Príloha e -mailu - tieto tipy musíte vedieť

Ako odosielať súbory ako prílohy e -mailom

Otvorte prílohu e -mailu - takto to funguje

To, že mail obsahuje prílohu, poznáte podľa sponky v hlavičke. V programe Microsoft Outlook sa grafika kancelárskej sponky zobrazuje priamo pred menom. Dvojitým kliknutím na e-mail sa vám v hornej časti zobrazia priložené súbory. Tie je možné otvoriť ďalším dvojitým kliknutím. Je tiež možné zobraziť ukážku súboru v programe Microsoft Outlook a v iných bežných e-mailových programoch. Prílohu je možné alternatívne uložiť pred prezeraním na pevný disk.

Aby bolo možné otvoriť prílohu e -mailu, je nevyhnutné nainštalovať program, ktorý dokáže zobraziť konkrétnu príponu súboru v prílohe. Ak napríklad chcete otvoriť súbor docx, potrebujete najnovšiu verziu programu Microsoft Word alebo bezplatný program, ako napríklad Open Office alebo LibreOffice. Ak otvoríte prílohu v inom softvéri, nevyhnutne sa vyskytnú chyby formátovania.

Bežné prípony súborov	Pôvodný program	Alternatívny softvér
Docx, doc	Microsoft Word	Open Office, LibreOffice
RTF (formát RTF)	Microsoft WordPad	Microsoft Word, Open Office
ODT (otvorený formát dokumentu)	Open Office, LibreOffice	Microsoft Word
Xlsx, XLS	Microsoft Excel	Open Office, LibreOffice
ODS (otvorený formát dokumentu)	Open Office, LibreOffice	Microsoft Excel
PDF (prenosný dátový formát)	Adobe PDF Reader	Mnoho textových editorov
EXE (spustiteľný súbor)	Microsoft Windows
MPG, MPEG, MP4	Video programy všetkého druhu
MP3	Hudobné programy všetkých druhov

Prílohy v e-mailoch-ako rozlišujete medzi skutočnými e-mailmi a spamom

Predstavte si e -mail, ktorý údajne prišiel od vašej miestnej energetickej spoločnosti. Pri bližšom skúmaní obsahuje podivné znaky a zároveň prílohu so súborom s príponou názvu súboru GIF.webp (Graphics Interchange Format). Nevyhnutne vyvstáva otázka: Je pošta autorizovanou správou alebo nevyžiadanou poštou, ku ktorej je pripojený škodlivý softvér?

Aj keď e -mail vyzerá divne kvôli svojmu formátovaniu, s najväčšou pravdepodobnosťou nejde o spam. Dôvodom tohto podivného zdania je, že váš poštový program nedostal správu v správnom formáte. Z tohto dôvodu sa e -mail zobrazuje nesprávne a obsahuje neobvyklé špeciálne znaky. Fenomén nesprávnych e -mailov od dôveryhodných odosielateľov sa vyskytuje každú chvíľu:

• Pokiaľ poštový program odosielateľa údaje nesprávne spracuje resp
• Na odosielanie sa nepoužívajú žiadne systémy Windows.
• Pri prenose správy do vašej poštovej schránky sa vyskytli chyby.

V každom prípade by ste mali objektívne kontrolovať e-maily od dôveryhodných odosielateľov. Ak sa odosielateľ, predmet a číslo zákazníka zhodujú s vašimi osobnými údajmi, e -mail by nemal obsahovať hrozbu. Ak si však všimnete nefunkčné odkazy alebo neobvyklé adresy na odpovedanie, je bezpečnejšie kontaktovať odosielateľa a problém prediskutovať osobne.

Integrujte prílohy do e -mailov - toto sú vaše možnosti

Ak odosielate e-maily príjemcom a chcete odoslať dôležité súbory, dokumenty alebo fotografiu, je to jednoduché. Najprv si napíšte text e-mailu, do poľa s adresou zadajte e-mailovú adresu príjemcu a vložte predmet. Nakoniec položky ponuky nájdete v programe Microsoft Outlook na paneli s ponukami v časti „Vložiť“:

• Pridať súbor.
• Pripojiť prvok.

Obe položky ponuky obsahujú rôzne funkcie.

