Outlook: Uložiť e -mail ako súbor PDF: PDFCreator

Tak sa to robí!

Chcete uložiť dôležité e -maily do archívnych priečinkov na konkrétne miesto na pevnom disku? Napríklad e-maily s faktúrami, citlivými údajmi zákazníkov alebo obsahom, ktoré je z právneho hľadiska nevyhnutné dlhodobo uchovávať. Známy a obľúbený formát PDF je na tento účel vhodný ako spoľahlivý a trvanlivý formát archívu. Zaberá málo miesta na pevnom disku, je možné ho otvoriť na rôznych koncových zariadeniach a ponúka vysokú úroveň zabezpečenia.

Ukladanie súborov PDF v programe Outlook: sú to vhodné programy

Na rozdiel od programov Microsoft Word alebo Microsoft PowerPoint, Microsoft Outlook neponúka vstavanú možnosť ukladania alebo prevodu súborov PDF. Jednou z možností je platený program „Adobe Acrobat“, ktorý je schopný vytvárať súbory PDF z programu Outlook. Ak máte záujem o bezplatné riešenie s podobnou funkčnosťou, ako alternatívu by ste mali použiť PDFCreator.

Nástroj je k dispozícii v nemeckej verzii a neustále sa vyvíja. Nainštaluje ovládač virtuálnej tlačiarne a vytvorí súbory PDF pomocou príkazu „Tlač“. Pomocou programu PDFCreator môžete vytvárať dokumenty ako súbory PDF z ľubovoľného programu Windows. Ak pravidelne pracujete s odkazmi v dokumentoch, PDF Creator nie je prvou voľbou. Dôvodom je, že softvér neakceptuje hypertextové odkazy a vo vytvorenom súbore PDF sa na ne nedá klikať. V takom prípade môžu používatelia systému Windows 10 použiť bezplatný dodaný nástroj „Microsoft Print to PDF“. Vo všetkých ostatných prípadoch je PDFCreator ako bezplatný nástroj PDF tou správnou voľbou vzhľadom na rýchlosť a jednoduché použitie.

Nainštalujte si PDF Creator

1. Prvým krokom je inštalácia programu PDFCreator za niekoľko sekúnd otvorením adresy https://www.pdfforge.org/de/pdfcreator/editions vo webovom prehliadači. Potom si stiahnite najnovšiu verziu programu PDFCreator. Na výber máte bezplatnú verziu pre jedného používateľa alebo platenú verziu pre viacerých používateľov a server.

   

2. Po načítaní inštalačného súboru ho spustite dvojitým kliknutím.

   

3. Sprievodca nastavením vás prevedie nastavením a poskytne vám dôležité informácie o správnej inštalácii. Okrem iného môžete nastaviť jazyk programu a zobrazovať informácie o licenčnej zmluve alebo nastaveniach ochrany údajov.

   

4. Softvér sa nainštaluje do vášho počítača v priebehu niekoľkých sekúnd. Po inštalácii môžete získať prístup k online manuálu alebo vyhľadať témy pomoci v databáze znalostí. Ak máte pri používaní programu PDF Creator nejaké otázky, je k dispozícii aj podpora viacjazyčnej komunity. PDFCreator je pripravený na použitie a dokáže konvertovať e -mailové správy na súbory PDF pomocou niekoľkých kliknutí v programe Microsoft Outlook.

   

Uložiť e -maily ako PDF - tak to funguje

E -mail je možné uložiť vo formáte PDF iba niekoľkými kliknutiami a nastaveniami. Nasledujúcich 6 krokov vám umožní vytvoriť profesionálne súbory PDF s konkrétnymi názvami dokumentov a informáciami o autorovi a kľúčových slovách, ktoré uľahčujú neskoršie vyhľadávanie:

1. Otvorte akúkoľvek e -mailovú správu, ktorú chcete uložiť ako PDF.

2. Na karte Súbor prejdite do ponuky → Tlačiť.

3. Ako tlačiareň vyberte PDFCreator.

   

4. V prípade viacstránkového e-mailu môžete určiť, ktoré stránky sa majú uložiť. Ak to chcete urobiť, kliknite na položku Možnosti tlače a zadajte čísla strán. Uloženie iba označenej oblasti alebo častí označeného textu nie je v programe PDFCreator možné.

   

5. V ďalšom kroku kliknite na tlačidlo „Tlačiť“. Otvorí sa nové okno, v ktorom môžete zadať špecifikácie dokumentu, ktorý sa má uložiť.

   

6. V hornej časti okna výberu môžete určiť formát, v ktorom sa má dokument uložiť. Okrem štandardného súboru PDF si môžete vybrať aj z:

   • rôzne úrovne kompresie,
   • uloženie ako grafický súbor alebo
   • archivácia ako chránený súbor PDF.
   

