Prispôsobte si aplikáciu Outlook - tipy a nastavenia

Tieto tipy môžete použiť na prispôsobenie Outlooku

Ako používateľ softvéru je nevyhnutné vykonať osobné nastavenia a program si priebežne prispôsobovať. To platí pre program Microsoft Outlook aj pre ďalšie aplikácie, ktoré sa pravidelne používajú v profesionálnom alebo súkromnom prostredí.

Špecifické nastavenia v programe Outlook sú dôležité, aby ste mohli vždy vidieť, kto napísal e-mail a z akého zariadenia bol odoslaný. Okrem toho každý používateľ Outlooku chce byť schopný používať program efektívne a funkčne.

Základné prispôsobenie desktopovej verzie programu Microsoft Outlook začína inštaláciou. Na používanie Outlooku je potrebné konto Microsoft. Program Microsoft Outlook musí byť počas počiatočnej inštalácie pripojený k účtu Microsoft. Nastavenia je možné kedykoľvek zobraziť a zmeniť tak, že prejdete na kartu „Súbor“ a potom kliknete na položku ponuky „Účet Office“.

Mobilná verzia programu Microsoft Outlook pre tablety alebo smartfóny je bezplatná a nie je potrebné ju prispôsobovať v súvislosti s kontom Office.

Prispôsobte si aplikáciu Outlook - praktické možnosti, ktoré šetria čas

Okrem účtu Office, ktorý nie je k dispozícii v počítačovej verzii, existujú ďalšie možnosti prispôsobenia programu Microsoft Outlook. K prispôsobeniu softvéru vzhľadom na iniciály, vaše meno a ďalšie nastavenia máte k dispozícii nasledujúce možnosti a funkcie. Okrem základného zobrazenia oblasti na čítanie alebo odkazov na ploche je k dispozícii nespočetné množstvo ďalších funkcií a možností.

Môžete si napríklad zvoliť súčasné zobrazenie priečinka doručenej pošty a kalendára. Ak s Outlookom pracujete veľa hodín denne a používate veľký monitor s vysokým rozlíšením, môže mať zmysel nechať otvorené dve okná Outlooku vedľa seba. Text je tak lepšie reprezentovaný a oddelený od ostatných funkcií. V nasledujúcom poli môžete napríklad otvoriť kalendár alebo adresár a doručenú poštu. Táto personalizácia pohľadu vám poskytne lepší prehľad a umožní vám pracovať efektívnejšie.

Podobná je situácia so štandardným priečinkom pre prílohy. Ako predvolený priečinok sa zvyčajne odporúča priečinok na stiahnutie Windows 10.

Prispôsobte panely nástrojov a odkazy - takto to funguje

Program Outlook má štandardne dva panely s nástrojmi s tlačidlami pre dôležité funkcie:

• Štandardný panel s nástrojmi.
• Rozšírená lišta nástrojov.

Zloženie štandardného panela s nástrojmi závisí od príslušného modulu programu Outlook. Rovnako ako vo všetkých ostatných programoch balíka Office je možné ho prispôsobiť pridaním ďalších tlačidiel pre príkazy ponuky na panely s nástrojmi. V zásade môžete každý panel s nástrojmi v programe Outlook prispôsobiť a prispôsobiť ho svojim vlastným potrebám. Je to užitočné, ak chcete pracovať efektívnejšie a cielenejšie.

Podobná situácia je aj so skratkami, ktoré môžete vložiť na pracovnú plochu systému Windows alebo do ponuky Štart a spustiť tak konkrétny modul programu Outlook. Používatelia, ktorí v Outlooku pracujú s niekoľkými profilmi, môžu pomocou príkazu v príkazovom riadku rozhodnúť, s akým profilom by mal Outlook začať. Ak chcete častejšie vyvolávať svoj Outlook s rovnakými štartovacími parametrami, je vhodné nastaviť si na ploche zodpovedajúcu skratku.

Karta Súbor: Prispôsobte si automatické odpovede a vydajte sa v pokoji na dovolenku

Asistent mimo kancelárie v programe Outlook je dôležitý pre bezproblémovú komunikáciu. Ak nemôžete odosielať ani prijímať žiadne správy v stanovenom časovom období, funkcia „automatické odpovede“ je cielená a účinná. Ak dostanete e-mail, odosielateľ bude automaticky informovaný, ako dlho nebudete k dispozícii a kto vás nahradí. Personalizovaná funkcia „automatické odpovede“ zaručuje, že zákazníci, zainteresované strany alebo kolegovia sú vždy informovaní o neprítomnosti, napríklad z dôvodu dovolenky.

