Vytvárajte záložné kópie a bezpečnostné zálohy zošitov programu Excel

Takto pravidelne vytvárate záložné kópie zošitov programu Excel

Chcete vytvoriť záložnú kópiu zošita? Toto samozrejme presahuje možnosti, ktoré ponúka systém Windows, napríklad kopírovanie zošita do iného adresára alebo pod iným názvom.

Zálohu zošita môžete vytvoriť aj priamo v programe Excel. Excel potom pri uložení starej verzie vždy uloží predchádzajúcu verziu zošita v záložnej kópii.

Pri ukladaní vytvorte automatickú záložnú kópiu súboru programu Excel

Nasleduj tieto kroky:

1. Zavolajte príkaz SAVE AS. Ak to chcete urobiť, kliknite na všetky súbory na karte SÚBOR alebo v ponuke SÚBOR. Výnimkou je Excel 2007. Tu kliknutím na okrúhle tlačidlo Office v ľavom hornom rohu vyvoláte príkaz.
2. V zobrazenom dialógovom okne kliknite na tlačidlo NÁSTROJE (Excel od verzie 2007) alebo EXTRAS (Excel do verzie 2003 vrátane).
3. Vyberte nastavenie VŠEOBECNÉ MOŽNOSTI.
4. Zaškrtnite políčko VYTVORIŤ ZÁLOHOVÝ SÚBOR.
5. Nezadávajte heslá.
6. Zatvorte okno tlačidlom OK.
7. Vyberte priečinok a názov súboru.
8. Uložte zošit pomocou tlačidla s rovnakým názvom.

Excel potom vytvorí záložnú kópiu súboru. Má príponu súboru „.XLK“ a je vždy aktuálny od predposledného uloženia. Keď uložíte zošit, predchádzajúca verzia sa stane novým záložným súborom.

Existuje však aj iný spôsob: pomocou makra môžete programu Excel tiež dať príkaz na vytvorenie automatickej záložnej kópie po zatvorení súboru programu Excel.

Pri zatváraní súboru programu Excel vytvorte automatickú záložnú kópiu

Chcete zaistiť, aby sa záložná kópia súboru automaticky ukladala na určitú cestu, keď zatvoríte zošit programu Excel? S makrom to nie je problém. Na rozlíšenie medzi nimi sú názvy súborov uložené podľa nasledujúceho vzoru:

Názov súboru rok-mesiac-deň

Ak sa teda váš súbor nazýva napríklad plánovanie.xls, záložná kópia sa uloží ako:

2009-10-24 plánovanie.xls

Toto pomenovanie veľmi uľahčuje chronologické zoradenie zoznamu súborov, pretože chronologické poradie je automaticky abecedné. Na vytvorenie záložnej kópie použite nasledujúce makro:

Sub auto_close ()
Dim Altname ako reťazec, Neuname ako reťazec, Cesta ako reťazec
Cesta = "C: \ Údaje"
ThisWorkbook.Save
Altname = ThisWorkbook.FullName
Ak je správne $ (cesta, 1) "\" Potom cesta = cesta + "\"
Neuname = Cesta a formát (teraz „RRRR-MM-DD“) & „-“ & ThisWorkbook.Name
ThisWorkbook.SaveAs Názov súboru: = nový názov
Zošity. Otvorené (starý názov)
ThisWorkbook.Close
Koniec pod

Zadajte svoju cestu do premennej cesta opravené. Na tejto pozícii sa uložia záložné kópie. Ak chcete, aby sa záložné kópie vždy ukladali do rovnakého adresára, z ktorého ste zošit otvorili, príkaz nahraďte Cesta = "C: \ Údaje" s nasledujúcim riadkom:

Cesta = ActiveWorkbook.Path

Makro funguje podľa nasledujúcej metódy:

1. Uložte aktuálny priečinok
2. Vygenerujte nový názov súboru na základe aktuálneho dátumu
3. Uložte zošit pod novým názvom na novej ceste
4. Znova otvorte pôvodný zošit
5. Zatvorte záložnú kópiu priečinka

Skopírujte makro do každého zošita, ktorý chcete automaticky zálohovať. Záložné kópie sa vždy vytvoria po zatvorení zodpovedajúceho zošita.

Ako ručne vytvoriť záložnú kópiu tabuľky programu Excel

Pri revízii zošita sa môže stať, že si nie ste istí, či skutočne chcete uložiť zmeny, ktoré ste vykonali.

V takýchto prípadoch by ste mali vytvoriť záložnú kópiu priečinka s predchádzajúcou verziou. Pri vytváraní záložnej kópie poslednej uloženej verzie postupujte nasledovne:

1. V ponuke „Súbor“ aktivujte príkaz „Uložiť ako“.
2. Kliknite na tlačidlo „Nástroje - Všeobecné možnosti“.
3. Začiarknite políčko „Vytvoriť záložný súbor“.
4. Zatvorte okno tlačidlom OK.
5. Vyberte priečinok a názov súboru.
6. Uložte zošit pomocou tlačidla s rovnakým názvom.

Excel potom vytvorí záložnú kópiu súboru. Má príponu súboru „.XLK“ a je vždy aktuálny od predposledného uloženia. Keď uložíte zošit, predchádzajúca verzia sa stane novým záložným súborom.