7. V strednej oblasti výberového okna je potrebné zadať cestu a názov súboru, pod ktorým sa má súbor PDF uložiť.

8. V spodnej časti je dôležité zadať zmysluplný názov dokumentu. Tento postup vám uľahčí neskoršie nájdenie dokumentu. Príjemcom to zároveň pomáha priradiť súbor. Okrem iného môžete použiť pôvodný predmet e -mailu alebo použiť individuálny názov. Môžete tiež zadať tému alebo kľúčové slová. Tieto informácie je možné zobraziť v programe Windows Prieskumník alebo ich použiť ako hľadané slová.

   Existuje aj možnosť zlúčenia vytvoreného súboru PDF priamo s iným súborom. Ak to chcete, aktivujte tlačidlo Zlúčiť. PDF súbor môžete tiež pripojiť priamo k e -mailu alebo ho poslať ďalej alebo ho nahrať prostredníctvom Dropboxu alebo FTP.

   

9. Ak chcete súbor predvolene uložiť, kliknite na zelené začiarkavacie políčko „Uložiť“. Ako názov súboru sa používa názov dokumentu. Názov môžete naposledy zmeniť pred spustením procesu ukladania.

   „PDF Architect“ potom vytvorí váš súbor PDF na pozadí. Ak máte užívateľský účet u výrobcu PDFForge, môžete sa prihlásiť a uložiť súbor aj do tohto účtu. Prípadne si môžete vytvoriť nový používateľský účet. Navrhnutý súbor PDF sa zobrazí v programe „PDF Architect“.

Tip: Štandardne sa ako zobrazovací program pre súbory PDF vytvorené pomocou programu PDFCreater používa softvér PDFForge „PDF Architect“. Ak chcete pokračovať v čítaní súborov PDF pomocou bezplatného programu „Adobe Acrobat Reader“ alebo iného nástroja, môžete to uložiť v nastaveniach programu PDFCreator. Výber pre štandardné aplikácie môžete tiež zmeniť v nastaveniach systému Windows.

Súbory PDF v zásade ponúkajú tieto výhody

E -mail z Outlooku je možné ľahko uložiť ako súbor PDF. Súbory PDF okrem toho, že ich je možné uložiť, ponúkajú mnoho výhod oproti iným formátom, ako je napríklad úložný formát MSG Outlook. Aj keď súbory MSG možno čítať iba v programe Outlook a v niekoľkých programoch na odosielanie e-mailov a na prevod, formát PDF sa používa na celom svete.

Bezplatné programy na čítanie PDF, ako napríklad Adobe Acrobat Reader, zaručujú, že príjemcovia súboru PDF ho môžu čítať takmer na akomkoľvek zariadení. Súbory PDF sú tiež komprimované, pretože sú uložené a vo väčšine prípadov sú menšie ako zdrojový dokument. Okrem toho zostane zachované formátovanie, obrázky, vložené písma a celkový vzhľad.

Zabezpečenie dokumentov je nevyhnutné, najmä pri ich odosielaní cez internet. Nastavením možností môžu byť súbory s citlivým obsahom chránené pred neoprávneným odcudzením údajov. To isté sa stane s priradením hesla. V takom prípade neoprávnené osoby nebudú môcť otvoriť súbor a prečítať si jeho obsah.

S pridanou hodnotou súborov PDF a možnosťou používať kľúčové slová a zmysluplný názov na jednoduchšie vyhľadávanie súborov PDF sú súbory PDF ideálne na archiváciu e -mailov v programe Outlook.

Zhrnutie: Zálohujte e -maily v programe Outlook pomocou programu PDF Creator - rýchlo a jednoducho

Ak chcete dlhodobo bezpečne archivovať e-mailové správy, je na to vhodný predovšetkým formát PDF. Pretože Microsoft Outlook neponúka integrovanú konverziu do formátu PDF, je potrebné použiť externý softvér. Cieľovo orientovaný a užívateľsky príjemný program, ktorý bol použitý miliónkrát, je PDFCreator. Hneď po inštalácii ako ovládač virtuálnej tlačiarne ho možno použiť na prevod dokumentov do súborov PDF z ľubovoľnej aplikácie systému Windows.

V programe Outlook vyberiete funkciu tlače, zadáte názov dokumentu, kľúčové slová a cestu k úložisku a môžete archivovať svoj e-mail niekoľkými kliknutiami. PDFCreator funguje rovnako spoľahlivo ako platené programy, a preto sa odporúča ako virtuálny ovládač tlačiarne PDF pre Windows a Microsoft Outlook.