Terénne funkcie zjednodušujú vašu každodennú prácu v programe Microsoft Word

Profesionálne a efektívne používanie manuálnych funkcií v programe Word

Čím profesionálnejšie a intenzívnejšie je program Microsoft Word používaný, tým sú vyššie nároky na program na spracovanie textu. S pribúdajúcim časom používania väčšina používateľov Wordu používa stále viac funkcií softvéru a vie napríklad o:

• Ako zostaviť zoznamy s viacerými položkami
• Zobrazenie veľkých písmen v programe Word na začiatku riadka potláča alebo
• Vloží obsah a odkazy do dokumentu.

Napriek tomu, že mnohé každodenné pracovné kroky sú navrhnuté efektívne a podložené vzorcami alebo funkciami, existujú aj ďalšie úlohy, ktoré sa pre mnohých profesionálnych používateľov programu Microsoft Word stále vykonávajú ručne. Jedným z príkladov je vloženie aktuálneho dátumu do listu, ktoré sa v mnohých prípadoch robí ručne. Má zmysel zaviazať sa čo najlepšie využívať funkcie programu Word, aby fungovali efektívne a spôsobom zameraným na riešenie.

Ako môžete efektívnejšie vložiť dátum?

Napríklad na automatické vloženie dátumu použite známu kombináciu klávesov „ALT + Shift + D“. Alternatívou je prejsť na kartu „VLOŽIŤ“" v oblasti ponuky „TEXT" (Word 365, 2010 a 2007) alebo v ponuke „VLOŽIŤ“ (Word 2003, 2002 / XP a 2000). V tomto prípade funkcia "Vložiť dátum a čas" vykoná prácu za vás.

Používajte funkcie poľa v programe Microsoft Word - takto to funguje

Na vkladanie automaticky aktualizovaných informácií a údajov do textu slúži množstvo príkazov, ktoré sú uložené na karte VLOŽIŤ alebo v ponuke VLOŽIŤ vo verziách programu Word 2003, 2002 / XP a 2000. „Funkcie poľa“ sa v skrátenej forme označujú v programe Word ako „polia“. Polia majú za úlohu vložiť vlastnosti systému alebo dokumentu do textu, ktorý je možné priebežne aktualizovať.

Vďaka tomuto postupu budete nielen efektívnejšie pracovať s programom Microsoft Word a vyhnete sa typickým chybám pri ručnom zadávaní. Tiež máte možnosť flexibilnejšie a dynamickejšie polia. Takýmto spôsobom môžete napríklad reagovať na zmeny nadpisov, ktoré tvoria obsah.

Ako vkladať a upravovať funkcie poľa

V aplikáciách Word 365, 2010 a 2007 môžete vkladať funkcie poľa na kartu „VLOŽIŤ“ v oblasti ponuky „TEXT“, tlačidlo „RÝCHLE BLOKY“ a príkaz „POLE“.

V aplikáciách Word 2003, 2002 / XP a 2000 sa dostanete do cieľa pomocou ponuky „VLOŽIŤ“ a príkazu „POLE“. Vo všetkých verziách programu Word sa zobrazí dialógové okno, v ktorom môžete vybrať požadovanú funkciu poľa a použiť ju na text.

Integrované funkcie poľa v programe Microsoft Word majú okrem toho ešte jednu pridanú hodnotu: Word tiež automaticky zavádza funkciu poľa, keď sa volajú konkrétne funkcie. To sa deje bez toho, aby ste museli byť špeciálne vyberaní.

príklad

Ak napríklad stlačíte kombináciu klávesov „Alt + Shift + D“, aktuálny dátum sa zobrazí na aktuálnej pozícii kurzora vo forme funkcie poľa.

Funkcie poľa a obsah

Máte tiež možnosť pridať do dokumentu obsah podľa štýlov »Nadpis 1« až »Nadpis 9«. Funguje to v programe Microsoft Word 365 prostredníctvom karty „REFERENCIE“.

V aplikáciách Word 2010 a 2007 použite kartu „REFERENCIE“ a skupinu ponúk „OBSAH“ a tiež tlačidlo „OBSAH“. V aplikáciách Word 2003, 2002 / XP a 2000 sa do príslušnej oblasti dostanete cez ponuku „VLOŽIŤ“ a príkaz „(REFERENCIA) -INDEX A ADRESÁRE“.

Chcete, aby sa v päte nachádzali aj automatické čísla stránok? Aj v tomto prípade Word používa funkciu poľa.

Ručné používanie funkcií poľa - žiadny problém s kombináciou klávesov

Okrem vkladania funkcií poľa pomocou ponuky ich môžete zadať aj ručne. Na tento účel použite kombináciu klávesov „CTRL + F9“. Pomocou tejto kombinácie klávesov môžete vložiť novú funkciu prázdneho poľa. Takto zobrazenú dvojicu zložených zátvoriek (nemožno zamieňať s kučeravými zátvorkami, ktoré sú k dispozícii s AltGr + 7 alebo AltGr + 0, ktoré vyzerajú takmer rovnako), potom môžete naplniť požadovaným príkazom. V zátvorkách v dialógovom okne môžete vidieť, ktoré príkazy sú možné.

Praktické príklady bezproblémového používania funkcií poľa

Nasleduje prehľad dôležitých funkcií v teréne, ktoré v praxi obzvlášť uľahčujú prácu:

Dátum, CreateDate

Pomocou »{Date}« Word vloží systémový dátum vášho počítača na aktuálnu pozíciu kurzora. Na definovanie formátu môžete použiť parameter »\ @«. Funkcia poľa »{CreatDate}« vloží dátum, kedy bol dokument vytvorený, a na rozdiel od »{Date}« sa potom už nezmení. V šablónach dokumentov by ste preto mali používať »{CreatDate}«, na základe ktorého vytvárate nové dokumenty. Potom sa dátum vytvorenia automaticky natrvalo nastaví v každom novom dokumente.

