Výhody prevodu programu Word na PDF
Každý, kto zdieľa súbory programu Word s tretími stranami e-mailom alebo inými kanálmi, si všimne, že súbory sú často príliš veľké na odoslanie alebo ich príjemca nemôže otvoriť z dôvodu kompatibility. Aby sa predišlo týmto a ďalším problémom, je možné súbory programu Word uložiť ako PDF. To je možné vykonať rýchlo a bezplatne pomocou programu Microsoft Word.
Čím je formát PDF špeciálny?
Skratka „PDF“ znamená anglický výraz „Portable Document Format“. PDF je súborový formát pre rôzne platformy. To znamená, že používatelia počítačov Mac aj Windows môžu ľahko otvárať dokumenty PDF.
Nezáleží na tom, či má počítač licenciu spoločnosti Microsoft alebo nie. PDF je možné otvoriť pomocou rôznych bezplatných programov. To je presne hlavná výhoda tohto formátu súboru v porovnaní s klasickým súborom Word. A súbory PDF majú ďalšie špeciálne funkcie: Dokument vo formáte PDF nemožno na jednej strane zmeniť. Na druhej strane, formát prenosného dokumentu zaberá menej úložného priestoru ako klasický textový alebo obrazový súbor.
Aby sa predišlo problémom s kompatibilitou, spoločnosť Microsoft umožňuje uložiť ľubovoľný súbor programu Word ako PDF. V niekoľkých jednoduchých krokoch ho môžete previesť na priestorovo úsporný a nezmeniteľný súbor PDF.
Výhody pri odosielaní - odosielanie obsahu bezpečne a kompaktne
Konverzia z Wordu do PDF je obzvlášť žiadúca, ak je dokument programu Word odoslaný e-mailom alebo prostredníctvom služby Messenger. Vo formáte PDF nemožno vaše písmo meniť, či už úmyselne alebo neúmyselne. Zvlášť ak odosielate dokument z profesionálnych dôvodov na informovanie zmluvných partnerov, stojí za to vytvárať súbory PDF so záložkami. Zabezpečujú, aby adresát mohol dokument otvoriť a prečítať si ho na priradenom mieste.
Zvláštne zvýraznenie: V programe Word môžete automaticky odosielať textové súbory ako súbory PDF. Nemusíte prevádzať alebo prevádzať súbor ani ukončovať Word. Len niekoľkými kliknutiami sa z Wordu otvorí okno e -mailu. Súbor v novom formáte PDF sa automaticky priloží. Súbory tohto typu formátu sú nielen chránené proti úpravám, ale tiež šetria úložný priestor. Toto je obzvlášť užitočné pri odosielaní väčších súborov.
Náprava v prípade nekompatibility hardvéru alebo softvéru
Uložením dokumentu vo formáte PDF šikovne obídete problémy s nekompatibilným softvérom alebo hardvérom. Aj keď je možné súbory programu Word otvárať iba vtedy, ak je nainštalovaný platený balík balíka Office, súbory PDF je možné otvoriť z akéhokoľvek počítača, väčšinou s bezplatným softvérom. Také čítačky PDF sú už predvolene nainštalované.
Stojí za to vedieť: Nielenže bez problémov otvoríte svoj predchádzajúci súbor programu Word. Spoľahlivá je aj prezentácia obsahu. Text a obrázky vo formáte PDF sa vždy zobrazujú ako originály, aj keď je súbor rozbalený na počítači Tablet PC alebo mobilnom telefóne.
Ako uložiť súbor programu Word ako PDF - sprievodca
Existujú rôzne možnosti prevodu textového súboru programu Word na dokument PDF. Vaša generácia balíka Office rozhodne, ktoré použijete.
Praktický doplnok pre Word 2007
Ak chcete v Office 2007 uložiť textový súbor priamo ako PDF, potrebujete rozšírenie. V angličtine sa tomu hovorí doplnok a je možné ho bezplatne nainštalovať v systéme Windows 2007. Predtým systém Windows používal svoj vlastný typ úložiska pre rôzne platformy: súbory s príponou „XPS“ sú, podobne ako súbory PDF, formát tlače nezávislý od systému Windows. Pretože však stále viac používateľov balíka Office požadovalo štandardne možnosť tlače vo formáte PDF, Microsoft zabudoval túto funkciu pre všetky nasledujúce generácie.
Konverzia z Wordu do PDF od Wordu 2010
Od Wordu 2010 je možné textové súbory programu Word rýchlo a pohodlne prevádzať do súborov PDF. Dokument programu Word môžete uložiť vo formáte PDF podľa týchto pokynov:
-
Otvorte súbor, ktorý chcete uložiť ako PDF.
