stlačením tlačidla

Duplikovanie kontaktov je tiež zaujímavé a praktické. Jedným krokom si môžete ušetriť veľa práce. Kopírovanie dátových záznamov je účinné okrem iného vtedy, ak v Outlooku musíte vytvoriť veľa zamestnancov spoločnosti, v ktorej sa líšia iba prípona a názov. Pomocou klávesových skratiek Ctrl + C a Ctrl + V, známych v systéme Windows, môžete kontakty ľahko duplikovať.

Oddeľte faxové čísla a e -mailové adresy

Niektorí používatelia opisujú v programe Outlook problém, v ktorom sa po kliknutí na pole „Komu“ v e-mailoch okrem e-mailových adries používajú aj faxové čísla. Toto je nesprávne zoradenie v softvéri, ktoré je možné vyčistiť niekoľkými kliknutiami. Ak to chcete urobiť, musíte zabrániť zobrazovaniu faxových čísel v dialógovom okne "Vybrať meno: kontakty".

Pripojte Skype a Outlook pomocou doplnku

Rôzne moderné pracovné metódy sú zhrnuté pod zastrešujúcim pojmom „Nová práca“. Flexibilný pracovný čas, digitalizácia a efektívna komunikácia sú súčasťou New Work. Videohovory sú dobre známou možnosťou, ktorá je veľmi frekventovaná, najmä od pandémie koróny. Ponúkajú možnosť dostať sa do kontaktu s ľuďmi kdekoľvek na svete s nízkymi nákladmi alebo zadarmo a okamžite cez Skype, Whatsapp alebo Zoom.

Skype, ako súčasť rodiny Microsoft, je možné jednoducho integrovať do Outlooku. Pomocou programu Skype je možné v programe Outlook plánovať hovory alebo konferencie cez Skype a každému kontaktu priradiť individuálne meno Skype. Doplnok môžete použiť aj na prepojenie adresára v programe Outlook a telefónneho zoznamu v programe Skype. To zaručuje, že v adresách nedochádza k prepúšťaniu a že existuje jednotná databáza.

Zhrnutie a záver o kontaktoch programu Outlook

Organizovanie kontaktov v programe Microsoft Outlook nie je ťažké. Outlook používa svoj plný potenciál, keď sa kontakty, e-maily, úlohy a kalendár používajú ako jedna jednotka. Outlook ponúka okrem iného prepracovaného asistenta importu a exportu, ktorý je možné použiť na import kontaktov zo starých verzií alebo iných programov. Rovnako je možné exportovať alebo zdieľať kontakty, adresár alebo zoznamy kontaktov s inými internými alebo externými užívateľmi. Kontakty, ktoré majú veľký význam, môžu byť označené ako obľúbené.

Vďaka užívateľsky prívetivej štruktúre ponuky je vytvorenie nového kontaktu v programe Outlook možné bez problémov. Pri vytváraní nových adries je dôležité postupovať opatrne a nezamieňať si napríklad polia pre meno a priezvisko. Zásadné a pre prax dôležité je aj automatické ukladanie kontaktov z prichádzajúcich e-mailov a jednoduché filtrovanie duplicitných kontaktov pomocou rozsiahlej funkcie vyhľadávania. Microsoft Outlook s jeho:

• Zrelá kontaktná oblasť,
• Mnoho praktických možností a
• Jeho štruktúrovaný povrch

je zárukou pre neskúsených aj pre skúsených používateľov zmysluplné, dlhodobé a profesionálne spravovanie kontaktov.