Chcete dynamicky odkazovať na obsah „Nadpisu 1“ v hlavičke. Odkaz by sa mal generovať automaticky bez toho, aby ste museli začínať zlomom sekcie a novým riadkom hlavičky v každej kapitole?

Funkcia poľa »{StyleRef}« poskytuje riešenie: Pomocou »{StyleRef» Nadpis 1 «\ * MERGEFORMAT}« odkazujete na obsah textu formátovaného pomocou šablóny štýlov »Nadpis 1«. Ak sa to zmení, zmení sa obsah hlavičky na aktuálnej stránke. Ak sa na stránke použije viackrát vzorová šablóna »Nadpis 1«, v záhlaví sa vždy zobrazí prvý výskyt. Dodatok »\ * MERGEFORMAT« zaisťuje, že sa použije iba text, nie formátovanie z »nadpisu 1«. Zadaný text je formátovaný podľa štýlu hlavičky.

Stránka, NumPages

Na vloženie aktuálneho čísla stránky použite funkciu poľa »{Page}«. Funkcia poľa »{NumPages}« označuje počet strán v dokumente. Môžete napríklad použiť položku »Seite {Page} z {NumPages}« na zobrazenie aktuálneho a celkového počtu stránok. Ak umiestnite (vnorenú) funkciu poľa »{IF {NumPages}» 1 «» Stránka {strana} von {NumPages} «» «}« do päty prvej stránky dokumentu, informácie o čísle strany sa zobrazia iba vtedy, ak dokument je dlhší ako jedna strana.

Ref

Potrebujete v dokumente viackrát určitú poznámku alebo odkaz na odsek a chcete ho zadať iba raz? V tomto prípade stačí jedenkrát odkázať na zadaný text. V takom prípade priraďte textu záložku. Funguje to v rôznych verziách programu Word nasledovne:

• Word 365: karta VLOŽIŤ - Oblasť ponuky VĽAVO - tlačidlo TEXTOVÁ ZNAČKA

• Word 2010 a 2007: tab VLOŽIŤ - Oblasť ponuky HYPERLINKY - tlačidlo TEXTOVÁ ZNAČKA;
• Word 2003, 2002 / XP a 2000: Menu VLOŽIŤ - príkaz TEXTOVÁ ZNAČKA.

S funkciou poľa »{Ref NameDerTextmarke}}« môžete na text označený záložkou odkazovať tak často, ako chcete.

Sekv

Potrebujete v dokumente poradové číslo, aby ste identifikovali pracovné kroky, ktoré sú spravované tak automaticky, ako je to možné? Keďže sú čísla umiestnené v strede textu, nemožno použiť automatické číslovanie? Funkcia poľa »{Sekvenčný názov číslovania}« poskytuje riešenie. Zakaždým, keď sa vyskytne táto funkcia poľa, interné číslo sa zvýši o jednu. Text »názov číslovania« je možné ľubovoľne zvoliť a musí zostať jednotný iba v rámci číslovania. A ak nechcete začať s jednou, ale s piatimi, zadajte počiatočnú hodnotu pri prvom výskyte funkcie poľa pomocou parametra »\ r«: »{Názov číslovania sekvencie \ r 5}«.

Zhrnutie a záver:

Program Microsoft Word vám môže pomôcť s rôznymi funkciami v teréne, aby bola vaša každodenná práca s programom na spracovanie textu efektívnejšia. Známym príkladom je zadanie aktuálneho dátumu pomocou kombinácie klávesov alebo tlačidla na karte VLOŽIŤ. Ďalšie funkcie poľa vám pomôžu vložiť a aktualizovať číslovanie do textov alebo profesionálne vytvárať obsahy.

Všetky funkcie poľa majú spoločné to, že zjednodušujú opakujúce sa činnosti. Pomáhajú tiež odstraňovať nedbalé chyby, ku ktorým dochádza pri nadbytočných pracovných krokoch. Je rozumné a účelné zoznámiť sa s funkciami integrovaného poľa programu Microsoft Word a používať ich. Tento postup vám ušetrí čas pri koncepcii textov a korešpondencie, zvýši spoľahlivosť a dokáže efektívne predchádzať chybám.

FAQ

Čo robí funkcia poľa v programe Microsoft Word?

Polia vo Worde majú zástupnú funkciu. Môžu byť použité automaticky na vloženie aktuálneho dátumu alebo čísla strany do textu. Existujú aj funkcie, ktoré je možné použiť na komplexné výpočty.

Ako môžem do svojho textu vložiť kód poľa?

Do textu v programe Microsoft Word je možné vložiť kód poľa len v niekoľkých krokoch. Prvým krokom je otvorenie dokumentu programu Word a prechod na miesto v dokumente, kde by mala byť funkcia vložená. Na karte VLOŽIŤ v oblasti ponuky TEXT nájdete možnosť vložiť pole do položky ponuky VYHĽADÁVAŤ RÝCHLY BLOK. Určte funkciu a vložte ju.

Ako efektívne vložím aktuálny dátum do svojho dokumentu programu Word?

Najrýchlejší a najľahší spôsob, ako vložiť aktuálny dátum do Wordu, je použiť klávesovú skratku „Alt + Shift + D“. Po stlačení tlačidiel sa v texte zobrazí aktuálny dátum.