Zoradiť a filtrovať údaje programu Excel podľa mesiacov a dní

Takto triedite údaje Excelu podľa mesiacov a dní a neberiete do úvahy roky

Excel v zásade triedi dátumy nasledovne: Najprv sa zoradia podľa roku, potom podľa mesiaca a nakoniec podľa dňa. Vo väčšine prípadov má toto poradie poradia tiež zmysel. Niekedy je však potrebné triedenie bez roku. Klasickým príkladom je narodeninový zoznam. Rok by tu mal byť vynechaný a triedený iba podľa dňa a mesiaca.

Tento vzorec môžete použiť na chronologické zoradenie zoznamu programu Excel

Ak chcete tabuľku zoradiť podľa mesiacov a dní vo forme narodeninového zoznamu bez zohľadnenia rokov a prvý dátum je v bunke A2, použite v pomocnom stĺpci nasledujúci vzorec:

= TEXT (A2; "MM.DT.")

Vzorec použijete nasledovne:

Vytvorte pomocný stĺpec, v ktorom chcete zobraziť výsledky (v príklade „Vzorec“).

Kliknite na prvú bunku pomocného stĺpca.

Vo funkčnom poli (napr_X) vzorec: = TEXT (A2; "MM.DT.").

Zaistite, aby funkcia odkazovala na správnu bunku so správnymi dátumami (v tomto prípade je dátum v bunke B2).

Stlačte Enter alebo stlačte malé zelené zaškrtnutie a je to!

Potom skopírujte tento vzorec dostatočne dole v pomocnom stĺpci.

Nasledujúci obrázok ukazuje použitie tohto vzorca vo vzorovej tabuľke (hodnota dátumu je v bunke B2):

Tento pomocný stĺpec potom použijete v dialógovom okne „Údaje“. Potom zvoľte „Zoradiť“ a nastavte požadované poradie.

Ak chcete zoradiť podľa dní a potom mesiacov, vzorec vyzerá takto:

= TEXT (A2; "DD.MM.")

Pozor! Vzorec dodáva v programe Excel namiesto čísel text

Všimnite si toho, že oba vzorce vytvárajú text, s ktorým nemôžete počítať. Pri analýzach teda musíte odkazovať na bunky s pôvodnými hodnotami dátumu.

Prečo tieto problémy vznikajú pri triedení údajov v programe Excel?

Problém s touto úlohou je, že Excel pri triedení dátumov vždy zohľadňuje rok. Takže 31. december 2009 je pred 1. augustom 2010. Preto potrebujete pomocný stĺpček, v ktorom podľa toho rozložíte hodnoty dátumu.

Ďalší prístup pomáha pri problémoch s triedením v programe Excel

Ak máte problémy s týmto vzorcom a následným triedením, existuje ďalší postup. Na to potrebujete aj ďalší pomocný stĺpček, v ktorom ručne zoraďte kritériá zoradenia. Ak to chcete urobiť, postupujte nasledovne:

1. Do bunky C4 zaznamenajte nasledujúci vzorec:
   = MESIAC (B4) + DEŇ (B4) / 100
   Tento vzorec spája mesiac a deň s požadovaným kritériom triedenia.

   

2. Skopírujte vzorec nadol do bunky C13.

   

3. Teraz označte oblasť A3: C13.

   

4. Vyvolajte položku „Zoradiť“ prostredníctvom ponuky „Údaje“ v časti „Zoradenie a filtrovanie“ a tým aj dialógového okna s rovnakým názvom.

   

5. V poli „Zoradiť podľa“ vyberte položku „Zoradiť stĺpec“.

6. V poli „Zoradiť podľa“ vyberte „Hodnoty buniek“.“ opravené.

7. V poli „Objednávka“ vyberte položku „Podľa veľkosti (vzostupne)“ (pozri obrázok).

   

8. Ak teraz dialógové okno potvrdíte kliknutím na tlačidlo „OK“, narodeninový zoznam je zoradený vzostupne podľa pomocného stĺpca C. Výsledok môžete vidieť na nasledujúcom obrázku:

   

Poznámka pre profesionálov Excelu o vzorci pre poradie zoradenia

Funkcia MONTH () slúži na čítanie mesiaca z hodnoty dátumu.

