Používanie programu Microsoft Outlook: tipy a nastavenia

S týmito sprievodcami sa stanete profesionálom v programe Outlook

Nákup programu Outlook ako súčasti balíka Office alebo ako jednej verzie je prvým krokom k profesionálnej komunikácii prostredníctvom e-mailu, vytváraniu úloh alebo správe schôdzok. Vedieť správne a intuitívne používať aplikáciu Outlook je dôležitejšie ako úvodná inštalácia.

Možnosti Outlooku sú rozmanité a umožňujú používateľom profesionálnu komunikáciu. Integrácia programov Microsoft PowerPoint, Excel alebo Word má pre používateľov balíka Microsoft Office značnú pridanú hodnotu. Okrem toho existujú dôležité funkcie, ktoré umožňujú používateľom rýchlo, efektívne a na vysokej úrovni komunikovať s programom Microsoft Outlook. Aby ste mohli Outlook používať profesionálne, má zmysel zoznámiť sa s písomnými pokynmi a digitalizovanými príručkami, ktoré vysvetľujú základy funkcií Outlooku a zasvätených funkcií.

Video návod v Outlooku: Ako vyťažiť maximum z Outlooku

Hľadajte a triedte správy, schôdzky a položky

Program Microsoft Outlook v zásade používateľom uľahčuje používanie softvéru. Okrem samovysvetľujúcej štruktúry menu tu užívatelia nájdu pokyny integrované v programe a prehľadnú funkciu pomocníka, ktorú je možné zvoliť prostredníctvom samostatnej položky ponuky. Toto je možné kedykoľvek vyvolať prostredníctvom položky ponuky „Pomocník“ na páse s ponukou.

Napriek týmto užívateľsky príjemným štruktúram sú niektoré funkcie skryté, pre nových používateľov neznáme alebo ich na prvý pohľad nerozpoznajú ako zásadné.

Podstatnou pomocou okrem stránky pomocníka, školení a kurzov je aj funkcia vyhľadávania integrovaná v programe Outlook, ktorú môžete vždy nájsť ako pevné pole nad panelom s ponukami:

Vyhľadávanie v programe Outlook je pohodlné a umožňuje používateľom nastaviť jednotlivé parametre vyhľadávania. Je napríklad možné vyhľadávať konkrétne výrazy, prehľadávať niekoľko priečinkov, prehľadávať archívne priečinky alebo súčasne skenovať podpis e-mailu na hľadané výrazy alebo zobrazovať rozšírené možnosti vyhľadávania.

Aj keď rozšírené vyhľadávanie nájdete v aktuálnej verzii Outlooku na poprednom mieste v oblasti hornej ponuky, v predchádzajúcich verziách bolo napríklad skryté. Ak ste nepoznali kombináciu klávesov CTRL + SHIFT + F, bolo náročné ovládať rozšírené vyhľadávanie. Okamžité vyhľadávanie v programe Outlook 2010 a všetky nasledujúce verzie môžete ľahko prispôsobiť svojim osobným požiadavkám.

Dôležitý tip pre používateľov aplikácií Outlook 2007 a 2010

Nemôžete nájsť dôležité e -maily napriek zapnutej funkcii vyhľadávania? V takom prípade je potrebné znova spustiť indexovanie programu Outlook. To platí najmä pre verzie programu Outlook 2007 a 2010, pretože oba programy používajú na vyhľadávanie index vyhľadávania systému Windows. Ak je tento index vyhľadávania poškodený, vyhľadávanie už nebude fungovať správne. Po opätovnom indexovaní váš systém nájde všetky e-mailové správy ako obvykle.

Používatelia by tiež mali byť veľmi opatrní pri odstraňovaní položiek priamo z priečinka vyhľadávania v programe Outlook. Pretože priečinky vyhľadávania sú výlučne virtuálne priečinky, ktoré sú prepojené s fyzickými priečinkami, každé odstránenie v priečinku vyhľadávania spustí „skutočné“ odstránenie. Týmto spôsobom zámerne odstraňujete prvky z Outlooku.

Použitie funkcie triedenia v programe Outlook - tipy a triky

Každý používateľ Outlooku to vie: Ak zabudnete pokračovať v čítaní a triedení prichádzajúcich správ v Outlooku, rýchlo stratíte prehľad o veciach. Aby sme mohli čeliť tejto výzve, mali by sme predovšetkým poznať a používať možnosti triedenia v programe Outlook. Môžete napríklad definovať makrá a pravidlá v priečinku doručenej pošty, aby ste správne triedili a organizovali prichádzajúce bulletiny.