-
Kliknite na „Súbor“ a v rozbaľovacej ponuke vyberte možnosť „Uložiť ako“.
-
Kliknite na šípku vedľa aktuálneho typu súboru (dokument Word .docx).
-
Zmeňte typ súboru na PDF s príponou .pdf.
-
V prípade potreby zmeňte názov dokumentu.
-
Kliknite na „Uložiť“.
Automaticky sa vrátite k svojmu pôvodnému dokumentu programu Word. Novo vytvorený súbor PDF nájdete v rovnakom priečinku a pod rovnakým názvom.
Tlačte dokument programu Word ako PDF a získajte ďalšie funkcie
Ďalším spôsobom je tlač vo formáte PDF. Tu nepoužívate skutočnú tlačiareň ani nevyrábate tlačený výrobok. Nastavenie „Tlačiť ako PDF“ vytvorí iba PDF. Ak to chcete urobiť, postupujte nasledovne:
-
Otvorte cieľový dokument, ktorý chcete vytlačiť ako PDF.
-
Kliknite na „Súbor“ a v ponuke vľavo vyberte „Tlačiť“.
-
Zmeňte nastavenia v časti „Tlačiareň“ na „Microsoft Print to PDF“.
-
V prípade potreby vykonajte zmeny pomocou tlačidla „Nastavenia“ alebo v časti „Nastavenie stránky“.
-
Kliknite na tlačidlo „Tlačiť“ vľavo hore.
-
V novom dialógovom okne vyberte názov súboru a umiestnenie úložiska PDF a potvrďte kliknutím na tlačidlo „Uložiť“.
Aký je však rozdiel medzi „Uložiť ako PDF“ a „Tlačiť ako PDF“? Ak tlačíte dokument vo formáte PDF, môžete - na rozdiel od jednoduchého uloženia - vykonávať rozsiahle nastavenia: Môžete napríklad tlačiť iba určité oblasti na strane, zmeniť šírku okrajov alebo nastaviť obojstrannú alebo farebnú tlač. V časti „Nastavenie stránky“ nájdete ďalšie možnosti tlače.
tip: Najmä ak máte v úmysle navrhnúť leták alebo niečo podobné s spoločnosťou Adobe, je vhodné použiť tlačiareň. Môžete tu nastaviť vyššiu kvalitu, aby PDF mohlo bez problémov fungovať aj ako finálne umelecké dielo pre tlačený produkt.
Prostredníctvom funkcie „Tlačiť ako PDF“ môžete okrem štandardného nastavenia nastaviť aj nabíjateľnú tlačiareň PDF, napríklad tlačiareň Adobe PDF. To potom umožňuje tlač s lepším rozlíšením alebo obsahuje ďalšie jednotlivé možnosti.
Ukladajte súbory programu Word ako PDF a zdieľajte obsah bez rizika
Program Word prináša množstvo funkcií súvisiacich s návrhom textu. Zaistite prehľadnosť a profesionalitu pomocou obsahu, dátumu alebo čísel strán v hlavičke a päte. Vďaka makrám, funkciám poľa, šablónam a funkciám „Revidovať“ alebo „Nastaviť“ môžete svoje dokumenty urobiť jednotnejšími a profesionálnejšími. Navyše zaistíte lepšiu kvalitu textu na jednej strane vložením citátov alebo hypertextových odkazov a na druhej strane s funkciami na preklad alebo vyhľadávanie a nahradenie vo Worde.
Uložením súborov programu Word do formátu PDF sa vyhnete nielen problémom s otváraním alebo zobrazovaním pomocou iného softvéru alebo hardvéru. Tiež sa dá vyhnúť nechceným zmenám zdieľaných dokumentov. Zdieľanie súborov PDF je tiež bezpečnejšie a zaberá výrazne menej úložného priestoru.
FAQ
Ako môžem uložiť dokumenty programu Word ako PDF?
Existujú dva spôsoby, ako uložiť dokument programu Word ako PDF. Buď prejdite na „Štart“ v časti „Uložiť ako“ a zmeňte formát súboru na „PDF“, alebo si môžete súbor vytlačiť ako PDF. Tlač ako súbor PDF vám umožní vykonať rozsiahle dodatočné nastavenia a prispôsobiť umiestnenie úložiska alebo názov súboru.
Na čo slúži ukladanie dokumentu programu Word ako PDF?
Na rozdiel od súboru Word je možné súbor PDF otvoriť a zobraziť bez chýb bez ohľadu na použitý softvér alebo hardvér. Váš text vo formáte PDF je navyše chránený pred zamýšľanými a neúmyselnými zmenami na strane príjemcu. Okrem toho súbory PDF pri odoslaní zaberajú menej úložného priestoru ako súbory programu Word.