Pod položkou ponuky „Pripojiť súbor“ máte možnosť pripojiť všetky typy dokumentov, ktoré sú na vašom pevnom disku alebo v cloudovom úložisku. Ak chcete do e-mailu integrovať záznam z kalendára alebo vizitku Outlooku, môžete to urobiť pomocou položky „Pridať položku“. Pred odoslaním sa uistite, že ste vybrali správny súbor. Kliknutím na tlačidlo „Odoslať“ dostane príjemca okrem textu e -mailu aj prílohu e -mailu.

V programe Thunderbird môžete odoslať prílohu podobným spôsobom. Aj keď sa štruktúra ponuky líši od štruktúry v programe Microsoft Outlook, možnosti prílohy sú ekvivalentné. Prílohu pošty môžete vybrať aj pomocou symbolu kancelárskej sponky vpravo. V ďalšom kroku môžete odoslať e-mail s prílohou.

Dôležité:

E-maily by sa vo všeobecnosti nemali odosielať bez správy, aj keď je dôležitá iba príloha e-mailu. Príde to neprofesionálne a nie veľmi vďačné voči príjemcovi. Mail bez správy alebo predmetu je možné súčasne klasifikovať ako nevyžiadanú poštu a dočasne uložiť do priečinka so spamom. Vďaka ochrannému opatreniu sa môže stratiť pošta s dôležitými prílohami.

Tu je návod, ako uložiť dôveryhodnú prílohu na pevný disk

Ak dostanete poštu s dôveryhodnou prílohou pošty, môžete ju buď okamžite otvoriť v cieľovom programe, alebo ju dočasne uložiť na pevný disk. Ak to chcete urobiť, postupujte nasledovne:

• V programe Microsoft Outlook kliknite na „šípku nadol“, ktorá sa zobrazuje napravo od prílohy. Otvorí sa pole s niekoľkými možnosťami. Vyberte možnosť „Uložiť ako“ a určte priečinok, do ktorého sa má príloha uložiť. Ďalšími dôležitými možnosťami je rýchly vytlačenie súboru alebo zobrazenie jeho ukážky, čo vám umožní zobraziť obsah bez fyzického otvorenia súboru.
• Po uložení do štruktúry vašich osobných priečinkov je príloha k dispozícii na ďalšie spracovanie.

Tip:

Ak prílohu nemôžete vidieť, otvoriť alebo uložiť, je to pravdepodobne kvôli nesprávnym nastaveniam ochrany údajov. Používatelia operačného systému Windows 7 by si mali skontrolovať predovšetkým svoje nastavenia. Zákazníci, ktorí používajú e-mailovú adresu Telekom v systéme Windows 7, uviedli, že k problému došlo po tom, ako Telekom zmenil prístup na svoj e-mailový server na šifrované dátové pripojenie. V tomto prípade nastavenie v možnostiach internetu Windows 7 zabránilo ukladaniu šifrovaných súborov.

Riešenie zmeny nastavení ochrany údajov spočíva v internetových možnostiach programu Internet Explorer. Ten bol v systéme Windows 10 nahradený prehliadačom Microsoft Edge.

Zmeňte nastavenia ochrany osobných údajov v programe Internet Explorer

1. V programe Internet Explorer kliknite na tlačidlo ponuky (ozubené koliesko) a potom kliknite na položku Možnosti siete Internet.

   

2. V nasledujúcom okne prepnite na kartu „Rozšírené“ a v oblasti Zabezpečenie deaktivujte možnosť „Neukladať šifrované stránky na disk“. Zatvorte okno kliknutím na „OK“.

   

Vďaka tomu by malo byť možné bez problémov uložiť vaše e-mailové prílohy. Táto chyba by sa nemala vyskytnúť u používateľov systému Windows 10 a Microsoft Edge.