Funkcia ukladania odoslaných správ do špeciálneho priečinka pre zákazníkov, nie spravidla do priečinka „Odoslané položky“, je vzrušujúca a obzvlášť užitočná v profesionálnom prostredí. Funkcia automatického triedenia šetrí čas a prehľadne zobrazuje všetky správy odoslané zákazníkovi v priečinku. V adresári máte tiež možnosť zoradiť podľa priezviska alebo iných kritérií, ktoré sú pre vás dôležité.

Každý, kto spravuje niekoľko e-mailových účtov v programe Microsoft Outlook, oceňuje, že môže triediť e-maily prijaté v programe Outlook podľa účtu, na ktorý bol e-mail odoslaný. Táto užitočná funkcia bola predstavená v programe Outlook 2003 a pomáha jasnejšie zobrazovať prichádzajúce správy. Je tiež možné zobraziť všetky správy od odosielateľa.

Funkcia zobrazovania súvisiacich e-mailov zoradených v diskusnom strome je mimoriadne praktická. Tento typ usporiadania vám poskytuje prehľad o všetkých správach a ich obsahu, najmä pri dlhých projektoch s veľkým počtom e -mailov.

Stručne povedané, funkcia triedenia v programe Outlook dokončuje mnohé výhody softvéru. Zoradením a rozsiahlymi a logicky štruktúrovanými funkciami vyhľadávania máte ako používateľ prehľad. Vaše e -maily, úlohy, položky a schôdze, ako aj doručená pošta sú vždy zoradené.

Ako používať Outlook - profesionálne odosielanie e -mailov

Odosielanie a prijímanie e-mailov je súčasťou každodennej rutiny väčšiny používateľov Outlooku. Je tiež zaujímavé, že v programe Outlook môžete flexibilne upravovať zobrazenia. Napríklad je možné zobraziť iba neprečítané správy, aby vám v žiadnom okamihu neunikli žiadne nové e -maily. Funguje to s jedným alebo viacerými e -mailovými účtami. Nezáleží na tom, či vo svojom Outlooku používate niekoľko rôznych typov účtov a rôzne poštové schránky, ako napríklad IMAP a Exchange.

V tom istom kroku máte tiež možnosť označiť svoje správy rôznymi farbami na sledovanie. Značky s rôznofarebnými vlajkami je možné kedykoľvek označiť začiarknutím políčka „hotovo“. Takýmto spôsobom môžete na prvý pohľad vizuálne vidieť, ktoré správy je ešte potrebné spracovať na doplnenie.

Spravujte prečítané a neprečítané e -maily kompetentne

Praktické je tiež vykonať konkrétne nastavenia a napríklad zobrazovať iba správy za posledných 7 dní alebo primárne e -maily s prílohami. Ak chcete tiež vedieť, koľko správ je v priečinku, môžete to zobraziť pomocou niekoľkých úprav v nastaveniach Outlooku.

Kópie dôležitých odoslaných e-mailových správ je možné tiež uložiť do ľubovoľného priečinka. Keď si prečítate svoje nové e-maily, môžete označiť niekoľko správ alebo celé priečinky a zobraziť ich ako prečítané alebo neprečítané ako celok. Rovnako ľahko môžete obnoviť jednotlivé prečítané e -maily do pôvodného stavu a nechať ich zvýrazniť ako neprečítané. Ak chcete odstrániť neprečítané správy, napríklad v priečinku so spamom, funguje to s užívateľsky príjemnými kombináciami klávesov.

Problémy so synchronizáciou a nedostatočné internetové pripojenie

Ak sú v starších verziách Outlooku problémy so synchronizáciou, jednotlivé správy sa môžu uložiť do pamäte cache v priečinku Konflikty. Má zmysel prezerať tento priečinok v pravidelných intervaloch. Máte nedostatočný príjem WiFi alebo máte problémy s mobilným pripojením a iba nedostatočne môžete prijímať e-maily v programe Outlook. V takom prípade môžete alternatívne čítať a písať správy offline. Akonáhle spracujete všetky svoje e -maily, pripojte sa a odošlite svoje správy. Toto nastavenie môže byť zaujímavé aj pre služobné cesty mimo Európy, ak je prístup na internet nákladný.