Funkcia DAY () tiež určuje deň z hodnoty dátumu.

Rozdelenie dennej hodnoty na 100 zabezpečí, že ako primárne kritérium triedenia bude použitý mesiac. Špecifikácia dňa preto nemôže byť nikdy väčšia ako 1, a preto nemôže ovplyvniť ani najmenšiu mesačnú hodnotu 1. Špecifikácia dňa preto pre logiku triedenia preberá zodpovedajúco podradenú pozíciu.

Ak používate filtrovaný zoznam, filtre môžete použiť iba na zobrazenie údajov, ktoré chcete zobraziť. Ako však filtrujete v konkrétny dátum alebo rozsah dátumov?

Ako filtrovať podľa jedného dátumu v programe Excel

Nasledujúci obrázok zobrazuje zoznam historických čísel objednávok, ktoré chcete filtrovať:

Automatické filtre sú už v zozname nastavené (malé sivé šípky). Stĺpec C zoznamu obsahuje hodnoty dátumu pre záznamy údajov. Ak chcete filtrovať zoznam tak, aby sa zobrazovali iba záznamy, ktoré spadajú do dátumu v bunke D1, postupujte takto:

Filtrovať jeden dátum z tabuľky

1. Kliknite na filter v stĺpci C (malá šípka smeruje nadol).

2. Excel až do verzie 2003: V zozname filtrov vyberte položku „Užívateľom definované“. Použite nastavenie „Zodpovedá“ z prvého zoznamu.

3. Excel 2007 alebo novší: Vyberte položku „Rovná sa“ zo zoznamu filtrov v časti „Dátumový filter“.

   

4. Vo všetkých verziách Excelu zadajte za vstupné pole „zodpovedá“ požadovaný dátum (v príklade 13. mája 2009).

   

5. Voľbu potvrďte tlačidlom OK.

6. Excel ihneď použije požadovaný filter. Nasledujúci obrázok ukazuje výsledok:

   

Ako filtrovať v zoznamoch programu Excel o jeden rok

Ak máte v zozname dátumy, nemôžete ich jednoducho filtrovať podľa rokov. Vlastný filter „obsahuje 2011“ nenájde dátum z roku 2011. Dôvodom je skutočnosť, že Excel interpretuje hodnoty dátumu ako spojité hodnoty od 1. januára 1900 a zobrazuje ich iba vo forme, ktorú poznáme prostredníctvom formátovania.

Malý trik na filtrovanie podľa roka v programe Excel

Napriek tomu môžete svoje zoznamy filtrovať podľa určitých rokov. Na to však musíte zahrnúť ďalší stĺpec, do ktorého extrahujete roky z dátumov. V zobrazenom zošite môžete vidieť zoznam filtrovaný podľa roku 2011:

Ak chcete vykonať toto filtrovanie na základe roku 2011, vykonajte nasledujúce kroky:

1. Zahrňte nový stĺpec „Rok“ zadaním textu „Rok“ do bunky D3.

2. Na výpočet roku prvého riadka zoznamu zadajte do bunky D4 nasledujúci vzorec:
   = ROK (A4)

   

3. Skopírujte vzorec do všetkých riadkov zoznamu a vyhľadajte všetky roky.

4. Kliknite na ľubovoľnú bunku v zozname.

5. Pomocou príkazu „Filter“ v oblasti „Údaje“ aktivujte automatický filter pre zoznam (malé šípky).

   

6. Pomocou symbolu automatického filtra v novom stĺpci „Rok“ vyberte položku „2011“ a kliknite na „Ok“.

   

Pri použití verzií programu Excel pred rokom 2007 nájdete príkaz na integráciu automatického filtra v časti „Údaje“ a „Filter“.