Odosielanie veľkých príloh - tomuto musíte venovať pozornosť

Na prenos súborov s veľkým objemom údajov môžete použiť e-mailové prílohy. Poskytovateľ vašej e-mailovej adresy určuje limit s ohľadom na povolenú veľkosť e-mailu alebo jednotlivého priloženého dokumentu. V zmluvách o platenom e-maile je možné odoslať 50 megabajtov alebo až 100 megabajtov údajov. Poskytovatelia bezplatných e-mailových adries obmedzujú veľkosť príloh na 10, 20 alebo 25 megabajtov. Špecifikované rády spravidla postačujú na:

• Textové súbory,
• malé videá resp
• Hudobné súbory

týmto spôsobom zo schránky do schránky ako príloha pošty.

V zásade by e -maily s prílohami nemali byť príliš veľké. Je to hlavne z technických dôvodov. Veľkosť e-mailov je medzinárodne stanovená na maximálne 5 MB. Je to pochopiteľné, ak sa vezme do úvahy, že e-maily sú poštovým programom rozdelené do balíkov po 256 KB.

Router, ktorý je prepojený medzi koncovým zariadením a poskytovateľom, redukuje pakety na veľkosť menšiu ako 1,5 KB. To znamená, že príloha s 10 MB pozostáva z viac ako 100 jednotlivých balíkov. Tieto sa odosielajú oddelene a príjemca ich zostavuje v správnom poradí. E-maily s veľkým objemom údajov v prílohe pošty sú systémom tiež klasifikované ako vírusové alebo nevyžiadané e-maily a presunuté do priečinka so spamom. Aby sa tomu zabránilo, prílohy e-mailov by spravidla nemali byť väčšie ako 5 MB.

Je tiež nevyhnutné, aby príjemca mal tiež možnosť prijímať väčšie súbory so svojim účtom. Ak to tak nie je, bude e -mail vrátený s chybovým upozornením od poskytovateľa, ktoré vás informuje o prekročení limitu odosielania.

Existuje niekoľko alternatívnych možností odosielania väčších súborov a objemov údajov:

• Posielajte viac e -mailov s prílohami, ktoré nepresahujú limit poskytovateľa.
• E -mailové prílohy uložte na cloudové úložné zariadenie, ako je Dropbox alebo OneDrive, a odošlite iba odkaz. Príjemca potom môže súbor načítať nezávisle.
• Komprimujte súbory. Na to sú ideálne programy ako WinZip alebo WinRAR. Prílohu skonvertujete na súbor ZIP a veľkosť môžete zmenšiť o 50-80%.
• Uložte veľké súbory do úložiska súborov, ako je transfernow.net, a nechajte príjemcu, aby ich získal. Tu je možné preniesť 4 až 20 gigabajtov.

Poznámka pre používateľov Gmailu:

Ak veľkosť súboru prílohy prekročí 25 MB, dokumenty budú sprístupnené prostredníctvom Disku Google. Potom ich možno vyvolať prostredníctvom prístupu na Disk Google. Tento postup zaručuje, že sa budú prepravovať aj prílohy e-mailov, ktoré presahujú povolenú veľkosť.

Šifrovať súkromné informácie v prílohách - toto sú vaše možnosti

V programe Microsoft Outlook môžete profesionálne šifrovať citlivé informácie alebo údaje. Pred efektívnym šifrovaním vašich údajov musíte najskôr požiadať o zodpovedajúci šifrovací certifikát centrum dôveryhodnosti spoločnosti Microsoft. Šifrovanie programu Outlook je štruktúrované kryptograficky. V praxi to znamená, že odosielateľ aj príjemca potrebujú na používanie možnosti šifrovania v programe Outlook digitálny certifikát. Digitálny certifikát môže byť bezplatný alebo platený. Môžete o to požiadať certifikačné autority a potom to musíte vopred odoslať príjemcovi zašifrovanej správy. Tento digitálny certifikát môže pomocou digitálneho certifikátu dešifrovať prílohu e-mailu aj obsah e-mailu.

Okrem softvérového šifrovania prostredníctvom digitálneho podpisovania je možné dokumenty chrániť aj heslom. Ak napríklad vytvoríte súbor programu Word v programe Microsoft Word, máte možnosť ho kedykoľvek chrániť heslom. Príjemca potrebuje na prečítanie odoslaného súboru heslo. Túto metódu môžete použiť aj na ochranu súboru pred neoprávneným prístupom. Do ponuky v programe Microsoft Word sa dostanete pod:

Súbor> Informácie> Chrániť dokument.