Prispôsobenie písem v programe Outlook nie je ťažké

Jednou z najobľúbenejších možností prispôsobenia v programe Outlook je prispôsobenie predvolených písiem. Každý má iné želanie, pokiaľ ide o vzhľad jeho správ. Z tohto dôvodu má zmysel personalizovať písma alebo iné štylistické zariadenia. Implementácia zmien nie je náročná. Ak pracujete bez šablóny, písmo je možné ľahko upraviť na karte „Správa“ v ponuke „Text“.

Ak sa používajú šablóny formátu, šablónu je potrebné raz zmeniť. Okrem toho v závislosti od použitej verzie programu Outlook existujú rôzne možnosti ponuky na zmenu písma v šablónach.

Tip:

V závislosti od nastavenia budete dostávať e-maily buď vo formáte obyčajného textu, alebo vo formáte html. Ak chcete rýchlo prepnúť do formátu HTML a zobraziť podrobnosti e -mailu, môžete to urobiť pomocou klávesovej skratky ALT + SHIFT + H.

Prispôsobte si nastavenia zobrazenia v Outlooku - nastavte Outlook tak, ako chcete

Okrem štandardného zobrazenia v Outlooku máte aj ďalšie praktické možnosti rozdelenia obrazovky a zobrazovania mailov. Okno s ukážkou v programe Outlook napríklad ponúka jedinečnú možnosť. Obsah e-mailov vybraných v priečinku doručenej pošty sa tu zobrazí v kompaktnej forme bez toho, aby ste museli e-mail otvárať dvojitým kliknutím.

Vlastné zobrazenia je možné v programe Outlook kedykoľvek resetovať. To sa dá urobiť ručne alebo alternatívne pomocou príkazu Windows. Súčasne môžete okno s ukážkou umiestniť jednotlivo a zobraziť ho napríklad vpravo alebo pod zoznamom správ.

Napriek používateľsky prívetivému zobrazeniu prostredníctvom okna ukážky sa niektorí používatelia v zásade rozhodli vypnúť náhľad v programe Outlook. Na pozadí tohto je riziko, že sa vírus alebo škodlivý softvér vo vašom systéme automaticky uchytí pred otvorením škodlivej pošty. Ak chcete byť na bezpečnej strane, môžete vypnúť okno s ukážkou, zabrániť načítaniu externých obrázkov a obsahu alebo povoliť zobrazovanie e -mailov vo formáte HTML iba vo formáte obyčajného textu.

Použite pripravené možnosti zobrazenia a upravte navigačnú oblasť - tak to funguje

Používatelia prvých verzií Outlooku ocenili množstvo hotových možností zobrazenia, ktoré už nie sú k dispozícii v programe Outlook 2010 ani v aktuálnej verzii Outlook 365. Môžete napríklad zobraziť iba neprečítané správy v aktuálnom priečinku. Užitočná bola aj možnosť obmedziť dobu zobrazovania a napríklad primárne zobrazovať e-maily za posledných sedem dní. Napriek tomu, že v novších verziách chýbajú prednastavenia, milované zobrazenia je možné definovať a ukladať v programe Outlook 2010 a novších verziách.

V zásade je tiež vhodné prispôsobiť navigačnú oblasť Outlooku vášmu osobnému spôsobu práce. Okrem iného môžete zobraziť a skryť navigačnú lištu, pomocou klávesových skratiek sa rýchlo prepnúť do inej ponuky alebo určiť iný štartovací priečinok. Rovnako ako v doručenej pošte môžete pre svoje poznámky zapnúť aj oblasť na čítanie. V takom prípade program Outlook zobrazí obsah aktuálne vybratej poznámky v spodnej polovici okna.

Nastavte si funkcie kalendára, úloh a schôdzok podľa svojich potrieb

Kalendár si môžete prispôsobiť aj v Outlooku a okrem iného nastaviť poradie farebných kategórií na označovanie schôdzok. Ak chcete vytvoriť schôdzku, kliknite na pole „Menovka“ v dialógovom okne schôdzky a vyberte príslušnú farbu. Hneď ako na ne odpoviete, môžete nechať žiadosti o schôdzu automaticky odstrániť z doručenej pošty. Táto možnosť je v programe Outlook predvolene aktivovaná a môže byť deaktivovaná alebo aktivovaná.

