Okrem mnohých funkcií v Exceli, pomocou ktorých je možné efektívne nastavovať profesionálne tabuľky, sú dôležité aj formáty čísel, aby divák tabuľky pochopil jej pridanú hodnotu a základné údaje na prvý pohľad.
Na dosiahnutie tohto cieľa je užitočné pracovať s vlastnými číselnými formátmi v programe Microsoft Excel. Vlastné formáty čísel sú užitočné napríklad vtedy, ak chcete zobraziť určitý počet desatinných miest alebo formátovať čísla v rôznych jednotkách. Jednotlivé formáty čísel môžu byť tiež užitočné, ak je potrebné zdôrazniť jednotlivé kritériá, napr.B. záporné čísla alebo hodnoty, ktoré sú mimo určitého rozsahu.
V tomto článku sa na dvoch zrozumiteľných praktických príkladoch dozviete, ako vznikajú jednotlivé číselné formáty v programe Microsoft Excel v oblasti buniek a v čom spočíva pridaná hodnota jednotlivých číselných formátov.
Ako nastaviť vlastné formáty čísel v Exceli?
Prvý praktický príklad podrobne ukazuje, prečo môžu byť jednotlivé formáty čísel v Exceli užitočné a efektívne:
Spoločnosť spravuje rozsiahly zoznam údajov položiek v tabuľke Excel. V prvom stĺpci je číslo položky uvedené ako šesťmiestne číslo. Z dôvodu softvérovo špecifickej zmeny v programe správy tovaru musí byť pred každým číslom tovaru s okamžitou platnosťou uvedený rovnaký písmenový kód. Nový formát je štruktúrovaný tak, že písmená sú vždy oddelené od číslic bodkou.Okrem toho sú tri číslice vždy oddelené bodkou.
Po použití individuálneho číselného formátu sa staré číslo položky 730452 stane číslom položky: ABC.730.452.
Ak chcete naformátovať nové číslo položky jednotlivo v Exceli v niekoľkých krokoch, použite vlastný formát čísla a postupujte takto:
V tomto príklade vyberte bunky B2 až B8. V našej vzorovej tabuľke tieto obsahujú čísla článkov, ktoré sa majú previesť. V ďalšom kroku použite kombináciu klávesov CTRL 1 na otvorenie dialógového okna FORMÁT BUNIEK. Príkaz funguje vo všetkých verziách Excelu.
Aktivujte si kartu ČÍSLA.
V dialógovom okne KATEGÓRIA kliknite na VLASTNÉ.
" Do poľa TYP zadajte nasledujúci formátovací pokyn: ABC.."
Nakoniec potvrďte užívateľom definované formátovanie tlačidlom OK. Čísla sa potom zobrazia vo vašej tabuľke v požadovanom tvare.
Dôležité: Všimnite si, že vlastné formátovanie v skutočnosti nepridáva text a bodky k číslam. Môžete to vidieť, keď kliknete na vstupný riadok.
Číslo článku je tam zobrazené v pôvodnom formáte. Tento prístup, ktorý implementujete pomocou úvodzoviek vo vlastnom formáte čísel, má tú výhodu, že stále máte prístup k číslam na výpočet v Exceli. Po prevode na text by to už nefungovalo.
Ako môžete previesť obsah pomocou funkcie tabuľky?
V prípade, že by sa písmená a bodky mali v bunke skutočne vyskytovať, neexistuje iná možnosť ako previesť číselný formát na text. Ak chcete formátovať čísla v texte, postupujte takto:
Vložte pomocný stĺpec vedľa stĺpca s číslom artiklu. V tomto sú čísla položiek opatrené textom a bodkami pomocou vzorca.
Ak je prvé číslo v bunke A2 a chcete, aby stĺpec C slúžil ako pomocný stĺpec, zadajte do bunky C2 nasledujúci vzorec:
"=ABC.&LEFT(A2;3)&.&RIGHT(A2;3)"
Vo vzorci sa v tabuľke zobrazia čísla výrobkov v požadovanom tvare. Zároveň sa pri použití vzorca stratia číselné hodnoty, takže už nie je možné vykonávať ďalšie výpočty v stĺpci C resp. čísla je možné ďalej spracovávať.
Skopírujte vzorec dostatočne hlboko do stĺpca pomocníka. Potom skopírujte pomocný stĺpec do schránky a znova ho prilepte pomocou príkazu PASTE CONTENT s voľbou VALUES. Vzorce sú nahradené skutočnými číslami položiek.Stĺpec so starými číslami článkov môžete vymazať, ak ich už nepotrebujete.
2. Príklad: Ako môžete uložiť užívateľom definované formáty čísel v Exceli?
V druhom príklade môžete vidieť, ako môžete použiť vlastný formát čísel v Exceli na profesionálne formátovanie čísel kreditných kariet v Exceli. Kreditné karty sú čoraz populárnejšie a stali sa nenahraditeľnými pri platobných transakciách firiem a súkromných osôb. Excel neposkytuje integrovaný formát pre správne zobrazenie čísel kreditných kariet, ktorých šestnásť číslic sa zvyčajne zobrazuje v blokoch po štyroch. Požadovaná reprezentácia by sa mala dať ľahko implementovať pomocou nasledujúceho vlastného číselného formátu.
Tento formát spôsobí, že sa bloky zobrazia v oblasti buniek tabuľky.Posledná číslica je však vždy nahradená nulou. Dôvodom pre zobrazenie nuly je fakt, že Excel dokáže spracovať maximálne 15 číslic. Z tohto dôvodu bude každé 16-miestne číslo kreditnej karty vždy zobrazené s nulou na konci.
Pre správne zobrazenie čísla kreditnej karty je potrebné zadať čísla kreditnej karty ako text. Môžete to dosiahnuť tak, že pred ňu vložíte citát alebo vopred priradíte formát textu.
Napriek textovému zobrazeniu sa skutočný cieľ zobrazenia čísel kreditných kariet ako blokov po štyroch nedosiahne zmenou formátu. Podobne ako v prvom príklade je riešením vložiť ďalší pomocný stĺpec, v ktorom môžete pomocou vzorca vypísať požadované zobrazenie.
Ak ste napríklad zadali číslo kreditnej karty do bunky B1, môžete použiť nasledujúci vzorec na zobrazenie v blokoch po štyroch v bunke C1:
"=LEFT(B1;4)& &PART(B1;5;4)& &PART(B1;9;4)& &RIGHT(B1;4)"
Pomocou stĺpca pomocníka je možné správne zobraziť a následne spracovať číslo kreditnej karty.
Bez ohľadu na to, či používate užívateľsky definovaný číselný formát na zobrazenie čísel položiek jednotlivo, na zostavenie čísel kreditných kariet v blokoch po štyroch - je dôležité, aby bol číselný formát štruktúrovaný tak, aby ho používatelia mohli rýchlo absorbovať najdôležitejšie informácie.