Praktický tip:

Ak si chcete svoje e-maily na čítanie priblížiť, môžete to urobiť pomocou klávesovej skratky. Alternatívne nájdete v pravom dolnom rohu hlavného okna programu Outlook posuvník, pomocou ktorého môžete pomocou myši upraviť faktor priblíženia.

Všeobecné funkcie Outlooku a základné možnosti optimalizácie

Základnou funkciou v programe Outlook na ľahké nájdenie e-mailov, schôdzok alebo úloh je integrovaná funkcia vyhľadávania uvedená v predchádzajúcej časti. V aktuálnej verzii Outlooku môžete na fulltextové vyhľadávanie jednoducho používať vyhľadávacie pole nad lištou ponuky. Klávesové skratky a limity vyhľadávania robia vyhľadávanie ešte pohodlnejším. Prakticky relevantné a efektívne je aj vytváranie priečinkov s obľúbenými položkami. Obľúbené priečinky zaručujú, že priečinky, ktoré sa používajú pravidelne, môžete kedykoľvek nájsť. V jednom kroku presuňte obľúbené priečinky myšou do oblasti nad všeobecnou štruktúrou priečinkov. Výsledkom je, že vaše obľúbené priečinky sa spravidla zobrazia v hornej časti zobrazenia.

Okrem obľúbených priečinkov a profesionálneho usporiadania e-mailov má zmysel priebežne archivovať aj prijaté správy. Funkcia automatickej archivácie integrovaná v softvéri automaticky zálohuje vaše údaje v pravidelných intervaloch. Správy z Outlooku sa presunú do externého archívneho súboru.

Týmto spôsobom si môžete vy, užívateľ, byť istí, že dôležité správy nie je možné kedykoľvek stratiť kvôli vírusom alebo chybám používateľa. Automatickú archiváciu je možné bez problémov zastaviť a vypnúť pre jednotlivé priečinky alebo moduly. Ak chcete hľadať konkrétne v archívnych súboroch, musíte tieto archívne súbory otvoriť v programe Outlook. Môžete to urobiť kliknutím na položku Súbor. Potom vyberte položku Otvoriť a položku Dátové súbory programu Outlook. V ďalšom kroku môžete použiť rozšírené vyhľadávanie.

Zatvorte všetky okná v jednom kroku

Vieš to? V systéme Windows a Outlook ste otvorili rôzne okná a musíte ich postupne zatvárať. V programe Outlook je to jednoduchšie pomocou príkazu „Zatvoriť všetky okná“. V najnovšom programe Outlook 365 nájdete zjednodušenie v ponuke: „Zobraziť> Okno> Zavrieť všetky prvky“.

Prispôsobte si úlohy, poznámky a kalendár

Zvlášť v časoch, keď je potrebné splniť veľa termínov a úloh súčasne, je dôležité mať vždy prehľad. Outlook to zaručuje prostredníctvom rôznych nastavení v kalendári a v zoznamoch úloh. Môžete napríklad zobraziť všetky dôležité úlohy prehľadne zoradené podľa dátumu splatnosti.

V profesionálnom prostredí je nevyhnutné dostať odpoveď na žiadosť o stretnutie v krátkom čase. Outlook predstavuje žiadosti o schôdzu prehľadne a ponúka používateľom ďalšiu pridanú hodnotu: V programe Outlook 2010 môžete jasne vidieť, ktorí pozvaní ľudia prijali a ktorí ešte nepotvrdili schôdzku. Táto funkcia uľahčuje nadviazanie na predvolených kolegov alebo obchodných partnerov a implementáciu spoločných schôdzok.

Funkcia poznámky v programe Outlook je tiež užitočná a praktická. Namiesto papierových príspevkov to je:

• Urobte preplnenú kanceláriu a stôl,
• Ignorujte pravidlá ochrany údajov a
• Koho obsah je možné prehliadnuť,

pri použití Outlooku máte možnosť použiť funkciu poznámok. Poznámky sa na obrazovke zobrazujú podobným spôsobom ako papierové poštové zásielky a v prípade potreby a kvôli lepšej diferenciácii ich možno zobraziť v rôznych farbách.

Funkcia poznámky môže používateľom pomôcť uložiť dôležité kľúčové slová alebo úlohy mimo kalendára alebo zoznamu úloh v programe Outlook.

