Zmenšite veľkosť zošitov programu Excel

Ako zmenšiť veľkosť súborov programu Excel a odstrániť nepotrebný obsah

V časoch stále väčších pamäťových médií a rýchlejších pripojení už veľkosti súborov nehrajú takú úlohu ako pred niekoľkými rokmi. Napriek tomu by ste mali ponechať súbory programu Excel čo najmenšie. Potom sú nielen uložené a odoslané rýchlejšie, ale aj rýchlejšie pracujú.

Ak upravujete tabuľky programu Excel dlhší čas a pridávate ich znova a znova, rýchlo narastú do veľkosti, ktorá môže prácu s nimi enormne obmedziť.

Existuje niekoľko spôsobov, ako zmenšiť veľkosť súboru výpočtu. Tu uvádzame tie najdôležitejšie. Predtým, ako niečo urobíte, urobte si zálohu zošita, aby ste v prípade chyby neprišli o žiadne údaje.

Tip 1: odstráňte prebytočné bunky

V zásade sú do veľkosti súboru zahrnuté iba skutočne použité bunky. Ak ste napríklad na dočasné výpočty použili rozsahy buniek, stále sa považujú za použité. To platí aj vtedy, ak ste obsah odstránili.

Ak chcete skontrolovať, ktorú oblasť Excel považuje za použitú, použite kombináciu klávesov CTRL KONIEC. Excel potom skočí do pravého dolného rohu použitej oblasti.

Ak je pravý dolný roh hlboko pod a / alebo napravo od skutočne použitých buniek, musíte odstrániť nadbytočné riadky alebo stĺpce. Za týmto účelom označte riadky a odstráňte ich kombináciou klávesov CTRL MÍNUS. Potom to zopakujte pre stĺpce.

Zopakujte kroky popísané pre všetky pracovné hárky v príslušnom zošite. Po odstránení priečinok zatvorte, uložte zmeny a znova ich otvorte. Pomocou CTRL END skontrolujte, či bolo odstránenie úspešné.

Tip 2: Odstráňte nepotrebné formátovanie

Niektoré zoznamy obsahujú veľký počet prázdnych riadkov - ďalší dôvod extrémnych veľkostí súborov. To sa môže stať najmä po importe zoznamov z iných programov. To je nielen nepríjemné, ale môže to viesť aj k nesprávnym výsledkom pri určitých hodnoteniach. Existuje niekoľko spôsobov, ako odstrániť tieto prázdne riadky zo zoznamov.

Možnosť 1: Odstráňte prázdne riadky pomocou dialógového okna „Obsah“

Vo všetkých verziách Excelu použite CTRL G na otvorenie dialógového okna PREJSŤ NA.

Kliknite na OBSAH.

Potom sa zobrazí ďalšie dialógové okno. Zvýraznite možnosť BLANK.

Potvrďte svoju definíciu pomocou OK.

Prázdne bunky úplne vymažte

Teraz sú označené všetky prázdne bunky. Teraz môžete tieto bunky úplne bez problémov odstrániť, aby ste odstránili nepotrebné formátovanie alebo iné veci. Nasleduj tieto kroky:

V Exceli 2007 alebo novšom aktivujte kartu ŠTART a kliknite v skupine UPRAVIŤ na ODSTRÁNIŤ a potom na ODSTRÁNIŤ VŠETKO.

Ak používate verzie až do verzie Excel 2003 vrátane, vyvolajte príkaz VYMAZAŤ v ponuke ÚPRAVA a príkaz VŠETKO v ponuke vetvenia.

Po odstránení priečinok zatvorte, uložte zmeny a znova ich otvorte.

