V PowerPoint 2002 a 2003 môžete tiež rýchlo vytvoriť profesionálne vyzerajúce organizačné schémy a procesy.
Počnúc PowerPointom 2007 je jednoduché používať grafickú funkciu SmartArt na vytváranie profesionálne vyzerajúcich organizačných schém a procesov v čo najkratšom čase a ich postupné zobrazovanie na snímke. Ukážeme vám, ako môžete rýchlo a efektívne zostaviť organizačné schémy pomocou modulárneho princípu, dokonca aj v starších verziách balíka Office.
Prečo príkaz Schematic Representations nie je najlepšou voľbou
Je pravda, že to ide celkom rýchlo, ak musíte na paneli s nástrojmi vytvoriť organizačnú schému Kresliť postupnosť príkazov, ako je uvedené nižšie Schematické znázornenie - organizačná schéma Vyberte.
Ale okrem výhody, ktorá je rýchla, existujú aj štyri nevýhody:
- Pri výbere tvarov sa v predvolenom nastavení obmedzujete na zaoblené obdĺžniky.
- Voľné umiestnenie prvkov organizačnej schémy je možné len v obmedzenej miere.
- Formátovanie podľa špecifikácií spoločnosti je možné implementovať iba ťažkopádnym spôsobom.
- Pri animácii sa musíte uspokojiť s danými procesmi.
S automatickými tvarmi ste oveľa flexibilnejší
Ak chcete dosiahnuť najlepšie výsledky, vytvorte organizačnú tabuľku úplne z automatických tvarov.
- Na to použite formuláre obdĺžnik alebo elipsa z panela s nástrojmi Kresliť.
- Alebo pracujte s tvarom Zaoblený obdĺžnikktoré nájdete aj na paneli s nástrojmi Kresliť o postupnosti príkazov AutoShapes - štandardné tvary Nájsť.
- Na prepojenie predmetov použite funkciu Spojovacie vedenia. Nájdete to aj na paneli s nástrojmi Kresliť o postupnosti príkazov Automatické tvary - pripojenia. Najlepšou voľbou je uhlové pripojenie, aj keď v danej chvíli potrebujete iba rovno. Ak posuniete obdĺžniky neskôr, spojovacia čiara sa prispôsobí a automaticky sa nakloní.
Použitím jednotlivých automatických tvarov môžete prispôsobiť, ako sú prvky organizačnej schémy usporiadané, ako sú prepojené a ako sú animované.
S mriežkami a sprievodcami je to jednoduchšie
Ak chcete usporiadať jednotlivé prvky organizačnej schémy čo najrýchlejšie a najpresnejšie, aktivujte možnosť na začiatku Zarovnajte objekty s mriežkou.
- Túto možnosť nájdete pomocou príkazu ponuky Zobraziť - Mriežka a pokyny.
- Mriežku môžete dokonca zobraziť na obrazovke. Túto možnosť nájdete v tom istom dialógovom okne.
- Ak chcete, aby mriežka bola na obrazovke opäť neviditeľná, jednoducho použite kombináciu klávesov Shift + F9.
- Vodiace čiary sú ešte flexibilnejšie, pretože nimi môžete na snímke voľne pohybovať. Vodiace čiary môžete aktivovať aj v dialógovom okne uvedenom vyššie (Zobraziť kresliace čiary na obrazovke). Najrýchlejší spôsob, ako zapnúť vodiace čiary Alt + F9 zapnuté alebo vypnuté.
Práca so systémom
Ak pri vytváraní organizačného diagramu pôjdete podľa plánu, môžete ušetriť veľa času. Tu je niekoľko dôležitých „pravidiel plánu“:
- Skôr ako začnete kresliť, premyslite si, koľko predmetov budete potrebovať na organizačnú schému.
- Nezabudnite započítať požadovaný počet stĺpcov a riadkov, aby ste potom mohli objekty vhodne rozmiestniť na snímku.
- Potom pomocou príkazov na paneli s nástrojmi Kreslenie vytvorte prototyp - napríklad obdĺžnik.
- Formátujte tento prototyp z hľadiska veľkosti, farby výplne a čiar, tieňa a písma.
- Nezabudnite už tento prototyp oživiť. Dôvodom je, že efekt animácie sa zachová aj pri neskoršom kopírovaní automatického tvaru.
- Potom skopírujte prototyp toľkokrát, koľkokrát je to potrebné. Najľahší spôsob, ako to urobiť, je podržať tvar Ctrl- a SmenaPohybujte klávesom so stlačeným ľavým tlačidlom myši a duplikujte ho.