V každom prípade by ste mali rozšíriť odkaz na systém súborov na navigačnej lište. Pomocou užitočných odkazov môžete integrovať priečinky na pevnom disku alebo súbory, ktoré sú pravidelne potrebné. Pomocou týchto skratiek si prispôsobíte aplikáciu Outlook udržateľným spôsobom.

Definujte pravidlá na automatizáciu Outlooku

Outlook ponúka možnosť použiť na automatizáciu Outlooku pravidlá a makrá. Pravidlá by mali byť v programe Outlook prispôsobené. Všetky pravidlá v programe Outlook definujete na karte „Súbor“ v položke ponuky „Pravidlá a oznámenia“.

Povoliť upozornenia na ploche v programe Outlook

Ak chcete byť informovaní o prichádzajúcich e-mailoch z Outlooku, môžete si jednoducho aktivovať upozornenie na ploche. Ako to spraviť:

1. V Outlooku do verzie 2007 voláte príkaz „Nástroje, pravidlá a oznámenia“. V programe Outlook 2010 prejdite na „Správa súborov, pravidiel a upozornení“.

2. Vyberte pravidlo a kliknite na „Zmeniť pravidlo“ a potom na „Upraviť nastavenia pravidla“.

3. Kliknutím na tlačidlo „Ďalej“ prejdete do dialógového okna, v ktorom môžete vybrať akcie.

4. Tu aktivujete možnosť „Zobraziť upozornenie na ploche“ (ako aj „Nepoužívať žiadne ďalšie pravidlá“, ak táto možnosť ešte nie je aktivovaná).

5. Potom kliknite na „Dokončiť“.

Pravidlá sú prispôsobené tak, že sa namiesto automatizovanej aplikácie vykonávajú iba na základe vašich pokynov. Ak chcete pravidlá spúšťať ručne, zrušte začiarknutie pred názvom pravidla v časti „Pravidlá správ“.

Na automatické zoradenie doručenej pošty môžete použiť aj pravidlá. V tomto prípade sú e-maily, ktoré spĺňajú určité kritériá, priradené k vopred definovaným kategóriám. Automatické archivovanie je jednou z najdôležitejších funkcií založených na pravidlách v programe Outlook. V zásade sa dá konkrétne prispôsobiť. Názvy archívov je možné v prípade potreby zmeniť, aby sa zabránilo nadbytočnosti a udržal sa prehľad. Makrá je možné spustiť aj na automatický presun e-mailu, ktorý obsahuje vopred definované kľúčové slovo.

Udržujte v programe Outlook prehľadnosť - aké jednoduché to je

Okrem toho si môžete vybrať nastavenia pre jednotlivé moduly Outlooku, napríklad pre e-maily alebo pre jednotlivé priečinky v priečinku doručenej pošty, ktoré sa líšia od štandardných nastavení. Zaujímavá je napríklad funkcia „Denník“. Pomocou funkcie denníka môžete v programe Microsoft Outlook sledovať prvky, ako sú e-mailové správy alebo schôdze. Môžete tiež sledovať ďalšie súbory balíka Microsoft Office, napríklad dokumenty programu Word. Napriek svojej pridanej hodnote je funkcia denníka náročná na pamäť. Ak funkciu žurnálu nechcete používať alebo už nechcete používať, je vhodné ju vypnúť. Výsledkom je, že súbor PST zostáva zvládnuteľný z hľadiska svojej veľkosti.

Stručne povedané, zrozumiteľnosť je pre úspech v programe Outlook veľmi dôležitá. Doručená pošta, kalendár, adresár a ďalšie funkcie podporujú každodennú prácu, iba ak sú prezentované efektívne a zrozumiteľne. Aby ste to dosiahli, môžete pomocou myši ručne nastaviť šírku stĺpcov v tabuľkových zobrazeniach, napríklad v kalendári schôdzok.

Prispôsobte si schránku a prichádzajúcu a odchádzajúcu poštu - ktoré nastavenia majú zmysel

Okrem prispôsobenia zobrazenia je jedným z najdôležitejších krokov prispôsobenie doručenej pošty v programe Outlook a prispôsobenie dizajnu. V programe Outlook máte v priečinku doručenej pošty možnosť definovať, ako často sa majú e-maily načítať. Namiesto vyvolávania správ každých 15 minút má zmysel predĺžiť časové obdobie, aby ste mohli nerušene pracovať dlhšie.

