Ako archivovať kalendár programu Outlook na konci kalendárneho roka.
Nebolo by praktické archivovať položky kalendára z toho roku na konci roka a potom ich odstrániť z kalendára Outlooku? To je vlastne úloha funkcie AutoArchive programu Outlook - nie je však schopná archivovať všetky položky kalendára od 1. januára do 31. decembra roku. Musíte to urobiť inak.
Automatická archivácia v programe Outlook môže archivovať a odstraňovať iba položky z osobného priečinka, ktoré boli vytvorené pred určitým dátumom. Nemôžete určiť dátum začiatku. Ak ste vykonali automatickú archiváciu presne na začiatku minulého roka 2012 a dátumy z roku 2011 už nie sú v kalendári, potom s automatickou archiváciou samozrejme dostanete ročný archív.
Ak ste to neurobili, môžete tiež použiť funkciu exportu na vytvorenie ročného archívu vo forme súboru PST.
Archivujte schôdzky
Pri archivácii záznamov v kalendári postupujte nasledovne:
- Zavolajte príkaz "Súbor, import / export"na.
- Vybrať "Exportovať do súboru"A kliknite na"Ďalej“.
- Vyberte typ súboru "Súbor osobného priečinka (.pst)"A kliknite na"Ďalej“.
- Začiarknite pred kalendárom; ak máte nastavené ďalšie kalendáre a chcete ich tiež archivovať, aktivujte možnosť „Zahrnúť podpriečinky"a.
- Kliknite na „filter“.
- Na "Rozšírené" kliknite na "lúka“. Vybrať "Všetky polia schôdzok„A potom pole“Začiatok série" koniec.
- Vybrať pod "podmienkou"vstup"na alebo po" koniec.
- Zadajte pod "hodnotu„Zadajte požadovaný dátum, napríklad“01.01.2012“.
- Kliknite na "Pridať do zoznamu“.
- Zopakujte kroky 6 až 9 pre „Koniec série"pod podmienkou"na alebo pred“. Zadajte ako dátum ukončenia v našom príklade “31.12.2012"o.
- Zavrieť Filter-dialóg s "OK“.
- V dialógovom okne "Exportujte osobné priečinky"na"Ďalej“.
- Zadajte, do ktorého priečinka a pod akým názvom sa má archívny súbor uložiť. Najjednoduchším spôsobom je prijať navrhovaný priečinok, do ktorého program Outlook bežne ukladá archívne súbory. Ako názov súboru zadajte napríklad „Calendar_archive_2012.pst“.
- Kliknite na "Dokončené“.
- Ak chcete archívny súbor zašifrovať heslom, ktoré ho chráni, zadajte ho dvakrát. Neukladajte heslo do zoznamu hesiel (inak si môžete uložiť šifrovanie sami).
- Nakoniec kliknite na „OK“.
Odstráňte staré schôdzky
Ak chcete z kalendára Outlooku odstrániť plánované činnosti z predchádzajúceho roka, postupujte nasledovne. Ak si na začiatku nového roka musíte ešte vyhľadať kalendár z predchádzajúceho roku, staré termíny vymažte až vo februári alebo v marci.
- Otvorte kalendár a zavolajte príkaz „Zobraziť, Aktuálne zobrazenie, Definovať zobrazenia"(Alebo v programe Outlook 2003"Zobraziť, usporiadať podľa, aktuálne zobrazenie, definovať zobrazenia“) dňa.
- Kliknite na "Nový"A zadajte meno."
- Pod "Typ zobrazenia"vyber"Tabel" koniec; potom kliknite na "OK“.
- Kliknite na "Filter“.
- Ako je popísané vyššie v krokoch 6 až 11, definujte 01/01/2012 ako „Začiatok série„A 31. december 2012 ako“Koniec série“.
- Kliknite na "Použiť zobrazenie“.
- Teraz máte v tabuľke všetky predtým uložené položky schôdzok. Zvýraznite ich pomocou klávesov CTRL + A a stlačením klávesu DELETE ich odstráňte.
Znova načítať archivované schôdzky
Po odstránení starých schôdzok ich už nemôžete vidieť vo svojom kalendári. Ak chcete vyhľadať archívny súbor alebo skopírovať plánované činnosti do nového kalendára, otvorte archivovaný súbor nasledovne:
- V programe Outlook zavolajte príkaz „Súbor, otvorený, dátový súbor programu Outlook"na.
- Vyberte požadovaný súbor a kliknite na „OK“.