Vyprázdnite priečinok „Odstránené položky“

Ak dostanete veľa správ a nevyžiadanej pošty, priečinok „Odstránené položky“ integrovaný v programe Outlook sa rýchlo zaplní. Priečinok je možné odstrániť bez námahy. Kliknutie pravým tlačidlom myši stačí na spustenie procesu mazania príkazom „Prázdny priečinok“. Je dôležité, aby priečinok obsahoval iba objekty, ktoré sa majú odstrániť. Z tohto dôvodu má zmysel prejsť si priečinok pred konečným procesom odstránenia a skontrolovať nesprávne odstránené e -maily.

Môžete tiež nastaviť, aby program Outlook pri ukončení softvéru automaticky odstraňoval všetky odstránené e -maily.

Navrhnite makrá a zobrazte ich v programe Outlook

V programe Microsoft Outlook a tiež v iných softvérových aplikáciách existujú vždy ekvivalentné pracovné postupnosti. V takom prípade Outlook ponúka možnosť nastavenia makier, aby mohli pracovať efektívnejšie. Makrá sú množinou príkazov, ktoré sa vykonávajú automaticky. Okrem makier ich môžete na pásku tiež vložiť pomocou Outlooku. Tak budete mať svoje osobné makrá poruke jediným kliknutím. Svoje makrá môžete tiež digitálne podpísať.

Formátujte správy ako v programe Microsoft Word

Používatelia Outlooku 365 radi používajú možnosti formátovania, ktoré sa zobrazia v položke ponuky „Formátovať text“ hneď po napísaní novej e-mailovej správy. Používatelia sa môžu rozhodnúť, či chcú poslať správu ako HTML alebo textovú správu a v akom fonte alebo veľkosti písma má byť pošta zložená.

V starších verziách Outlooku, ako napríklad Outlook 2007 a 2010, mal softvér vlastný editor pošty. Toto bolo štruktúrované podobným spôsobom ako Microsoft Word. Vďaka editoru mali používatelia prístup k rôznym funkciám návrhu bez toho, aby museli používať Word. Funkciu komentárov je možné pridať aj s následnými nastaveniami.

Ľahko vyhľadajte šablóny

V priebehu ďalšieho vývoja Outlooku sa zmenilo umiestnenie úložiska šablón pre e-maily alebo šablóny z Wordu a Excelu. Vo väčšine prípadov nájdete svoje osobné šablóny pod nasledujúcou cestou vyhľadávania:

C: \ Users \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates.

Ďalším zdrojom, v ktorom sú uložené nastavenia programu Outlook, je register. Ďalšie informácie o tom, ako nájsť register a aké údaje sú uložené, nájdete pod nasledujúcim odkazom.

Zobraziť zdrojový text

Zaujímavou funkciou pre skúsených programátorov je zobrazenie zdrojového textu správ. V starších verziách Outlooku stačilo na zobrazenie zdrojového textu pravé kliknutie na správu. Táto funkcia je v aktuálnej verzii programu Outlook 365 skrytá - dá sa však nájsť iba niekoľkými kliknutiami:

1. Dvakrát kliknite na správu, ktorej zdroj chcete zobraziť.

2. V hornej časti vyhľadávacieho poľa zadajte „zdrojový text“.

3. Možnosť „Ďalšie akcie presunu“.

4. Kliknite na odkaz a v nasledujúcom okne vyberte: „Ďalšie akcie“> „Zdrojový kód“.

5. Môžete si pozrieť zdrojový text správy a v prípade potreby ho skopírovať alebo zmeniť.

Zhrnutie a záver

Používanie programu Microsoft Outlook nie je ťažké. Softvérová aplikácia bola nastavená a ďalej vyvíjaná tak, aby ju bolo možné ľahko použiť pre všetky denné komunikačné aplikácie. Väčšinu funkcií je možné ovládať intuitívne a sú usporiadané v užívateľsky príjemných ponukách. Outlook tiež zaujme:

• Prepracovaná funkcia vyhľadávania
• Možnosť spájania funkcií s inými programami z rodiny Office, akými sú napríklad Excel alebo PowerPoint.

Kontakty, poznámky, individuálne nastavenia, schôdzky a mnoho ďalších funkcií dopĺňajú funkcionalitu Outlooku. Používatelia konajú účelne, keď skúšajú nové funkcie, konzultujú návody a príručky a používajú tipy, aby mohli nepretržite používať aplikáciu Outlook lepšie a efektívnejšie.