Naozaj potrebujete e-maily spred piatich rokov vo svojej doručenej pošte alebo plán a zoznam úloh z roku 2008? Ak nie, je vhodné starý predradník presunúť z Outlooku. Vďaka tomu bude váš Outlook opäť rýchlejší - u
AUTOARCHIVING Outlooku je určený na tento účel: presúva staršie údaje do archívneho súboru buď po dotaze, alebo automaticky. Rovnako ako osobný priečinok, aj archív je uložený v súbore vo formáte PST, aby ste ho mohli kedykoľvek znova otvoriť v programe Outlook a získať prístup k e-mailom, schôdzkam a úlohám, ktoré obsahuje. Archív je možné tiež rozdeliť na niekoľko súborov, aby ste mohli mať napríklad rôzne archívne súbory na roky 2008, 2009 a 2010.
Mimochodom, je tiež možné konkrétne vylúčiť jednotlivé e -maily alebo schôdzky z archivácie.
Mimochodom, Outlook nearchivuje kontakty, pretože by to nemalo zmysel.
Štandardné nastavenia vs. individuálne nastavenia
Automatickú archiváciu je možné nakonfigurovať jednotlivo. Najprv definujte štandardné nastavenia: Ako často sa archivujú, ako „staré“ musia byť údaje, aby sa mohli archivovať, v akom súbore sú údaje uložené, majú sa namiesto archivácie vymazať staré údaje?
Okrem toho si môžete vybrať nastavenia pre jednotlivé moduly Outlooku, napríklad pre e-maily alebo pre jednotlivé priečinky v priečinku doručenej pošty, ktoré sa líšia od štandardných nastavení. Takýmto spôsobom je možné napríklad archivovať kalendár schôdzok raz za rok, pričom staršie e-maily sa po šiestich mesiacoch outsourcujú. Alebo e-maily pre určitý projekt zostanú natrvalo v programe Outlook, zatiaľ čo ostatné e-maily sa po roku archivujú.
Ak chcete pre každý modul Outlooku napriek tomu vykonať rôzne nastavenia, môžete štandardné nastavenia preskočiť. Ak je to tak, prečítajte si nasledujúcu časť, pretože sú tu vysvetlené všetky možnosti nastavenia.
Upravte predvolené nastavenia
Štandardné nastavenia pre funkciu archívu definujete nasledovne:
- V Outlooku až do verzie 2007 zavolajte príkaz EXTRAS >> MOŽNOSTI a otvorte register VIAC. V programe Outlook 2010 zavolajte príkaz SÚBOR >> MOŽNOSTI a otvorte kartu ROZŠÍRENÉ.
- V Outlooku do roku 2007 kliknite na tlačidlo AUTOMATICKÉ ARCHIVOVANIE, v Outlooku 2010 na NASTAVENIA AUTOMATICKÉHO ARCHIVOVANIA.
- Aktivujte možnosť AUTOARCHÍV KAŽDÝCH X DNÍ a zadajte interval, v ktorom sa má archivácia vykonávať.
- Ak sa vám zdá nepríjemné potvrdzovať dialógové okno pre každý proces archivácie, deaktivujte možnosť ZAČAŤ AUTOMATICKÚ AUTOMATIZÁCIU PO POTVRDENÍ.
- Ak vo svojom Outlooku označíte e-maily, ktoré už nepotrebujete, ako vypršané a nechcete ich archivovať, aktivujte možnosť VYMAZAŤ UŽ skončené položky (IBA E-MAILOVÝ ZLOŽKA).
- V každom prípade aktivujte možnosť ARCHÍV ALEBO VYMAZAŤ STARÉ PRVKY.
- Ak aktivujete možnosť ZOBRAZIŤ ARCHÍVNY ZLOŽKU V ZOZNAME ZLOŽIEK, Outlook po archivácii automaticky otvorí archívny súbor a zobrazí ho v zozname priečinkov. To znamená, že môžete okamžite pokračovať v prístupe k archivovaným údajom, ale potom sa musíte vzdať výhodnosti rýchlosti outsourcingu.
- Do poľa VYMAZAŤ PRVKY, AK SÚ STARŠIE AKO, zadajte, aké staré údaje majú byť, aby boli presunuté do archívu (alebo úplne vymazané).
- Ak sa majú údaje preniesť do archívu, aktivujte voľbu MOVE STAR ELEMENTS TO a cez VYHĽADÁVANIE vyberte požadovaný priečinok alebo do poľa vedľa tlačidla zadajte názov nového archívneho súboru, ktorý by mal Outlook vytvoriť.
- Ak chcete namiesto toho nenávratne odstrániť staré údaje, aktivujte možnosť KONEČNE ODSTRÁNIŤ STARÉ PRVKY. Aby boli všetky staré prvky ihneď odstránené, kliknite na položku POUŽIŤ NASTAVENIA DO VŠETKÝCH ZLOŽIEK - pamätajte však, že to nie je možné vrátiť späť.
- Zatvorte dialógové okná.