Video s návodom: Odstráňte nepotrebné formátovanie v programe Excel

Možnosť 2: Odstráňte prázdne bunky pomocou filtra programu Excel

1. Najprv vyberte celú oblasť údajov v zozname vrátane nadpisov stĺpcov.

2. Zavolajte príkaz DATA - FILTER - AUTOFILTER (Excel do verzie 2003) alebo DATA - FILTER (Excel od verzie 2007).

3. Prvý riadok vášho zoznamu bude potom vybavený malými šípkami zoznamu pre možnosti filtra.

   

4. Excel teda filtruje zoznam. Kliknite myšou na šípku zoznamu v stĺpci, v ktorom chcete vyhľadať prázdne bunky.

5. Teraz môžete vybrať položku (PRÁZDNY) pomocou kritérií filtra. V programe Excel 2003 to nájdete ako samostatný filtračný bod. Pre Excel 2007 a 2010 nájdete položku (PRÁZDNY) v časti VYBERTE VŠETKO.

6. Kliknite na tlačidlo OK.

Ak je to potrebné, zopakujte to v ďalších stĺpcoch, kým neuvidíte iba prázdne údajové záznamy (a zodpovedajúce čísla v pomocnom stĺpci).

Teraz zvýraznite tieto záznamy a stlačením klávesu DELETE ich odstráňte. Značenie v bunkách vykonajte sami a neoznačujte pomocou čísel riadkov v súradnicovom stĺpci.

Potom môžete pomocou voľby (VŠETKO) v zozname AutoFilter zobraziť kompletný zoznam bez odstránených prázdnych riadkov. Po odstránení obnovte pôvodné poradie záznamov opätovným zoradením zoznamu podľa čísel v pomocnom stĺpci.

Ak zasahujete do zapnutých filtrov, môžete ich potom znova vypnúť pomocou DATA - FILTER - AUTOFILTER.

Tip 3: Import a export makier

Tretím dôvodom pre veľké tabuľky môžu byť makrá, ktoré obsahujú. Mali by ste odstrániť tie, ktoré nie sú povinné, exportovať všetky ostatné a potom ich znova importovať. Ak to chcete urobiť, postupujte nasledovne:

Zavolajte editor jazyka Visual Basic pomocou kombinácie klávesov ALT F11. Tam nájdete Project Explorer, ktorý môžete vidieť na obrázku.

Kliknite na makro moduly jeden po druhom pravým tlačidlom myši a zvoľte príkaz ODSTRÁNIŤ. Potvrďte exportný dotaz pomocou OK.

Keď sú všetky makrá odstránené a exportované, vráťte sa do Excelu, zatvorte súbor, uložte zmeny a znova ho otvorte.

Potom znova zavolajte editor jazyka Visual Basic pomocou ALT F11. V programe Project Explorer vyberte projekt aktuálneho priečinka. V ponuke SÚBOR vyvolajte príkaz IMPORTOVAŤ SÚBOR a importujte všetky požadované makrá za sebou.

Tip 4: Znížte veľkosť súboru kontingenčných tabuliek

Kontingenčná tabuľka môže výrazne zvýšiť veľkosť súboru. Dôvodom je, že zdrojové údaje, z ktorých je kontingenčná tabuľka založená, sa skopírujú aj do samostatnej skrytej pamäte, takzvanej „kontingenčnej pamäte cache“. Kontingenčná tabuľka nakoniec pristupuje k tejto kontingenčnej pamäti cache, a nie k skutočným zdrojovým údajom.

Ak sa teda v zdrojových údajoch niečo zmenilo, vždy musíte kliknúť na tlačidlo „Obnoviť“, aby sa kontingenčná tabuľka obnovila. Pretože to je jediný spôsob, ako aktualizovať pivot cache. V praxi to môžete použiť na zníženie veľkosti súboru kontingenčných tabuliek.

Znížte veľkosť súboru kontingenčných tabuliek

V kontingenčných tabuľkách je nastavenie, ktoré pri uložení súboru vymaže kontingenčnú vyrovnávaciu pamäť. Samotná kontingenčná tabuľka zostane zachovaná.

Kliknite pravým tlačidlom myši na kontingenčnú tabuľku a v kontextovej ponuke vyberte položku „Možnosti kontingenčnej tabuľky“.

Otvorte kartu „Údaje“ a zrušte začiarknutie políčka „Uložiť zdrojové údaje so súborom“. Ak to chcete urobiť, začiarknite políčko vedľa položky „Aktualizovať pri otváraní súboru.

