Funkcie automatického vypĺňania v programe Excel: Pokyny

Uložte si manuálne zadávania v programe Excel s funkciami automatického vypĺňania

Excel ponúka množstvo funkcií. Mnoho polí nemusíte vypĺňať sami, Excel to urobí za vás. Rôzne možnosti automatického vypĺňania vám ušetria množstvo ručných zadaní, ktoré vám predstavíme nižšie.

Tip 1: Vyplňte prázdne bunky v tabuľkách programu Excel správnym obsahom

V niektorých tabuľkách programu Excel nie sú údaje úplne zaznamenané, ale sú vyplnené iba dodatočne. Zamyslite sa nad zoznamom objednávok, v ktorom je nový dátum zadaný pre objednávku iba vtedy, ak existuje nový dátum dodania.

Do stĺpca dátumu zadávate každý dátum iba raz, v zostávajúcich riadkoch zostáva prázdny. Nasledujúci obrázok (pozri snímku obrazovky) ukazuje, ako môže taký zoznam vyzerať. Na dokončenie tabuľky programu Excel by ste chceli zadať obsah z bunky vyššie do všetkých prázdnych buniek. Nemusíte to robiť ručne. Vo všetkých verziách Excelu postupujte takto:

1. Na obrázku vyberte rozsah buniek, ktorých prázdne bunky sa majú vyplniť, napríklad rozsah B2: B15.

   

2. Vyvolajte príkaz GO TO. Môžete to urobiť vo všetkých verziách programu Excel pomocou kombinácie klávesov CTRL G.

3. V zobrazenom dialógovom okne kliknite na tlačidlo OBSAH.

4. Povoľte voľbu BLANK.

5. Voľbu potvrďte tlačidlom OK.

6. Excel potom vyberie všetky prázdne bunky v požadovanom rozsahu. Nechajte tento výber aktívny bez klikania na inú bunku. Zadajte znamienko rovnosti a stlačte kláves so šípkou nahor. Potom uvidíte odkaz na bunku vyššie v prvej prázdnej bunke rozsahu.

7. Zadanie doplňte kombináciou klávesov CTRL ENTER. Excel potom vyplní vybraté bunky aktuálnym vzorcom. To spôsobí, že Excel vyplní všetky prázdne bunky obsahom buniek, ktoré sú priamo nad nimi.

Nasledujúci obrázok (pozri snímku obrazovky) ukazuje, ako výsledok vyzerá. Ak je do referenčnej bunky zadaná iná hodnota, Excel automaticky zmení obsah takto vyplnených buniek.

Videonávod: automatické vyplnenie buniek v programe Excel

Tip 2: Nechajte Excel vypočítať lineárne a exponenciálne budúce hodnoty

Na výpočet budúcich hodnôt na základe existujúcich hodnôt môžete použiť dodatočnú funkciu. Ak to chcete urobiť, postupujte nasledovne:

Za týmto účelom vytvorte sériu čísel s historickými hodnotami. Čím viac historických hodnôt zadáte, tým presnejší bude výsledok.

Potom označte všetky zadané čísla predchádzajúcimi hodnotami a potiahnite rukoväť kopírky pravým tlačidlom myši do požadovanej bunky. Teraz sa zobrazí kontextová ponuka.

Tu nájdete príkazy Excelu Lineárny trend a Exponenciálny trend. Kliknutím na požadovaný trend sa všetky bunky vyplnia vypočítanými číslami.

Vyskúšajte si sami, či je pre vaše odhady vhodnejší lineárny alebo exponenciálny trend.

Tip 3: Nechajte si roky, štvrťroky a mesiace, dni a časy vyplniť automaticky

Môžete tiež použiť možnosti vyplnenia programu Excel, aby boli kalendáre skvelé. Funguje to tiež rýchlo a jednoducho bez toho, aby ste veľa písali.

1. Ak chcete pridať roky, zadajte počiatočný rok.

2. Pomocou popisovača kopírovania presuňte rok do požadovanej bunky, kliknite na inteligentnú značku, ktorá sa zobrazí, a vyberte možnosť Vyplniť rad údajov.

3. Ak chcete vytvoriť štvrtiny, zadajte do bunky Q 1 alebo štvrťrok 1. Pomocou rukoväte kopírovania presuňte záznam do požadovanej bunky. Excel uznáva, že ide o štvrťroky, a plní sa iba do štvrtého štvrťroka, potom pokračuje opäť štvrtým štvrťrokom.

4. Ak do bunky zadáte názov mesiaca (napríklad február) a presuňte ho rukoväťou kopírky do požadovanej bunky, názvy mesiacov sa automaticky vyplnia až do tohto bodu.