V zásade možno konštatovať, že je dôležité používať aplikáciu Outlook ako pracovný nástroj a nenechať aplikáciu Outlook prerušiť vašu prácu. Každý, kto pracuje sústredene na úlohe, by mal odstrániť všetky druhy porúch alebo ich čo najviac minimalizovať, aby sa podporila efektívna práca. Rušivé faktory môžu zahŕňať prichádzajúce e-maily alebo upozornenia na plochu pri prijímaní e-mailov. Prispôsobenie časových intervalov, tónov a upozornení v doručenej pošte je nevyhnutné pre každého používateľa Outlooku.

Používatelia Outlooku, ktorí chcú zmeniť časový limit servera v účtoch POP3, musia vykonať tento typ prispôsobenia v registri, pretože systém poskytuje serverový časový limit až 10 minút.

Prispôsobte a zautomatizujte potvrdenia o prečítaní - ušetrí vám to čas

Ak prichádzajúce správy obsahujú potvrdenia o prečítaní, zvyšuje sa informovanosť. Ak dostávate potvrdenia o prečítaní príliš často súčasne, napríklad v prípade sériovej pošty, môžete v Outlooku vypnúť zobrazenie alebo alternatívne odosielať potvrdenia o prečítaní automaticky. Obe možnosti môžu byť užitočné, aby ste boli počas pracovného dňa menej často vyrušovaní v pracovnom toku. V starších verziách Outlooku 2000, 2003 a 2007 musí byť potvrdenie o prečítaní vypnuté iným spôsobom, v možnostiach histórie.

Prispôsobte si vizitky a automaticky ukladajte prílohy - prečo je to dôležité

Používatelia Outlooku oceňujú možnosť pripojiť k e-mailom vizitky s ich konkrétnymi informáciami o odosielateľovi. Individuálne prispôsobené vizitky so správnymi kontaktnými informáciami sú dôležité, aby s vami príjemcovia mohli komunikovať profesionálne a bez rušenia. Je tiež zaujímavé použiť možnosť „Následné“ na prispôsobenie predmetu správy červenou farbou. Dôležité správy príjemca číta rýchlejšie, pretože sú zobrazené v konkrétnej farbe.

Ak dostávate denne alebo týždenne veľký počet správ s prílohami, napríklad faktúrnymi dokumentmi alebo výkresmi, môžete až do Outlooku 2007 používať bezplatný nástroj Automatické ukladanie. V aktuálnej verzii Outlooku 365 je Extraktor príloh Outlooku alternatívnym externým nástrojom, pomocou ktorého sa prílohy automaticky ukladajú do vyrovnávacej pamäte na základe pravidiel.

Odstráňte alebo minimalizujte obľúbené priečinky a prispôsobte panel rýchleho prístupu

Program Microsoft Outlook zobrazuje priečinok s obľúbenými položkami na navigačnom paneli nad e-mailovým priečinkom. Ak sa tento priečinok nepoužíva, je možné ho odstrániť alebo minimalizovať z verzie programu Outlook 2007. V programe Outlook 2007 a vo všetkých nasledujúcich verziách existujú dva osvedčené spôsoby minimalizácie priečinka. Ušetríte tak miesto a zaistíte prehľadnosť štruktúry priečinkov.

Panel rýchleho prístupu v programe Outlook a v iných softvérových aplikáciách Microsoft Office si užívatelia vážia, pretože podporuje efektívnu prácu. Tento panel rýchleho prístupu je možné prispôsobiť iba niekoľkými kliknutiami. Ak to chcete urobiť, kliknite na symbol na paneli rýchleho prístupu: „Riadok / šípka nadol“.

V dôsledku toho sa otvorí okno výberu, v ktorom môžete integrovať ďalšie funkcie do panela rýchleho prístupu. Začiarknutím pred jedným z príkazov pridáte na lištu príslušné tlačidlo. Naopak, zrušte začiarknutie pred príkazmi, pre ktoré by lišta nemala obsahovať žiadne tlačidlá.