Teraz je pri uložení súboru vymazaná medzipamäť - skutočná tabuľka údajov je samozrejme zachovaná.

Veľkosť súboru je výrazne zmenšená a takmer dosahuje veľkosť súboru opäť bez kontingenčnej tabuľky.

Tip 5: Zmenšite alebo odstráňte grafiku a obrázky

Obrázky na pozadí, logá alebo vložené obrázky sú často zbytočné a zaberajú veľa úložného priestoru. Neuvádzajte preto do tabuľky obrázky na pozadí. Logo spoločnosti vložte iba na jednu stranu. Nevkladajte obrázky v pôvodnej veľkosti, ale radšej ich zmenšite. Excel ponúka takúto funkciu: Kliknite na obrázok. V položke ponuky „Formátovať“ v skupine „Upraviť“ je funkcia „Komprimovať obrázky“. Pri zmenšovaní a odstraňovaní grafiky by ste v zásade mali dávať pozor, aby ste neodstránili potrebnú grafiku.

Tip 6: Odstráňte nepotrebné vzorce

Mnoho komplikovaných vzorcov ovplyvňuje aj veľkosť súboru programu Excel. Skúste teda odstrániť nežiaduce vzorce zo zošita programu Excel. Sú chvíle, keď máte množinu údajov a nepotrebujete vzorce, ktoré obsahuje, je lepšie tieto vzorce nahradiť hodnotami. Postupujte podľa nižšie uvedených pokynov:

1. Otvorte súbor programu Excel a stlačením klávesov Ctrl + A vyberte celý hárok / množinu údajov. Potom stlačte kláves F5.

2. Otvorte možnosť Prejsť na a kliknite na „Špeciálne“.

3. Vyberte vzorce a kliknite na tlačidlo OK, teraz ste vybrali všetky bunky, ktoré majú vzorec.

4. Potom preveďte vybrané vzorce na hodnoty: Skopírujte vybrané bunky stlačením kombinácie klávesov Ctrl + C.

5. Potom kliknite na kartu Domov a v skupine Schránka kliknite na položku Prilepiť.

6. Potom kliknite na ikonu Vložiť hodnotu. Všetky bunky so vzorcami sa teraz skonvertujú na hodnoty.

Tip 7: Konvertujte typ súboru na binárny formát (XLSB)

Pri rozsiahlych výpočtoch sa odporúča uložiť vo formáte .xlsb. Súbor sa uloží v binárnom formáte. Bude výrazne menšia a prístup bude rýchlejší. Spravidla vám to nespôsobí žiadnu nevýhodu. Podrobný test sa odporúča pre interné programovanie a špeciálne aplikácie.

Časté otázky: Zmenšite veľkosť súboru zošitov programu Excel

1. Prečo je môj súbor programu Excel taký veľký?

Pracovný list s viac ako 100 000 riadkami a mnohými stĺpcami v zásade vyžaduje veľa pamäte. Čím viac údajov a grafiky vložíte do tabuľky programu Excel, tým bude súbor v priebehu času väčší a pomalší. Preto si overte, či nemôžete počet pixelov vložených obrázkov trochu obmedziť, alebo ich skutočne potrebujete. Veľkosť súboru môžu zvýšiť aj kontingenčné tabuľky a nesprávne formátovanie.

2. Ako môžem v programe Excel zmenšiť veľkosť svojich grafov?

Vloženú grafiku označte v tabuľke pomocou kliknutia myši tak, aby sa v Exceli 2010 a Exceli 2007 v pásme ponuky zobrazila záložka „Nástroje pre obrázky“. V programe Excel 2003 sa namiesto toho zobrazí panel s nástrojmi „Grafika“. Teraz kliknite na ikonu „Komprimovať obrázky“.

3. Ako môžem komprimovať súbor programu Excel?

Súbor Excel môžete jednoducho skomprimovať pomocou možnosti „Súbor Zip“. Ak to chcete urobiť, kliknite pravým tlačidlom myši na súbor programu Excel, ktorý chcete komprimovať. Teraz kliknite na možnosť Odoslať do a potom vyberte možnosť „Komprimovaný priečinok“.