Ako zoradiť a filtrovať dátum „od do“ v programe Excel

Bez ohľadu na to, či ide o dátum zadania objednávky alebo dokončenie objednávky, filtrovanie určitých období je nevyhnutné pre profesionálne plánovanie zdrojov. Filtrovaním údajov môžete na prvý pohľad vidieť, koľko objednávok alebo úloh spadá do určitého časového obdobia.

Príklad: Filtrujte v tabuľke programu Excel podľa konkrétneho dátumu

V uvedenej tabuľke chcete napríklad filtrovať obdobie od 30. novembra 2022-2023 do 5. decembra 2022-2023.

S funkciou automatického filtra to môžete urobiť pomocou nasledujúcich krokov:

1. Kliknite na ľubovoľnú bunku v zozname.

2. Vyberte príkaz „Filter“ na karte „Údaje“ v skupine „Zoradiť a filtrovať“ na páse s nástrojmi.
   (Excel verzia 2003: Aktivujte príkaz ponuky Údaje> Filter> Automatický filter)

   

3. Vpravo od názvu stĺpca (malá šípka) sa zobrazí ikona automatického filtra. Kliknite na ikonu vedľa položky „Dátum“.

   

4. V zobrazenej ponuke vyberte príkaz „Dátumový filter“ a potom funkciu „Medzi …“.

   

5. V prvom výberovom zozname zvoľte „je za alebo sa rovná“ a zadajte „30/11/2020“ vedľa. V druhom zozname vyberte „je pred alebo sa rovná“ a zadajte 12.05.2020. Použite možnosť „A“.

   

6. Kliknutím na tlačidlo OK zoznam príslušne vyfiltrujete.

7. Výsledkom je zoznam, ktorý je obmedzený na obdobie od 30. novembra 2022-2023 do 5. decembra 2022-2023. Všetky dátové záznamy, ktoré nespadajú do tohto obdobia, sú skryté. Ak chcete zmeniť kritériá filtra na iný rozsah dátumov, znova zavolajte príkaz Automatický filter. Potom nastavte nové hodnoty dátumu pre dolný limit a horný limit.

   

Snímky obrazovky boli urobené vo verzii Excel 2016.

FAQ

Ako môžem zoradiť narodeninový zoznam v programe Excel?

K tomu stačí použiť pomocný stĺpček, ktorý tiež zavediete. V tomto pomocnom stĺpci môžete zobraziť dátum bez roku. Potom môžete použiť funkciu triedenia na zoradenie narodenín v presne rovnakom poradí.

Zoradenie podľa čísel v programe Excel nefunguje. Čo môžem urobiť?

Ak nefungujú všetky možnosti zoradenia podľa čísel, problém je niekedy so šablónami tabuliek, ktoré sú aktívne na pozadí. Najprv sa pokúste postupne vymazať všetky formátovania príslušných buniek. Tu sa často vyskytuje problém. Ak to nefunguje, stačí skopírovať celú tabuľku a vložiť ju do nového hárka pomocou funkcie prilepenia „Hodnoty a formátovanie zdroja“.

Excel dátum nerozpozná. Aké je riešenie?

Niekedy Excel stojí bokom a jednoducho nechce rozpoznať a zobraziť zadaný dátum ako taký. Ak nič nefunguje, vytvorte nový stĺpec vedľa starého. Kliknite pravým tlačidlom myši na nový stĺpec a zvoľte „Formátovať bunky …“. V ponuke, ktorá sa otvorí, zvoľte „Dátum“ a kliknite na „Ok“. Teraz vyberte a skopírujte starý stĺpček, ktorý nefungoval, a skopírované hodnoty vložte do nového stĺpca pomocou funkcie prilepenia „Hodnoty (W)“. Potom odstráňte starý stĺpec.