QuickSteps - čo najlepšie využite efektívnych pomocníkov v programe Outlook

QuickSteps dodávaný ako Smarttools od verzie Outlooku 2010 je potrebné pred prvým použitím prispôsobiť, aby sa dali efektívne používať. QuickSteps nájdete na karte „Štart“.

Okrem hotových rýchlych krokov, ako napríklad „Tímový e-mail“ alebo „Hotovo“, je možné pridať ďalšie jednotlivé rýchle kroky, ktoré prispôsobia a zjednodušia prácu s programom Outlook.

Prispôsobenie formátov tlače vašim vlastným špecifikáciám šetrí čas a peniaze

Outlook ponúka širokú škálu možností a funkcií na prispôsobenie formátu tlače dokumentu. Zvlášť keď niekoľko zamestnancov pracuje s jedným počítačom, môže to viesť k problémom a tlačovým chybám. Aby sa minimalizovali nesprávne výtlačky, je vhodné pred ďalšou tlačou resetovať formát tlače na predvolené hodnoty. To sa dá urobiť niekoľkými kliknutiami v nastaveniach Outlooku.

Prispôsobte si lištu úloh a navigačnú oblasť a zamerajte sa na to, čo je dôležité

Panel úloh v programe Microsoft Outlook zvyčajne zobrazuje navigátor dátumu, ako aj aktuálne schôdzky a úlohy.

V tomto prípade personalizácia znamená uprednostnenie dôležitých vecí, aby sa na dôležité schôdzky a úlohy nikdy nezabudlo.

Ak na obrazovke nie je veľa miesta alebo chcete presunúť svoje e -maily do popredia, môžete v programe Outlook minimalizovať navigačný panel. V tomto prípade sú tlačidlá, ktoré používate na výber rôznych modulov programu Outlook, vo forme ikon.To zaručuje, že je viac miesta na čítanie e-mailov. Nastavenia je možné ľubovoľne zmeniť.

To platí aj pre obľúbené a praktické upozornenia na ploche. Tieto sú nastavené na maximálnu dobu 30 sekúnd. Ak chcete zvýšiť zobrazenie nad tento maximálny rozsah, musíte pri tomto type personalizácie zasiahnuť do registra.

Zobrazujte tabuľky jednotlivo v programe Outlook - týmto spôsobom zachováte prehľadnosť

Microsoft Outlook je:

• V doručenej pošte
• V kalendári,
• V adresári a
• Pre ostatné funkcie

štruktúrované ako stôl. Tabuľky zaručujú prehľadnú prezentáciu. Tabuľkové zobrazenia, napríklad v priečinku doručenej pošty, je možné manuálne nastaviť pomocou myši s ohľadom na šírku stĺpcov.

Prispôsobte si integrované navigačné programy

Microsoft Outlook vám ponúka možnosť otvorenia mapy ulíc v mape Bing spoločnosti Microsoft pre kontakt pomocou tlačidla „Priradiť“. Zobrazí sa adresa kontaktu. Zobrazenie mapy ulíc je možné vybrať hneď po zadaní poštovej adresy kontaktu v programe Outlook.

Vytváranie alebo úpravy formulárov - takto sa správne prispôsobujete

Práca s formulármi v nástrojoch pre vývojárov programu Microsoft Outlook nie je každodenná.

Ak napríklad chcete vytvoriť formulár pre úlohu, Outlook vám dáva možnosť prispôsobiť formulár v nástrojoch pre vývojárov. Keď do formulára pridáte polia, Outlook automaticky vloží vstupné pole a štítok dohromady. Hneď ako neskôr kliknete na jeden z dvoch prvkov, vyberie sa iba tento prvok. Aby bolo možné presúvať oba prvky súčasne, má zmysel, ak oba prvky spojíte navzájom. To sa robí pomocou skupiny.

Zhrnutie a záver: Ak si prispôsobíte aplikáciu Outlook, ušetríte čas a budete pracovať produktívnejšie

Rovnako ako každý má osobný vkus pri výbere svojho bytového zariadenia, Microsoft Outlook by mal byť tiež špeciálne navrhnutý a prispôsobený každému používateľovi. Funkcie softvérovej aplikácie by mali byť prispôsobené príslušnému používateľovi a jeho potrebám. Prispôsobené panely s ponukami, individuálne prispôsobená schránka doručenej pošty a ďalšie nastavenia softvéru sú dôležité pre to, aby mohli pracovať čo najefektívnejšie a najefektívnejšie.