Poznáte to: Píšete dôležitý dokument a niečo vás napadne, čo by ste chceli v programe Outlook zaznamenať ako úlohu. Hneď ako sa dostanete do Outlooku, rýchlo si prezrite e -maily - a ste mimo pracovného toku. Wi
Jedno zo základných pravidiel riadenia času znie: „Napíšte si to.“ Nápady a úlohy by ste si mali zapísať okamžite, inak ich zabudnete alebo budete musieť časť koncentrácie venovať ich memorovaniu. Zapísať si na papier alebo do druhého dokumentu programu Word je možnosť, ale potom musíte úlohy preniesť do Outlooku, čo si vyžaduje ďalšie úsilie.
Prax ukázala, že rýchlo skočiť do Outlooku na zadanie úlohy nie je dobrý nápad. A potom existuje vysoké riziko, že sa „rýchlo“ pozriete na e-mailovú schránku. Často to nezostane pri „rýchlo sa pozriem, či kolega Meier odpovedal“. Mnoho kancelárskych pracovníkov otvára viac e-mailov, možno im hneď odpovie, otvorí prepojený webový server atď. Ako zistil Microsoft počas vyšetrovania, takéto prerušenie môže rýchlo trvať až 15 až 20 minút. A keď sa vrátia k dokumentu, na ktorom predtým pracovali, často trvá ďalších 5 až 15 minút, kým si môžu vlákno znova vziať. Čím komplexnejší myšlienkový tok ste práve zvládli, tým dlhšie bude trvať, kým budete môcť pokračovať v produktívnej práci.
Je to jednoduchšie: Do Wordu, Excelu a ďalších programov Office môžete pridať tlačidlo, pomocou ktorého môžete rýchlo vytvoriť úlohu v programe Outlook z príslušného programu bez toho, aby ste museli prepínať do okna Outlooku. Inými slovami: zostanete v známom prostredí a znížite riziko rušenia.
Vo Worde a Exceli do verzie 2003 pridajte tlačidlo Vytvorte úlohu programu Microsoft Office Outlook na jednom z panelov s nástrojmi (v programe PowerPoint a Publisher iba z balíka Office 2007). V Office 2007 integrujete zodpovedajúce tlačidlo do panela rýchleho prístupu. V Office 2010 je tiež možné vytvoriť vlastnú kartu alebo skupinu na karte a vložiť tam tlačidlo. Aplikácia Onenote je v predvolenom nastavení vybavená tlačidlom pre úlohy programu Outlook.
Tlačidlo Vložiť vo Worde / Exceli do roku 2003
Na panel s nástrojmi Word a Excel pridajte ikonu, pomocou ktorej môžete v programe Outlook vytvoriť úlohu z príslušného programu.
Urobíte to nasledovne:
- Zavolajte príkaz v programe Word alebo Excel Nástroje → Prispôsobiť na.
- Otvorte register Príkazy.
- Vyberte v okne Kategórie možnosť Všetky objednávky koniec.
- Potom sa pozrite do okna Príkazy vstup Vytvorenie úlohy (vo Worde) alebo Vytvorte úlohu programu Microsoft Office Outlook (v programe Excel).
- Presuňte tento záznam myšou na jeden z panelov s nástrojmi v programe Word alebo Excel a umiestnite ho na miesto, kde by sa mala ikona zobrazovať.
- Zatvorte dialógové okno.
Tlačidlo Vložiť v Office 2007
V aplikáciách Word, Excel, Powerpoint a Publisher 2007 môžete ikonu nainštalovať iba na panel rýchleho prístupu. Ak to chcete urobiť, postupujte nasledovne:
- Kliknite na tlačidlo na paneli rýchleho prístupu programu Word (alebo požadovaného programu) Prispôsobte panel rýchleho prístupu a zavolaj Viac príkazov na.
- Pod Vyberte príkazy vyber si Príkazy, ktoré nie sú na páse s nástrojmi (Office 2007) alebo Príkazy, ktoré nie sú na páse s nástrojmi (Office 2010).
- Posuňte sa v abecednom zozname príkazov a nájdite záznam Vytvorte úlohu programu Microsoft Office Outlook.
- Vyberte tento záznam a kliknite na Pridať kpridať ikonu na panel s nástrojmi rýchleho prístupu.
- Pomocou tlačidiel so šípkami presuňte záznam na požadované miesto.
- Ak nechcete na paneli s nástrojmi rýchleho prístupu vykonávať žiadne ďalšie zmeny, zatvorte dialógové okno.
- Zopakujte kroky 1 až 6 pre ostatné programy balíka Office, z ktorých chcete vytvárať úlohy programu Outlook.
Tlačidlo Vložiť v Office 2010
Najľahšie je pridať tlačidlo na panel rýchleho prístupu ako v Office 2007. Alternatívne je v aktuálnej verzii balíka Office tiež možné integrovať tlačidlo na pásku s ponukou. Najprv však musíte vytvoriť vlastnú kartu alebo skupinu v rámci existujúcej karty.
Vytvoriť úlohu
Hneď ako kliknete na ikonu v programe Word alebo Excel Vytvorte úlohu programu Microsoft Office Outlook v Outlooku sa otvorí nové okno s úlohami - aj keď Outlook práve nebeží. Outlook určuje ako predmet predmet dokumentu, ktorý sa práve upravuje v programe Word alebo Excel; dokument je tiež prepojený s úlohou. Ak úloha nemá nič spoločné s dokumentom, na ktorom práve pracujete, jednoducho odstráňte ikonu dokumentu z okna úlohy a zadajte iný predmet.
Ak aktuálne otvorený dokument ešte nemá v programe Word názov, zobrazí sa hlásenie, že najskôr musíte dokument uložiť, aby ste z neho mohli vytvoriť úlohu. Túto správu potvrďte pomocou OK, uložte dokument (alebo prepnite na predtým uložený dokument) a potom znova kliknite na ikonu Vytvorte úlohu programu Microsoft Office Outlook.
Na druhej strane, Excel vás nevyzve na uloženie, ak kliknete na ikonu z prázdnej tabuľky. To platí aj vtedy, ak ste do aktuálnej tabuľky ešte neuložili zmeny. Nie je to ani problém, pretože údaje z tabuľky nie sú uložené spolu s úlohou, ale iba odkazom na tabuľku.
