Farebné označenie: Detekcia duplicitných záznamov v programe Excel

Identifikujte duplikáciu pomocou farebných značiek

Možno to poznáte aj vy. Pracujete s dlhými tabuľkami a zoznammi v programe Excel a potom s týmto: V záznamoch máte duplicitné položky. Našťastie Excel ponúka rôzne možnosti na rýchle rozpoznanie duplicitných záznamov a hodnôt a ich automatické označenie.

Zobrazujte duplicitné hodnoty a čísla v zoznamoch programu Excel pomocou farieb

Jeden zo spôsobov, ako porovnávať duplicitné hodnoty a čísla, je podmienené formátovanie. Ak chcete použiť túto funkciu vo svojich zoznamoch alebo tabuľkách, použite nasledujúce funkcie:

1. Vyberte buď prvú bunku, alebo priamo všetky bunky, na ktoré chcete použiť podmienené formátovanie

2. Na páse s nástrojmi kliknite na položky „Podmienené formátovanie“ v časti „Štart“ a „Štýly“.

   

3. Potom sa otvorí rozbaľovacia ponuka. Vyberte „Pravidlá pre zvýraznenie buniek“ a potom „Duplikovať hodnoty …“.

   

4. V prvom poli ponuky „Duplicitné hodnoty“ vyberte „Duplikovať“.

   

5. V nasledujúcom kroku určíte farbu, v ktorej sa majú zvýrazniť duplicitné položky zoznamu. Ak to chcete urobiť, kliknite na šípku a vyberte požadovanú farbu.

6. Duplicitné položky v zozname sú zvýraznené touto farbou.

7. Zatvorte dialógové okno pomocou „OK“.

Hotovo! Farebne označená tabuľka potom vyzerá takto:

Ak ste na začiatku vybrali iba jednu bunku, môžete formátovanie ľahko preniesť. Funkciu môžete jednoducho preniesť na celé tabuľky alebo konkrétne oblasti

Tip: Podmienené formátovanie je možné aj pre oblasti bez údajov

Veľmi užitočný je aj nasledujúci tip: Vybraté formátovanie nemôžete použiť iba na oblasti, na ktoré bolo napísané. Formátovanie môžete rozšíriť aj na oblasti, ktoré ešte neboli vyplnené. Ak tam zadáte údaje neskôr, duplicitné položky sa zobrazia okamžite.

Ako presne metóda funguje pri hľadaní duplicitných hodnôt v programe Excel?

Tento postup používa podmienené formátovanie. Vďaka podmienenému formátovaniu ponúka Excel flexibilný nástroj na formátovanie existujúcich zoznamov a tabuliek, ktoré sa ešte len vytvoria. Môžete jednoducho označiť všetky oblasti, na ktoré chcete použiť formátovanie. Formátovanie zohľadňuje aj nové hodnoty. Tieto sa porovnajú s existujúcimi údajovými záznamami a v prípade potreby sa zodpovedajúcim spôsobom označia.

Farebne zvýraznite názvy, ktoré sa dvakrát zobrazia v tabuľkách programu Excel

Duplicitné položky sú tiež bežné v tabuľkách, ktoré obsahujú meno a priezvisko. V našom prípade bol zoznam v stĺpci A už zoradený podľa priezviska. Kombinácia mena a priezviska sa môže objaviť dvakrát, napríklad Berger, Matthias alebo Herbert, Friedrich.

Farebne označte duplicitné názvy v tabuľkách

V tomto prípade môže mať zmysel zvýrazniť mená, ktoré sú dvakrát farebné. To by sa malo stať, keď sú mená pod sebou. A ak sú meno aj priezvisko rovnaké. Ak to chcete urobiť, postupujte nasledovne:

1. Na páse s nástrojmi kliknite na položky „Podmienené formátovanie“ v časti „Štart“ a „Štýly“.

2. Teraz kliknite na „Nové pravidlo“.

   

3. Zobrazí sa dialógové okno. Kliknite na „Použiť vzorec na určenie buniek, ktoré sa majú formátovať“.

   

4. Potom zadajte alebo skopírujte nasledujúci vzorec do poľa „Hodnoty formátu, pre ktoré je tento vzorec pravdivý“:
   = AND (A2 = A3; B2 = B3)

5. Malo by to vyzerať takto:

   

6. Teraz vyberte položku „Formátovať …“.

7. Zobrazí sa dialógové okno: Teraz kliknite na kartu „Vyplniť“.

   

8. Teraz kliknite na požadovanú farbu. To vám umožní určiť farbu, ktorou majú byť označené duplicitné hodnoty.

   

9. Ukončite výber pomocou „OK“ a tiež zatvorte predchádzajúce dialógové okno pomocou „OK“.

Čo sa presne stane, keď zobrazíte duplicitné názvy?

Ak existujú údaje, na ktoré sa formátovanie vzťahuje, sú označené predtým zvolenou farbou. Všetky bunky s duplicitnými názvami sú zvýraznené žltou farbou. Výsledok vyzerá takto:

Poznámky pre používateľov starších verzií programu Excel

Trochu odlišný postup je potrebný pri starších verziách Excelu (pred Excelom 2007). Prejdite do ponuky „Formát“ a vyberte „Podmienené formátovanie“. Teraz kliknite na „Formula IS“. Zadajte alebo skopírujte vzorec uvedený v bode 4. V časti „Formát“ potom môžete tiež vybrať požadovanú farbu bunky.

Snímky obrazovky boli urobené vo verzii Excel 2016.

FAQ

Môžem zobraziť hodnoty, ktoré sa vyskytujú iba raz a nie dvakrát?

Ano je to mozne Ak to chcete urobiť, vyberte v časti „Podmienené formátovanie“ a „Duplicitné hodnoty …“ namiesto „Dvojité“ funkciu „Jedinečné“. Potom uvidíte iba hodnoty, ktoré sa vo vyznačenej oblasti zobrazia iba raz.

Ako môžem navzájom porovnávať celé zošity programu Excel?

Je možné porovnávať celé zošity, ale iba s verziami aplikácií Office Professional Plus (2013, 2016, 2022-2023) Excel a Microsoft 365 Apps for Enterprise. Tu môžete zadať celé zošity pod položkou „Porovnať údaje“ a nechať ich porovnať.