Namiesto toho, aby ste písali tie isté e-maily znova a znova, napríklad v reakcii na otázky zákazníkov, už uložené formuláre môžete uložiť ako šablóny a kedykoľvek ich znova vyvolať.
Či už pracujete na oddelení podpory, v zákazníckom servise, na oddelení ľudských zdrojov, v účtovníctve alebo na voľnej nohe: Určite budete musieť odosielať e-maily s rovnakým alebo podobným obsahom a možno s rovnakými prílohami znova a znova . Môžu to byť reakcie na otázky zákazníkov, zamietnutia aplikácií, pravidelné správy (každá s novými prílohami) alebo pozvánky na schôdze.
V takýchto prípadoch Outlook ponúka možnosť uložiť hotové (alebo polotovary) e-maily ako šablóny a kedykoľvek ich načítať. Ak je to potrebné, môžete potom písať dodatky k e-mailom, prikladať súbory a podobne. Šablónová funkcia Outlooku je vhodná aj vtedy, ak ukladáte rozsiahlejšie informácie do schôdzok alebo zadaní úloh alebo do žiadostí o schôdzu, ktoré často sledujú rovnaký vzorec. Tiež je možné vytvárať a načítať šablóny pre poznámky.
Definujte šablóny pre e -maily
Šablónu pre e-maily definujete takto:
- Napíšte a naformátujte e -mail. Ak je to užitočné, priložte požadované súbory. S mnohými šablónami pošty môže byť praktické zadať príjemcov pošty ihneď.
- Hneď ako dokončíte e-mail, zavolajte príkaz FILE >> SAVE as.
- V poli TYP SÚBORU vyberte VÝHĽAD ŠABLÓNY (* .oft).
- Zadajte zmysluplný názov súboru a kliknite na ULOŽIŤ.
- Teraz môžete otvorenú poštu odoslať alebo zavrieť.
Postup pri definovaní šablón je v rôznych moduloch Outlooku rovnaký. Popisujeme ich preto iba v tomto článku pomocou e-mailových šablón.
Ak ako editor pošty používate Word, nemôžete formátované e-maily ukladať ako šablóny v programe Outlook až do verzie 2003 vrátane. Ak v okne správy programu Outlook vyvoláte príkaz FILE >> SAVE as, ako je popísané vyššie, môžete si vybrať zo širokej škály formátov súborov, nie však z formátu OFT (šablóna programu Outlook).
Formátovaný text správy môžete samozrejme uložiť do súboru programu Word a načítať ho neskôr. Word nezaznamenáva nastavenia ako predmet, príjemca alebo prílohy súboru, takže tieto informácie budete musieť zadať ručne.
Malý trik však pomáha ukladať e-maily ako šablóny, aj keď ako editor pošty používate Word: dočasne vypnite Word ako editor pošty. Ak to chcete urobiť, zavolajte v programe Outlook príkaz EXTRAS >> MOŽNOSTI >> E-MAILOVÝ FORMÁT a deaktivujte zodpovedajúcu možnosť pod FORMÁTOM SPRÁVY.
Ak ste už e-mail zložili a naformátovali, stále ho nebudete môcť uložiť ako šablónu programu Outlook-deaktivácia programu Word sa prejaví iba pri nových e-mailoch.
Práca, ktorú ste už vykonali, však nebola márna:
- Poštu najskôr uložte ako koncept stlačením klávesov CTRL + S alebo príkazom SÚBOR >> ULOŽIŤ.
- Ak ste to ešte neurobili, deaktivujte Word ako editor pošty, ako je uvedené vyššie.
- Teraz otvorte uložený e -mail v priečinku „Koncepty“ a potom zavolajte príkaz SÚBOR >> ULOŽIŤ ako - „Šablóna programu Outlook (* .oft)“ je teraz k dispozícii ako formát uloženia.
- Keď definujete všetky šablóny, znova aktivujte Word ako editor pošty.
Rýchly prístup k šablónam
Ak používate šablóny Outlooku na zefektívnenie svojej e-mailovej komunikácie, pravdepodobne ste sa už nahnevali na ťažkopádny spôsob vyvolávania šablón v Outlooku.
K svojim šablónam sa dostanete oveľa pohodlnejšie, ak si v priečinku doručenej pošty vytvoríte samostatný priečinok. Potom jednoducho otvorte šablóny dvojitým kliknutím na požadovaný záznam v priečinku šablón.
Môžete tiež vytvoriť priečinky pre príslušné šablóny v ostatných moduloch programu Outlook. Priečinok so šablónami môžete získať takto:
- Pomocou Súboru >> Nový >> Priečinok alebo CTRL + SHIFT + E vytvorte nový priečinok v doručenej pošte alebo v osobnom priečinku. Aby bol priečinok na začiatku zoznamu priečinkov, zadajte ako prvý znak podčiarkovník, napríklad „ŠABLÓNY“.
- Otvorte novovytvorený priečinok v programe Outlook.
- V programe Windows Prieskumník otvorte priečinok, do ktorého sú uložené šablóny programu Outlook. Obvykle je to priečinok „C: \ Documents and Settings \ \ Application Data \ Microsoft \ Templates“.
- Teraz usporiadajte okná Prieskumníka a Outlooku tak, aby boli obe na obrazovke viditeľné vedľa seba.
- Vyberte svoje e-mailové šablóny v Prieskumníkovi a presuňte ich ľavým tlačidlom myši do novej skupiny MOJE ŠABLÓNY.
V programe Outlook 2007 musíte na bezpečnostnú otázku z obrázku odpovedať OTVORENÝM, keď otvoríte šablónu. Aby sa tento dotaz nezobrazoval pri každom vyvolaní šablóny z priečinka, deaktivujte možnosť VŽDY POTVRDIŤ PRED OTVORENÍM TÉTOHO SOUBORU. Dávajte si však pozor na prijímanie šablón e -mailom a otvárajte iba šablóny zo zdrojov, ktoré dobre poznáte.
